Purchasing software: Digitize your procure-to-pay process
With Weproc, you have a French SaaS purchasing software that digitizes the entire process, from the initial request to the purchase order, in a few clicks:
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Easy to learn
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Reduces your processing costs
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Eliminates manual errors
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And provides real-time visibility into your spending
What is a Purchasing software?
Procurement software is a digital solution that covers the entire procure-to-pay process: from the purchase request to the invoice, through validation and receipt. By automating these key steps, it makes data more reliable, reduces administrative tasks and gives instant visibility on budget commitment.
Weproc goes further than a simple ordering tool: our purchasing information system centralizes supplier contracts, monitors budgets in real time and generates personalized indicators to manage each euro spent.
The result : divided processing costs, controlled risks and seamless collaboration between departments.
A personalized demo for Challenge your processes Existing?
Designed, developed and hosted in France, our solution guarantees you total and secure control of your purchasing data.
The advantages of the Purchasing Software Weproc
Purchasing management : a collective effort, simplified by Weproc
Whether it is an SME or a mid-sized company with a structured purchasing department, all business lines, buyers, finance, managers and operational staff, are concerned by purchasing management.
Thanks to the Weproc eprocurement software , you can transform this teamwork into a smooth process: from request to invoice, each step is automated to save time and secure your expenses.
LEADERS
Manage procurement performance without spreadsheets or manual reporting. Thanks to Weproc’s real-time dashboards, you can see at a glance the savings generated, the budget commitment by department and compliance with internal policies. You secure cash flow, reduce supplier risks and have consolidated data to guide your strategic decisions.
INTERNAL APPLICANTS
Forget about paper forms and waiting to see where your order stands. Through an ultra-simplified request portal, you select a pre-negotiated item, track approval status, and receive notifications at every step. The result: more visibility, fewer reminders and a shopping experience as fast as an e-commerce purchase… but in line with your company’s policy.
ACHETEURS
Bénéficiez enfin d’un logiciel achats taillé pour votre quotidien : centralisez vos demandes, comparez vos fournisseurs et suivez vos approvisionnements en temps réel, le tout dans une interface fluide et intuitive. Libérez‑vous d’Excel et des chaînes d’e‑mails interminables ; Weproc automatise les tâches répétitives, garantit la conformité de chaque commande et vous redonne du temps pour la négociation et la stratégie.
OPÉRATIONNELS – Approvisionnement / Supply‑chain
Maintenir la production sans rupture n’a jamais été aussi simple. Avec Weproc, les stocks minimums déclenchent automatiquement des réapprovisionnements, les accusés de réception fournisseurs sont tracés et les délais sont surveillés en continu. Vous gagnez en réactivité, évitez les saisies manuelles et collaborez en direct avec l’équipe achats pour résoudre les aléas logistiques.
ACCOUNTANT & FINANCE
Weproc automatically reconciles purchase orders, delivery notes and invoices; discrepancies are reported before validation, and the export to your ERP or accounting software is done in one click. You secure the closing, reduce manual entries and gain accurate monitoring of VAT and supplier commitments. The collaboration between procurement and finance becomes fluid and fully mapped out for auditing.
Why Use Purchasing software ?
In a VSE, SME or ETI, the procurement function has a direct impact on margin, cash flow and supplier quality. To achieve a high level of performance, the digitization of the procure-to-pay process is no longer an option: purchasing software like Weproc automates your flows, secures your commitments and generates a measurable ROI in a few months.
Weproc is the ideal solution if…
Your purchase requests are still circulating via email or Excel and are causing input errors.
Approvals take too long due to a lack of a clear and traceable workflow.
The Finance team lacks visibility on commitments before expenditure and discovers surprises at the close.
You manage many suppliers without monitoring contracts or performance indicators (KPIs, ESG, risks).
Management is looking for real-time management of budgets, cash flow and purchasing ROI.
Switching to Weproc means turning these friction points into a smooth and secure process, request your free demo to see for yourself!
The key modules of our Purchasing Software Weproc!
Weproc is an all-in-one e-procurement software that digitizes every step of procure-to-pay. From supplier selection to invoice reconciliation, our seven integrated modules automate your flows, reduce your costs and offer real-time visibility on expenses, whether you are a VSE, SME or ETI.
