Logiciel achats pour les Associations
ONG, Fédérations, Associations gestionnaires : structurez vos dépenses, du bénévole sur le terrain jusqu'au rapport financier.
Pourquoi structurer les achats de votre association maintenant ?
Dans une structure associative, la rigueur est doublement nécessaire : vous devez rendre des comptes à vos financiers (publics/privés) tout en gérant des équipes souvent hybrides, entre salariés et bénévoles. Excel et les emails ne suffisent plus face aux nouvelles obligations fiscales.
Vos risques actuels :
Opacité budgétaire : Des dépenses engagées sans validation préalable, mettant en péril l’équilibre financier des projets.
Risque Fiscal & Légal : Une mauvaise gestion de la TVA ou des factures non conformes à l’approche de la réforme 2026.
Perte de temps administrative : Un trésorier ou une comptabilité noyée sous les relances fournisseurs et la récupération des justificatifs.
Gouvernance complexe : Difficulté à faire respecter les circuits de validation entre le siège, les antennes locales et les bénévoles.
La demande d'achat : responsabilisez vos bénévoles et salariés
Centralisez et encadrez tous les besoins, du siège au terrain
Qu’il soit au siège ou sur le terrain, chaque collaborateur ou bénévole peut exprimer un besoin via une interface simple et accessible. Toutes les demandes d’achats sont centralisées et rattachées à un budget précis, pour garantir transparence et contrôle des dépenses associatives.
Avec Weproc, vous structurez les demandes d’achats :
- interface simplifiée pour salariés et bénévoles
- rattachement obligatoire à un budget (Mission humanitaire, Événement annuel, Fonctionnement…)
- suppression des achats sauvages
- ajout de commentaires et pièces justificatives
- suivi en temps réel des demandes en cours
Validez commandes et budgets selon vos statuts
Maîtrisez vos engagements financiers et vos subventions
Une fois la demande validée, Weproc transforme automatiquement le besoin en commande, reliée au budget correspondant (voir l’article exprimer correctement un besoin). Vous gardez une vision claire des engagements et du reste à consommer, tout en sécurisant vos financements publics ou privés.
Weproc vous permet de :
- vérifier automatiquement la disponibilité budgétaire
- contrôler l’éligibilité des dépenses aux subventions
- définir des workflows de validation par montant ou typologie
- suivre les commandes par projet ou mission
- piloter vos budgets depuis un tableau de bord centralisé
Résultat : une gestion budgétaire associative fiable, conforme et simple à piloter.
Ces établissements nous font confiance !
Qu'attendez-vous ?
Justifiez les fonds grâce à la réception
Sécurisez vos fonds grâce à une traçabilité complète
La réception des biens ou la réalisation des prestations est une étape clé pour la conformité financière des associations. Weproc facilite la validation du « Service Fait », indispensable pour débloquer certains financements publics.
Fonctionnalités clés :
- validation de la réception en un clic
- ajout de photos du bon de livraison depuis un mobile
- signalement immédiat des anomalies
- suivi des livraisons en temps réel
Vous disposez d’une preuve claire et traçable, prête pour les audits et les financeurs.
Soyez prêts pour la Facture Electronique (PA)
Anticipez la réforme 2026/2027 en toute sérénité
Weproc réconcilie automatiquement les factures avec les commandes et les réceptions, éliminant les erreurs de paiement et les doublons. La plateforme est conçue pour accompagner les associations dans la transition vers la facture électronique.
Avec Weproc, vous bénéficiez de :
- rapprochement automatique facture / commande / réception
- gestion des factures électroniques
- conformité avec la réforme 2026/2027
- suivi des paiements et contrôles comptables
- gestion de la réforme des biens obsolètes
Une solution complète pour une gestion financière associative transparente et conforme.
Weproc apporte la rigueur d'un grand groupe avec
la simplicité requise pour vos bénévoles.
Vous sécurisez les fonds, nous gérons la traçabilité des flux.
FAQ - La gestion achat d'une association
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Oui. L’outil est pensé pour des équipes réduites : demandes guidées, règles d’approbation simples, visibilité directe pour le dirigeant.
L’onboarding est rapide. Après une courte configuration et une formation, vos premières demandes et validations peuvent démarrer très vite.
Oui, vous pouvez lui donner l’accès adapté pour consulter les documents et récupérer les pièces nécessaires.
Pour optimiser la gestion des achats dans un contexte multi-services, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place.
Il est essentiel de bien définir les besoins et les objectifs de chaque service, de favoriser la collaboration et l’échange d’informations entre les services, et d’instaurer une culture d’amélioration continue. La mise en place d’un système de gestion des achats centralisé permet également de suivre et d’analyser les dépenses de chaque service, facilitant ainsi l’identification des opportunités d’optimisation.
Tarification adaptée aux petites équipes. Le meilleur moyen est de voir ensemble votre périmètre pendant une démo !
Oui, pour la réception de factures, vous serez concernés. De plus, si vous avez une activité commerciale accessoire, les règles changent. Weproc gère ces cas particuliers pour vous éviter tout redressement.
Envie d'en apprendre plus sur cette gestion ?
Découvrez chaque semaine nos articles, webinar ou modèle gratuit à télécharger afin d’améliorer les dépenses de vos associations !
