Logiciel Procure-to-Pay

De la gestion des commandes fournisseurs au paiement, Weproc est là pour vous accompagner.

Weproc est un logiciel Procure-to-Pay (P2P) qui vous permet de centraliser tout votre processus P2P, de la demande d’achat jusqu’au paiement, en passant par la création des commandes et la gestion des factures fournisseurs.

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Weproc, le logiciel Procure-to-Pay des entreprises innovantes

Le Procure to Pay (P2P), également appelé Purchase to Pay, est un processus intégré qui établit un lien vital entre les fonctions d’approvisionnement et la comptabilité fournisseurs. Depuis la génération du bon de commande jusqu’au paiement final de la facture fournisseur, les départements Achats et Comptabilité Fournisseurs travaillent en étroite collaboration pour garantir une gestion optimisée des coûts, maintenir une efficacité opérationnelle optimale et contribuer à la création de valeur dans toute la chaîne de valeur de l’entreprise.

Weproc gère toutes les étapes du processus Procure-to-Pay : de la demande d’achats, jusqu’au paiement de la facture fournisseur.

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Procure-to-Pay vs Source-to-Pay

Dans la gestion des achats, il est primordial de bien distinguer le Source-to-Pay (S2P) et le Procure-to-Pay (P2P). Bien que ces deux notions soient essentielles, elles ont des rôles distincts et ne doivent pas être confondues.

Procure-to-Pay

Le procure-to-pay, également appelé “P2P”, représente un processus global qui englobe toutes les étapes de la gestion des achats au sein d’une organisation, depuis l’identification des besoins jusqu’au paiement des fournisseurs. Ce processus comprend diverses activités telles que l’identification des besoins, la négociation des contrats, la passation des commandes, la réception des marchandises ou services, la vérification des factures et enfin le paiement des fournisseurs. L’objectif principal du procure-to-pay est d’optimiser la gestion des achats, d’assurer la conformité aux politiques et aux procédures internes, de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et la transparence des processus d’approvisionnement, ainsi que de renforcer les relations avec les fournisseurs.

Source-to-Pay

Au sein d’une organisation, le source-to-pay, également connu sous le nom de “S2P”, représente un processus complet qui englobe toutes les étapes des achats et de la gestion des fournisseurs. Cela commence par l’identification du fournisseur le plus adapté et se termine par le paiement. Le source-to-pay comprend diverses activités telles que l’analyse des dépenses, la recherche de fournisseurs, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs, les achats, le traitement des bons de commande, la gestion des factures fournisseurs et le processus de paiement. Grâce à la mise en place d’un logiciel source-to-pay, vous pouvez optimiser la gestion des achats, réduire les coûts, améliorer la performance des fournisseurs et bénéficier d’une meilleure visibilité et traçabilité tout au long du processus.

Pourquoi choisir Weproc comme logiciel Procure-to-Pay ?

La gestion de votre chaîne d’approvisionnement est cruciale pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Un achat mal réalisé, un prix trop élevé, ou un retard de livraison impactent directement la performance de votre organisation. Avec Weproc, votre processus P2P est cadré et automatisé : ne laissez plus la place aux erreurs qui coûtent cher en mettant en place un logiciel Procure-to-Pay qui automatise toute votre gestion achats : Demande d’Achat – Commande Fournisseur – Facture Fournisseur – Paiement. À un seul endroit.

Collaboration en temps réel​

Weproc est un logiciel P2P collaboratif qui vous permet d’automatiser la transmission d’informations avec toutes les parties prenantes : remontées d’informations en interne, envoi du bon de commande aux fournisseurs, réceptions des factures centralisées.

Suivi automatique​

Chaque étape réalisée est visible sur le logiciel. Vous savez automatiquement où vous en êtes, et quelles sont les prochaines actions à réaliser. Le suivi automatique permet d’accélérer la procédure, tout en réduisant les risques d’erreur grâce à notre système de circuit de validation.

Gestion des risques​

Avec Weproc, tout votre processus P2P est cadré et automatisé : de la demande d’achat jusqu’au paiement de la facture fournisseur, personnalisez vos circuits de validation afin de contrôler chaque flux d’achat de votre entreprise.

Gestion des Demandes d’Achats

Centralisez toutes vos remontées de besoins directement sur la plateforme. Chaque utilisateur peut créer des demandes d’achats, et les transmettre automatiquement aux bons validateurs afin de contrôler le besoin, ainsi que le budget alloué. Suivez automatiquement l’avancée de toutes vos demandes.

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Gestion des Commandes

Gérez toutes vos commandes fournisseurs avec Weproc : de la création jusqu’à la génération du bon de commande ainsi que la transmission automatique directement au fournisseur, tout est fait pour vous faire gagner du temps et vous donner la visibilité sur l’avancement de vos commandes. Vous êtes notifié en temps réel lorsque votre fournisseur accuse bonne réception du bon de commande tranmis.

Gestion des Factures Fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs n’a jamais été aussi simple. Centralisez tous vos documents sur l’outil. Weproc s’occupe de retranscrire les données à votre place grâce à la technologie OCR, et rapproche automatiquement les montants de vos factures et de vos bons de commandes, afin de remonter tout écart de prix, et cela de manière automatique.