PURCHASING & REQUEST MANAGEMENT
Centralize each purchase request, apply validation workflows aligned with your organization and manage your budgets without a spreadsheet. The result: fewer errors, faster circuits and complete traceability of commitments.
SUPPLIER MANAGEMENT (SRM)
Manage the supplier lifecycle with a collaborative portal, secure document vault, and risk/ESG metrics. Identify strategic partners and protect your supply chain.
CATALOGUES & NEGOTIATED RATES
Update your price lists in real-time, standardize items, and ensure orders at the right price right out of the box. The built-in search engine makes it easy to access company-approved products.
SUPPLIER CONTRACT MANAGEMENT
Digitize and track all your contracts: renewal alerts, consumption tracking, end-of-year discounts. Control your purchasing conditions and secure automatic renewals.
SUPPLIER INVOICE MANAGEMENT
Automatically reconcile purchase orders, receipts, and invoices. Ledger entries are pre-populated, speeding up processing and reducing payment disputes.
WORKLFOW & PROCESS GOVERNANCE
Automate your repetitive tasks, manage rights by profile (buyer, finance, management) and validate your purchases on the go thanks to the responsive interface. You gain agility while respecting your internal rules.
ERP & ACCOUNTING INTEGRATION
Weproc interfaces via API with your ERPs, accounting solutions and BI tools. Eliminate manual entry: Purchase and invoice data flow automatically from the vendor to the general ledger.
FAQ– Purchasing software Weproc
Are you thinking of digitizing your purchases? Find here the answers to the most common questions asked by VSEs, SMEs and ETIs who want to optimize their procure-to-pay process.
Weproc est-il adapté à mon entreprise ?
Un logiciel de gestion des achats est adapté à toute organisation qui souhaite automatiser ses approvisionnements et améliorer sa rentabilité :
- TPE / start‑up : structurer rapidement le processus, même sans acheteur dédié.
- PME : fiabiliser les validations, sécuriser les budgets et réduire les coûts de
traitement de 30 % en moyenne. - ETI : déployer une gouvernance groupe, centraliser la relation fournisseur et disposer de
tableaux de bord consolidés. - Secteurs variés : industrie, distribution, services, santé, BTP… les workflows sont configurables pour s’aligner à vos exigences métier.
Découvrez tous les avantages de Weproc et pourquoi plus de 50 entreprises font confiance à notre plateforme e‑procurement.
Comment choisir son logiciel de gestion des achats ?
Suivez ces étapes pour sélectionner la solution la plus pertinente :
- Cartographiez vos besoins : volumes de commandes, nombre de fournisseurs, intégrations ERP/Compta, KPI attendus, budget.
- Établissez un cahier des charges (fonctionnalités indispensables : demandes, workflows, SRM, contrats, catalogues, factures, analytics).
- Analysez la sécurité & la conformité : hébergement (SaaS, ISO 27001, RGPD), traçabilité, gestion des droits.
- Comparez les retours utilisateurs : consultez les avis Capterra, Appvizer, G2.
- Testez l’UX en demandant une démo gratuite Weproc et mesurez la prise en main par vos équipes.
Un guide complet gratuit à télécharger est disponible ici : Modèle d’évaluation des logiciels Achats
Combien de temps faut‑il pour déployer Weproc ?
La mise en production s’effectue en 2 à 7 jours ouvrés, selon trois facteurs :
- Volume de données (fournisseurs, articles, contrats) à importer.
- Complexité des workflows : nombre d’étapes et règles de validation.
- Intégrations nécessaires (ERP, SSO, comptabilité).
Notre méthodologie d’onboarding comprend :
- Audit rapide de votre processus actuel.
- Paramétrage guidé (rôles, budgets, taxes, multi‑SIREN).
- Tests utilisateurs & ajustements.
- Formation flash de 90 minutes incluse.
Dès le jour J, vos équipes créent leurs premières commandes et suivent les budgets en temps réel.
Est-il possible d'essayer gratuitement la solution achat Weproc ?
Nous ne proposons pas d’essai gratuit car le déploiement de la solution au sein de votre entreprise n’est pas instantané. En revanche, vous pouvez bénéficier d’une démonstration personnalisée, gratuite et sans engagement pour découvrir comment Weproc répond à vos besoins.
