Software de compras para Asociaciones
ONG, federaciones y entidades gestoras: estructure sus gastos, desde el voluntario en campo hasta el informe financiero.
¿Por qué estructurar las compras de su asociación ahora?
En una estructura asociativa, el rigor es doblemente necesario: debe rendir cuentas a sus financiadores (públicos/privados) mientras gestiona equipos a menudo híbridos, compuestos por empleados y voluntarios. Excel y los correos electrónicos ya no son suficientes ante las nuevas obligaciones fiscales.
Sus riesgos actuales:
Opacidad presupuestaria: Gastos comprometidos sin aprobación previa, que ponen en riesgo el equilibrio financiero de los proyectos.
Riesgo fiscal y legal: Una mala gestión del IVA o facturas no conformes ante la próxima reforma de 2026.
Pérdida de tiempo administrativo: Un tesorero o el departamento de contabilidad desbordado por los recordatorios a proveedores y la recopilación de justificantes.
Gobernanza compleja: Dificultad para hacer cumplir los flujos de aprobación entre la sede, las delegaciones locales y los voluntarios.
La solicitud de compra: dé autonomía a sus voluntarios y empleados
Centralice y supervise todas las necesidades, desde la sede hasta el terreno
Ya sea en la sede o en campo, cada colaborador o voluntario puede expresar una necesidad a través de una interfaz sencilla y accesible. Todas las solicitudes de compra se centralizan y se vinculan a un presupuesto específico para garantizar la transparencia y el control de los gastos de la asociación.
Con Weproc, usted estructura las solicitudes de compra:
- interfaz simplificada para empleados y voluntarios
- vinculación obligatoria a un presupuesto (Misión humanitaria, Evento anual, Funcionamiento…)
- eliminación de las compras no controladas
- posibilidad de añadir comentarios y justificantes
- seguimiento en tiempo real de las solicitudes en curso
Apruebe pedidos y presupuestos según sus estatutos
Controle sus compromisos financieros y subvenciones
Una vez aprobada la solicitud, Weproc transforma automáticamente la necesidad en una orden de compra, vinculada al presupuesto correspondiente (ver el artículo sobre cómo expresar correctamente una necesidad). Usted mantiene una visión clara de los compromisos y del saldo disponible, al tiempo que asegura su financiación pública o privada.
Weproc le permite:
- verificar automáticamente la disponibilidad presupuestaria
- controlar la elegibilidad de los gastos para las subvenciones
- definir flujos de aprobación por importe o tipo
- realizar un seguimiento de los pedidos por proyecto o misión
- gestionar sus presupuestos desde un panel de control centralizado
Resultado: una gestión presupuestaria asociativa fiable, conforme a la normativa y fácil de controlar.
Estas organizaciones confían en nosotros
¿A qué espera?
Justifique los fondos gracias a la recepción de mercancías
Asegure sus fondos con una trazabilidad completa
La recepción de los bienes o la realización de los servicios es un paso clave para la conformidad financiera de las asociaciones. Weproc facilita la aprobación del «Servicio Realizado», indispensable para desbloquear ciertas financiaciones públicas.
Funcionalidades clave:
- aprobación de la recepción en un clic
- adjuntar fotos del albarán de entrega desde el móvil
- notificación inmediata de anomalías
- seguimiento de las entregas en tiempo real
Usted dispone de una prueba clara y trazable, lista para auditorías y financiadores.
Prepárese para la Facturación Electrónica
Anticipe la reforma 2026/2027 con total tranquilidad
Weproc concilia automáticamente las facturas con las órdenes de compra y las recepciones, eliminando errores de pago y duplicados. La plataforma está diseñada para acompañar a las asociaciones en la transición a la facturación electrónica.
Con Weproc, usted obtiene:
- conciliación automática de factura / orden de compra / recepción
- gestión de facturas electrónicas
- cumplimiento de la reforma 2026/2027
- seguimiento de pagos y controles contables
- gestión de la reforma de bienes obsoletos
Una solución completa para una gestión financiera asociativa transparente y conforme a la normativa.
Weproc aporta el rigor de una gran empresa con
la simplicidad necesaria para sus voluntarios.
Usted asegura los fondos, nosotros gestionamos la trazabilidad de los flujos.
Preguntas frecuentes - La gestión de compras en una asociación
¿Tiene preguntas? ¡Tenemos las respuestas!
Sí. La herramienta está pensada para equipos reducidos: solicitudes guiadas, reglas de aprobación sencillas y visibilidad directa para el director.
La incorporación es rápida. Tras una breve configuración y formación, sus primeras solicitudes y aprobaciones pueden empezar a funcionar muy rápidamente.
Sí, puede darle el acceso adecuado para consultar los documentos y recuperar los justificantes necesarios.
Para optimizar la gestión de compras en un contexto multiservicio, se pueden implementar varias buenas prácticas.
Es esencial definir bien las necesidades y los objetivos de cada departamento, fomentar la colaboración y el intercambio de información entre los departamentos e instaurar una cultura de mejora continua. La implementación de un sistema de gestión de compras centralizado también permite seguir y analizar los gastos de cada departamento, facilitando así la identificación de oportunidades de optimización.
Ofrecemos una tarificación adaptada a equipos pequeños. ¡La mejor manera de saberlo es que analicemos juntos su alcance durante una demo!
Sí, para la recepción de facturas, sí le afectará. Además, si tiene una actividad comercial secundaria, las reglas cambian. Weproc gestiona estos casos particulares para evitarle cualquier ajuste fiscal.
¿Quiere saber más sobre esta gestión?
¡Descubra cada semana nuestros artículos, webinars o plantillas gratuitas para descargar y mejorar la gestión de gastos de su asociación!