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Gestion des Paiements Fournisseurs

Une fois vos factures validées grâce aux circuits de validation paramétrés, gérez les paiements de ces dernières. Weproc s’interconnecte facilement avec tous les outils du marché : ERP, SI comptables, et transmet automatiquement les informations dans vos différents logiciels, afin de gagner du temps et de ne plus ressaisir les informations.

Gestion des Fournisseurs

Weproc propose une solution SRM innovante, permettant de digitaliser et centraliser vos relations fournisseurs. Profitez d’une cartographie intuitive, de fiches personnalisées et de contrats cadres pour une gestion optimale. Avec nos outils d’analyse en temps réel, vous pouvez réduire les risques et améliorer vos prises de décision.

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FAQ

Questions fréquemment posées

Vous avez des questions ? Nous avons les réponses

Qu'est-ce que le processus Procure-to-Pay (P2P) ?

Le Procure-to-Pay (P2P) est un terme qui désigne l’ensemble des étapes dans la gestion des achats et des paiements d’une entreprise. Il comprend toutes les activités depuis l’identification d’un besoin d’achat jusqu’au règlement final de la facture.

Le processus Procure-to-Pay commence généralement par la reconnaissance d’un besoin pour un produit ou un service au sein de l’entreprise.

Une fois ce besoin identifié, une demande d’achat est formulée et approuvée. L’étape suivante consiste à rechercher et sélectionner le fournisseur qui peut fournir le produit ou le service requis. Une fois le fournisseur sélectionné, une commande est passée et, à la réception du produit ou du service, une facture est émise. Le paiement de cette facture est la dernière étape du processus P2P. Tout au long de ce processus, l’accent est mis sur l’efficacité, la réduction des coûts et la création de valeur.

Quel est l'objectif du processus Procure-to-Pay ?

L’objectif principal du processus P2P est de rationaliser les opérations d’achat et de paiement, en offrant une plus grande transparence et en contrôlant efficacement les dépenses. Les outils d’e-procurement jouent un rôle clé dans l’automatisation et l’optimisation du processus P2P, en facilitant la gestion des achats, la facturation et les processus de paiement.

En plus de ces avantages, le processus P2P aide également à minimiser les risques et les erreurs. En automatisant les processus, il réduit les erreurs manuelles potentielles dans les commandes, les factures et les paiements. Il assure également une meilleure conformité aux politiques d’achat de l’entreprise en guidant les utilisateurs à travers les étapes approuvées du processus d’achat.

Quelle est la différence entre l'e-procurement et l'e-sourcing ?

L’e-sourcing et l’e-procurement sont deux concepts clés dans le domaine de la gestion des achats, mais ils ont des fonctions bien distinctes.

L’e-procurement se focalise sur le volet transactionnel des achats. C’est un processus qui a pour but d’automatiser et de simplifier les achats opérationnels en utilisant des logiciels spécialisés. Les outils d’e-procurement englobent tout le cycle d’achat, depuis la création de la commande d’achat jusqu’à son approbation et le suivi des livraisons.

D’autre part, l’e-sourcing est axé sur l’amélioration de la phase initiale du processus d’achat. Les systèmes e-sourcing, généralement mis en place par les acheteurs, disposent de mécanismes d’évaluation des fournisseurs basés sur divers facteurs tels que :

  • le respect des délais de livraison,
  • le coût,
  • la qualité des produits ou services fournis,
  • d’autres indicateurs de performance.

En plus de sa solution procure-to-pay, Weproc se positionne aussi sur la partie source-to-pay et source-to-contract.

Comment choisir son logiciel Procure-to-Pay ?

Lors du choix d’un logiciel P2P, vous devez considérer les besoins spécifiques de votre entreprise. Quels sont vos objectifs en matière de gestion des dépenses ? Quelle est la taille de votre entreprise et combien de personnes utiliseront le logiciel ? Quels types de biens et de services votre entreprise achète-t-elle régulièrement ?

Ensuite, vous devriez examiner les fonctionnalités offertes par le logiciel. Un bon logiciel procure to pay devrait offrir des fonctionnalités pour gérer l’ensemble du processus P2P, y compris la demande d’achat, l’approbation, l’achat, la réception, la facturation et le paiement. Il peut également être utile d’avoir des fonctionnalités pour la gestion des fournisseurs, l’analyse des dépenses et le reporting.

La facilité d’utilisation est un autre facteur important à prendre en compte. Weproc est notamment réputé pour être intuitif et facile à utiliser pour toutes les personnes impliquées dans le processus d’achat.

Quel rôle un logiciel P2P joue-t-il dans l'amélioration des relations avec les fournisseurs ?

Un logiciel Procure-to-Pay offre une plateforme centralisée pour gérer toutes les interactions avec les fournisseurs, du processus de sélection initiale à la gestion des contrats et au suivi des performances.

Les logiciels P2P permettent souvent de stocker toutes les informations pertinentes sur les fournisseurs, y compris les détails du contrat, l’historique des commandes et les évaluations des performances.

Ceci facilite une communication claire et précise avec les fournisseurs et aide à résoudre rapidement les problèmes potentiels.

Le Logiciel Achats Weproc facilite votre gestion

Weproc automatise la gestion des Achats en entreprise et fluidifie vos échanges au sein d’une solution collaborative et ergonomique.

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