Gestion des familles d’achats
Créez, suivez et pilotez vos familles d’achats. Chaque dépense est classée au bon endroit, et vos décisions reposent sur des données fiables.
- Familles et sous-familles adaptées à votre organisation
- Consommations mises à jour à chaque commande
- Répartition des dépenses en temps réel
- Décisions éclairées, chiffres à l’appui
Les défis de la structuration des achats
La majorité des organisations gèrent encore leurs catégories d’achats dans des fichiers Excel ou des outils dispersés. Avec quatre conséquences directes :
Une classification hétérogène
Chaque équipe a sa logique : libellés différents, doublons, catégories incohérentes. Impossible d’agréger les dépenses ou d’analyser les tendances.
Aucune vision fiable des dépenses
Les tableaux manuels ne montrent ni la consommation par famille, ni les postes coûteux ou en dérive.
Un reporting chronophage
Mettre à jour les dépenses par famille demande des heures de ressaisie, avec un risque permanent d’erreur ou d’oubli.
Des économies qui passent inaperçues
Sans segmentation claire, difficile de renégocier, de consolider les volumes ou de piloter une stratégie achats.
Comment fonctionnent les familles d’achats dans Weproc ?
Dans le logiciel achats Weproc, vos familles d’achats deviennent le référentiel commun de toute l’entreprise. Plus de fichier Excel à maintenir.
Configurez vos familles
Créez familles et sous-familles selon vos règles internes : IT, services généraux, logistique, marketing, maintenance… Weproc s’adapte à votre structure, et non l’inverse.
Associez produits, prestations et fournisseurs
Rattachez articles, contrats et fournisseurs à chaque famille, automatiquement ou manuellement selon vos choix.
Laissez Weproc mettre à jour les consommations
Chaque commande alimente instantanément la bonne famille. Vos données sont fiables, uniformisées et prêtes à être analysées.
Les fonctionnalités clés
Tout ce qu’il faut pour structurer, analyser et piloter vos dépenses par famille d’achats.
Analysez la répartition de vos dépenses par famille
Visualisez en quelques secondes les familles les plus consommatrices, comparez les évolutions d’une année sur l’autre et repérez les leviers d’économie.
- Répartition par famille et sous-famille
- Variations annuelles et tendances d’achat
- Identification des postes critiques
- Alertes sur les dérives de dépenses
Pilotez vos budgets avec des tableaux de bord dynamiques
Comparez les dépenses réelles aux budgets prévisionnels de chaque famille. Graphiques, courbes d’évolution, ventilations par poste et filtres personnalisables rendent vos données actionnables.
- Réel vs budget prévisionnel par famille
- Courbes d’évolution et ventilations par poste
- Filtres par entité, service et période
- Reporting automatique, sans ressaisie
Négociez avec des volumes consolidés
Associez fournisseurs, contrats et produits à chaque famille. Vous savez combien vous achetez, à qui, et où regrouper vos volumes pour mieux négocier.
- Suivi des consommations par fournisseur
- Contrats rattachés à chaque famille
- Opportunités de regroupement identifiées
- Vues consolidées alimentées automatiquement
Des circuits de validation adaptés à chaque famille
Créez des workflows de validation sur mesure selon la famille d’achats concernée : validation technique par la DSI pour le matériel informatique, validation financière au-delà d’un montant. Les valideurs sont prévenus en temps réel et le processus s’accélère.
Cas d’usage
ETI et grands groupes
Un référentiel d’achats unique et harmonisé, même dans les organisations complexes.
Multi-sites et multi-sociétés
Uniformisez vos catégories d’achats et assurez la cohérence entre établissements.
Achats indirects
Comprenez, pilotez et réduisez les dépenses souvent les plus difficiles à maîtriser.
Secteurs réglementés
Bénéficiez d’une traçabilité totale et d’un reporting conforme à vos obligations internes.
Les bénéfices concrets
Une visibilité totale sur vos dépenses
Comparez les familles, repérez les anomalies et pilotez vos grands postes budgétaires.
Des décisions fondées sur des données fiables
Vos flux achats deviennent des informations simples à analyser.
Un référentiel standardisé
Fini les classifications sauvages : votre référentiel achats est structuré durablement.
Une meilleure négociation fournisseurs
Des volumes consolidés et une vision claire des besoins réels.
Un reporting automatique et en temps réel
Plus de ressaisie ni d’erreur : votre temps va à l’analyse, pas à la mise en forme.
Prêt à structurer vos familles d’achats ?
Découvrez en démo comment Weproc classe, met à jour et analyse vos dépenses par famille.
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : demandes d’achats, consultations, contrats, factures et paiements, budgets, stocks… Construisez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme.
FAQ sur la gestion des familles d’achats
Questions fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Une famille d’achats est un regroupement de produits ou services similaires ou complémentaires, qui sont généralement achetés ensemble par une entreprise.
La gestion des familles d’achats permet de mieux organiser et suivre les dépenses, de faciliter la négociation avec les fournisseurs et d’optimiser les processus d’achat. En regroupant les achats par famille, les entreprises peuvent identifier les synergies et les opportunités d’économies d’échelle, tout en améliorant la coordination entre les services concernés.
Pour déterminer les familles d’achats pertinentes pour votre entreprise, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs, tels que les besoins spécifiques de vos services, le catalogue de produits ou services, et les caractéristiques de vos fournisseurs.
Une analyse approfondie de vos dépenses et de vos processus d’achat peut aider à identifier les regroupements les plus pertinents. Il est également important de consulter les parties prenantes internes et externes pour obtenir des retours d’expérience et mieux comprendre les enjeux liés à chaque famille d’achats.
Pour optimiser la gestion des familles d’achats au sein de votre entreprise, il est essentiel d’adopter une approche structurée et centrée sur l’analytique. Cela implique de mettre en place des outils de suivi et de reporting adaptés comme Weproc, de définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque famille d’achats, et d’instaurer des mécanismes de coordination et de communication efficaces entre les services concernés.
La mise en place de contrats-cadres avec les fournisseurs clés et la rationalisation des catalogues de produits et services peuvent également contribuer à améliorer l’efficacité de la gestion des affaires et dossiers par famille d’achats.
Pour adapter la gestion des familles d’achats à un contexte de multi-établissements, il est important de prendre en compte les spécificités et les besoins de chaque établissement, tout en assurant une coordination et une harmonisation globale des processus d’achat à l’aide de workflows personnalisés.
Cela peut passer par la mise en place d’un système de gestion des achats centralisé, permettant de partager les informations et les bonnes pratiques entre les différents établissements, et par la définition de procédures et de règles communes adaptées aux contraintes locales et globales.
Avec ses nombreuses fonctionnalités, Weproc répond parfaitement à ce besoin !
Pour suivre et analyser les performances de la gestion des familles d’achats, il est essentiel de définir des indicateurs de performance clés (KPI) adaptés à chaque famille d’achats et aux objectifs de votre entreprise.
Ces indicateurs peuvent inclure les économies réalisées, le respect des budgets, la qualité des produits et les délais de livraison.
Une autre question ? Posez-la directement à un expert Weproc.
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