Processus achats
Les 6 procédures clés du Procure-to-Pay, de la demande d’achat au paiement fournisseur, enchaînées sur une seule plateforme.
Pourquoi formaliser vos procédures achats dans un logiciel ?
Une procédure achat décrit qui fait quoi, quand et avec quels contrôles, de l’expression du besoin jusqu’au règlement. Dans un environnement Procure-to-Pay (P2P), ces étapes sont enchaînées et outillées : la conformité est standardisée, les délais raccourcis et la donnée fiabilisée.
Le P2P relie opérationnels, achats, finance et fournisseurs dans un même flux. C’est l’épine dorsale d’un e-procurement moderne : numérique, traçable et piloté par la donnée.
- Qui fait quoi, quand et avec quels contrôles
- Chaque action datée et attribuée
- Une donnée fiable de bout en bout
Les 6 procédures Weproc, en bref
Activez les procédures dont vous avez besoin : chacune fonctionne seule, et toutes s’enchaînent sans ressaisie.
Demandes d’achat
Formalisez le besoin en quelques clics : articles, services, quantités, pièces jointes et centres de coûts. Vos circuits de validation appliquent vos règles, et la demande pré-engage le budget en temps réel.
Consultations (RFQ)
Depuis une demande, lancez une consultation : cahier des charges, invitations, devis reçus via le portail fournisseur et comparatif multicritère. Le choix est justifié, les conditions verrouillées.
Commandes
Générez le bon de commande en un clic depuis la demande validée ou l’offre retenue. Envoi au fournisseur, suivi des statuts et alertes de retard, sans aucune ressaisie.
Réceptions
Déclarez les quantités reçues, les écarts et les retours. Les non-conformités sont tracées et bloquent la facture jusqu’à correction.
Factures
Capture OCR, contrôles automatiques et rapprochement ligne à ligne avec la demande, la commande et la réception, puis bon à payer selon vos règles. Prêt pour la facture électronique avec Weinvoice, notre plateforme agréée.
Paiements
Pilotez échéances et statuts : à payer, payé, bloqué. Les écarts détectés empêchent les règlements indus, et les paiements faits dans votre outil comptable remontent dans Weproc.
EXEMPLEUne ETI et ses achats de maintenance. La maintenance déclenche une demande, l’acheteur consulte 3 fournisseurs et valide via le workflow. La livraison arrive en 2 lots ; l’un est non conforme : alerte, retour et avoir. La facture est rapprochée automatiquement.
Les fonctionnalités qui renforcent vos processus
Budgets, circuits de validation, catalogues, fournisseurs : chaque procédure s’appuie sur les modules Weproc.
Tutoriel interactif : de la demande d’achat au paiement fournisseur
Une démonstration personnalisée pour challenger vos processus existants ?
Les avantages des processus achats avec Weproc
Un outil collaboratif
Acheteurs, managers, valideurs, finances et comptabilité travaillent sur la même information, mise à jour en temps réel.
Une organisation rentable
Moins de tâches manuelles, des engagements sécurisés et du temps libéré pour votre cœur d’activité.
Objectif performance
KPIs, budgets et risques fournisseurs suivis en temps réel pour décider vite et bien.
FAQ sur les processus achats
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes pour optimiser vos processus procure-to-pay.
Non. Vous pouvez activer uniquement les procédures qui vous concernent. Par exemple, certaines entreprises laissent le paiement dans leur logiciel comptable, et utilisent Weproc pour suivre le statut sans gérer l’exécution. Chaque procédure est autonome et embarque toutes les fonctionnalités nécessaires (ex. : validations, budgets, traçabilité). Vous restez libre d’adopter Weproc progressivement selon vos priorités.
Non. L’interface Weproc est entièrement personnalisable. Si vous utilisez uniquement les demandes d’achats, seul l’onglet correspondant sera affiché. Résultat : une interface simple, épurée et adaptée à vos besoins réels. Vous bénéficiez d’un outil 100 % intuitif, sans menus superflus, qui favorise l’adoption par vos équipes.
C’est un atout. Si vos fournisseurs sont déjà gérés dans un ERP ou une solution comptable, Weproc s’intègre facilement. Deux options :
API pour synchroniser automatiquement la base (ajouts, mises à jour, inactivations).
Imports ponctuels (CSV/Excel) si la connexion n’est pas nécessaire en continu.
Ainsi, vos données restent à jour dans Weproc, sans double saisie. L’intégration ERP est pensée pour fluidifier, pas complexifier.
Oui. Weproc permet de gérer plusieurs entités juridiques ou sites opérationnels depuis un seul compte. Vous pouvez définir des règles de validation spécifiques (montants, familles d’achats, services) par société ou établissement. Les budgets (PDP) sont également suivis par structure, ce qui garantit une visibilité consolidée et un pilotage fin de vos engagements.
Weproc intègre nativement la facturation électronique (Factur-X) et sera conforme aux obligations légales :
Réception des e-factures obligatoire dès le 1ᵉʳ septembre 2026.
Émission progressive : grandes entreprises et ETI en 2026, PME et micro-entreprises en 2027.
Grâce au rapprochement 3-way (commande-réception-facture), vous sécurisez vos règlements tout en restant en conformité avec la réglementation.
Avec Weproc, vous pouvez :
Réduire de 30 à 70 % le temps de validation des demandes et factures.
Améliorer la conformité grâce aux workflows et au contrôle budgétaire en temps réel.
Limiter les litiges fournisseurs via le suivi des réceptions et le rapprochement automatique.
Augmenter la visibilité financière avec le Plan de Dépenses Prévisionnel.
Résultat : plus de productivité, moins d’erreurs, et une gouvernance achats renforcée.
Ressources du blog pour révolutionner vos processus achats
Découvrez chaque semaine nos articles, webinar ou modèle gratuit à télécharger, sur la gestion d’achat en entreprise, la digitalisation des approvisionnements, la relation fournisseur ou encore la facturation électronique.
Webinar | (Re)Découvrez Weproc | La solution e-procurement qui digitalise vos process achats – Made in France
Rediffusion du webinar « (Re)Découvrez Weproc » : démonstration immersive de la solution e-procurement 100 % française, avec Paul Zeller. 45 min, accès libre.
Livre blanc gratuit : Optimiser les processus Achats dans l’Enseignement Supérieur Privé
Téléchargez notre livre blanc pour optimiser vos achats dans l’enseignement supérieur privé : bonnes pratiques, outils, stratégies...
Modèle de Grille d’Évaluation des Logiciels Achats à Télécharger
Téléchargez gratuitement votre modèle d’aide à la décision pour choisir un logiciel achats. Format Excel et Google Sheets, personnalisable.