Catalogues achats
Réunissez produits, services et prestations dans un catalogue unique, aux prix négociés, et laissez vos équipes commander en autonomie.
- Produits, services et prestations au même endroit
- Prix négociés et conditions toujours à jour
- Catalogues de vos fournisseurs en Punch Out
- Commandes autonomes et conformes
Les défis des catalogues achats
Sans outil dédié, la gestion des références et des prestations devient vite ingérable.
Des références dispersées et jamais à jour
Tableaux, fichiers internes, pièces jointes : les doublons se multiplient et les données deviennent obsolètes.
Des prix négociés non respectés
Tarifs incorrects, conditions dépassées, écarts non détectés : les dépenses dérivent sans contrôle.
Des équipes achats sollicitées sans cesse
Prix, disponibilités, fournisseur à utiliser : chaque commande passe par une question aux acheteurs.
Des prestations récurrentes invisibles
Maintenance, services généraux, abonnements : impossible de suivre ce qui est réellement consommé.
Comment fonctionnent les catalogues dans Weproc ?
Le logiciel achats Weproc centralise vos articles et prestations dans un référentiel unique. Chaque référence porte son prix négocié, son fournisseur, sa famille et son historique.
Intégrez vos références
Importez vos produits, services et prestations. Ils sont classés par familles d’achats et reliés à vos contrats.
Connectez vos fournisseurs
Ils mettent à jour leurs prix depuis leur portail, ou vous ouvrez leur catalogue en ligne en Punch Out.
Diffusez à vos collaborateurs
Vos équipes commandent uniquement les références validées, au bon prix, dans le respect de vos circuits de validation.
Les fonctionnalités clés
Du catalogue interne au Punch Out, tout ce qu’il faut pour des commandes rapides, conformes et au bon prix.
Des fiches articles normalisées, aux prix négociés
Matériel informatique, consommables, fournitures, équipements, pièces détachées : chaque fiche affiche le prix négocié, son évolution, la dernière commande, le fournisseur et le contrat lié.
- Prix contractuel appliqué automatiquement
- Historique des prix et des commandes
- Hiérarchie par familles et sous-familles
Vos prestations récurrentes enfin suivies
Nettoyage, maintenance, services généraux, prestations IT : décrivez modalités, fréquences et conditions. Vous suivez les interventions réellement réalisées et leur coût, prestation par prestation.
Les catalogues de vos fournisseurs, sans quitter Weproc
Ouvrez le site de vos fournisseurs depuis votre demande d’achat : les articles choisis reviennent dans Weproc avec leurs prix négociés. Budgets, circuits de validation et contrôles s’appliquent comme pour votre catalogue interne.
Fournisseurs connectés : Amazon Business, Lyreco, Manutan, Fiducial Office Solutions.
Des catalogues mis à jour par vos fournisseurs
Vos fournisseurs proposent leurs nouveaux prix, références et conditions depuis leur portail. Vous validez les changements, et Weproc signale ceux qui s’écartent de vos contrats.
Des données solides pour renégocier
Récurrence des commandes, prix moyens, fournisseurs les plus sollicités, familles les plus coûteuses : vous identifiez vos leviers d’optimisation et pilotez vos budgets en temps réel.
Prêt à structurer vos catalogues ?
Découvrez en démo comment Weproc réunit catalogue interne, prestations et Punch Out dans un même parcours d’achat.
Avant et avec Weproc
Avant Weproc
- Références multiples et incohérentes
- Prix obsolètes et non maîtrisés
- Commandes longues et incertaines
- Dépendance constante aux équipes achats
- Aucune vue consolidée sur les prestations
Avec Weproc
- Catalogue structuré et harmonisé
- Références uniques, prix à jour
- Commandes conformes et rapides
- Collaborateurs autonomes
- Visibilité claire sur les achats récurrents
Cas d’usage
Entreprises multisites
Tous vos établissements accèdent aux mêmes produits, aux mêmes conditions et aux mêmes fournisseurs.
Réseaux retail et franchises
Les points de vente gardent leur autonomie tout en commandant selon les accords de la centrale.
ETI et grands groupes
Vous standardisez vos pratiques, réduisez les achats hors contrat et uniformisez votre base articles.
Achats indirects
IT, services généraux, abonnements, prestations ponctuelles : vous maîtrisez enfin ces dépenses dispersées.
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : demandes d’achats, consultations, contrats, factures et paiements, budgets, familles d’achats, stocks… Construisez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme.
FAQ sur les catalogues achats
Pour structurer efficacement un catalogue de produits, il est important de classer les articles en différentes familles, en fonction de leur nature, de leur usage ou de leur secteur d’activité.
Cette organisation permet de faciliter la recherche, la comparaison et la sélection des produits, ainsi que la gestion des contrats fournisseurs. Il est également essentiel de maintenir les informations à jour, notamment les tarifs, les descriptifs et les conditions de livraison, afin d’optimiser la gestion des achats et des budgets.
Un catalogue de produits centralisé offre plusieurs avantages, notamment pour les entreprises multi-établissements.
Il permet de garantir la cohérence et l’homogénéité des informations entre les différents sites, de faciliter la communication et la coordination entre les équipes d’achat, et d’optimiser ainsi la gestion des fournisseurs. De plus, un catalogue centralisé permet d’analyser et de suivre plus facilement les performances d’achat, grâce à la répartition analytique et ses données consolidées.
Pour intégrer les services associés aux produits dans un catalogue d’achats, il est important de créer des catégories dédiées pour les distinguer des articles matériels. Ces catégories peuvent regrouper les services par type (maintenance, formation, support, etc.) ou par domaine d’expertise (informatique, logistique, marketing, etc.).
Les services doivent être clairement définis, avec des descriptifs détaillés et des conditions spécifiques (durée, tarifs, modalités de mise en œuvre), afin de faciliter la gestion des achats et des contrats fournisseurs.
Pour maintenir à jour un catalogue de produits, il est essentiel de mettre en place un workflow adapté, incluant la validation et la mise à jour des informations par les responsables d’achat et les fournisseurs. Il est également important de réaliser des audits réguliers pour vérifier la cohérence des données, l’évolution des tarifs et la disponibilité des produits. L’utilisation d’outils analytiques permet d’identifier les opportunités d’amélioration, telles que la rationalisation des gammes de produits, la négociation de nouveaux contrats ou la mise en place de synergies entre les établissements.
Pour sélectionner les fournisseurs à intégrer dans un catalogue de produits, plusieurs critères sont à prendre en compte, tels que la qualité et la fiabilité des produits, les tarifs proposés, les délais de livraison, les conditions de paiement, les certifications et les normes respectées.
Une autre question ? Posez-la directement à un expert Weproc.
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