Quels gains peut-on espérer avec un logiciel comme Weproc ?
L’adoption d’un logiciel de gestion des achats comme Weproc génère des bénéfices rapides et mesurables, à la fois pour les équipes opérationnelles et la direction :
- Jusqu’à 70 % de gain de temps sur le cycle de validation des achats
- Réduction significative des tâches manuelles (emails, fichiers Excel, relances)
- Meilleure traçabilité des documents et décisions
- Réduction des achats hors contrat et meilleure maîtrise des budgets
- Meilleures négociations fournisseurs grâce à une visibilité des volumes
- Aide à la prise de décision via des indicateurs clés
- Contribution à une politique d’achats responsables (traçabilité, conformité, ESG)
Quel est le prix du logiciel achats Weproc ?
Weproc fonctionne sur un modèle SaaS à abonnement annuel (ou mensuel) et propose trois packs :
- Starter : jusqu’à 10 utilisateurs, modules achats + fournisseurs.
- Business : utilisateurs illimités, modules complets + API + reporting avancé.
- Enterprise : fonctionnalités étendues (SSO, SLA renforcé, environnement sandbox).
Le tarif dépend du nombre d’utilisateurs, du volume annuel d’actions et des options (data‑import, connecteur ERP).
Demandez une estimation personnalisée sur la page demande de démo pour un devis personnalisé.
Proposez‑vous des formations et quel support client offre Weproc ?
Absolument. Notre programme d’accompagnement inclut :
- Kick‑off fonctionnel : cadrage des objectifs et planning.
- Sessions live (acheteurs, finance, dirigeants) + replays hébergés dans
le centre d’aide. - E‑learning autocertifiant pour l’onboarding de nouveaux collaborateurs.
- Support illimité : chat intégré (temps moyen ≤ 2 min), e‑mail, hotline premium, SLA 99,5 %.
- Mises à jour mensuelles documentées dans les release notes.
Quelle est la différence entre un ERP et un logiciel achat ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel global de gestion qui couvre l’ensemble des processus de l’entreprise : comptabilité, ressources humaines, production, ventes… Il intègre parfois un module achats, mais souvent de manière générique et rigide.
À l’inverse, un logiciel achat, comme Weproc, est spécifiquement conçu pour optimiser la gestion des achats. Il offre des fonctionnalités dédiées à la chaîne Source-to-Pay : demandes d’achats, gestion des fournisseurs, commandes, réceptions, budgets, suivi des contrats, facturation…
Les différences clés :
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Spécialisation métier : un logiciel e-procurement répond précisément aux enjeux des directions achats.
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Simplicité d’usage : plus ergonomique qu’un ERP souvent lourd et complexe.
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Connectivité : Weproc peut s’intégrer à votre ERP existant et aux autres outils de l’entreprise pour une complémentarité optimale.
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Déploiement rapide : sans refonte complète de votre système d’information.
Weproc s’intègre‑t‑il à mon ERP ou à mon logiciel de comptabilité ?
Oui ! Des connecteurs natifs existent pour SAP, Sage X3, Cegid, Microsoft Dynamics, Odoo, QuickBooks, Netsuite,
etc. – et une API REST / Webhooks ouverte permet de connecter n’importe quelle
application tierce.
Bénéfices :
- Suppression de la double saisie et des erreurs.
- MàJ temps réel des budgets et provisions.
- Vision 360° des engagements du fournisseur au grand livre.
Comment Weproc gère la facturation et la dématérialisation des factures ?
Weproc intègre nativement un module de gestion des factures fournisseurs entièrement digitalisé. Grâce à la dématérialisation des factures, vous gagnez en traçabilité, conformité et productivité.
- Fonctionnalités clés
- Réception automatisée des factures via dépôt, mail ou API
- OCR intelligent pour extraire automatiquement les données essentielles (montants, TVA, numéro de commande…)
- Rapprochement automatique BC / BL / facture
- Workflow de validation configurable (selon service, montant, fournisseur…)
- Archivage électronique conforme aux obligations légales (Factur-X, facturation électronique)
Weproc anticipe les évolutions réglementaires liées à la facturation électronique obligatoire dès 2026, en garantissant une conformité totale.
