Avis client Weproc : Seafrigo témoigne en vidéo sur la digitalisation de ses achats

Vous cherchez un avis client Weproc concret, documenté, hors page commerciale ? Seafrigo, l’un des leaders mondiaux de la logistique et du transport sous température dirigée, a accepté de raconter en vidéo la digitalisation complète de sa gestion des achats — du papier et des fichiers Excel jusqu’à un processus Procure-to-Pay unifié.

Dans ce témoignage de 8 minutes, les équipes achats, comptabilité et opérations de Seafrigo décrivent sans filtre leur situation avant Weproc, les critères qui ont fait pencher la balance, le déroulé du déploiement et les bénéfices mesurés au quotidien.

Résumé de leur retour d’expérience en trois mots, tels qu’ils les ont choisis eux-mêmes : visibilité du processus, maîtrise des dépenses, rationalisation du traitement.

Le témoignage vidéo de Seafrigo sur Weproc

Qui est Seafrigo ?

Seafrigo est l’un des leaders mondiaux de la logistique et du transport sous température dirigée. Ce qui différencie le groupe d’un logisticien classique, c’est la spécialisation de la gestion de la chaîne du froid : les produits transportés sont majoritairement périssables, ce qui impose une gestion rigoureuse des températures à chaque maillon.

Cette exigence opérationnelle se double d’une organisation de groupe complexe : plusieurs sociétés, plusieurs activités, des implantations réparties sur cinq continents. Un cadre qui pèse directement sur la façon dont les achats doivent être structurés — et sur les contraintes qu’un logiciel de gestion des achats doit être capable d’absorber.

Avant Weproc : le papier, l’Excel et la course aux validations

Le besoin de fluidifier le processus achats n’est pas apparu d’un coup. Il s’est imposé progressivement, porté par la croissance : de nouvelles sociétés sont entrées dans le groupe, le volume d’achats à traiter a augmenté, et il a fallu s’outiller pour répondre efficacement à l’évolution des besoins.

Un circuit de validation entièrement papier

Avant Weproc, valider une demande d’achat puis la facture correspondante relevait du parcours d’obstacles. Le circuit décrit dans le témoignage est éloquent :

Des pochettes, des casiers et des scans qui passent mal

Côté comptabilité, le fonctionnement était du même ordre. Les factures étaient saisies puis scannées via un système d’étiquettes et de codes-barres, classées par pochettes selon les valideurs — service achats, direction — puis distribuées dans des casiers et montées physiquement aux personnes concernées.

Deux conséquences directes, citées dans la vidéo. D’abord des retards de validation : quand un scan passe mal, personne ne s’en aperçoit, et un manager n’a jamais reçu la facture qu’il était censé approuver. Ensuite l’impossibilité pratique de contrôler : sur une fiche de stock de 300 lignes, retrouver si la facture correspondante existe ou non relève de l’impossible.

Des formulaires Excel envoyés par e-mail

Sur le volet achats, la gestion était matérialisée par des formulaires Excel pour les demandes d’achat et les bons de commande, envoyés par e-mail aux fournisseurs. Le suivi des commandes, lui, était saisi manuellement dans des tableaux Excel.

Un système décrit comme « très chronophage », exposé au risque d’erreur de saisie manuelle, et qui ne permettait pas un traitement optimal des différentes demandes d’achat. Avec, en creux, deux angles morts classiques : les achats hors process — plus réguliers et difficiles à identifier — et l’absence d’outil de centralisation des données, donc une visibilité réduite sur la dépense.

Pourquoi Seafrigo a choisi Weproc

Le premier critère cité dans le témoignage est sans ambiguïté : la personnalisation. Une organisation de groupe avec différentes sociétés et différentes activités impose au logiciel de s’adapter, et non l’inverse.

« On a une organisation de groupe avec différentes sociétés et différentes activités, donc il a fallu que le logiciel s’adapte aussi à notre organisation complexe, et ça a été le cas. »

Un déploiement simple et une prise en main rapide

Le déploiement s’est « bien passé » et a été « plutôt simple à mettre en place ». Deux éléments reviennent dans le témoignage pour l’expliquer.

Le premier tient à l’outil lui-même : intuitif, avec un accès spécialisé par utilisateur, ce qui permet à chacun de ne voir que ce qui le concerne. Les équipes déclarent avoir « réussi à maîtriser l’outil très rapidement, parce que c’est vraiment simple d’utilisation ».

Le second tient à l’accompagnement : les équipes Weproc se sont déplacées sur site pour expliquer le fonctionnement, une démarche jugée « très utile, et très rapide par la suite ».

Une intégration native avec le système d’information existant

Weproc est utilisé en SaaS et interfacé avec le logiciel comptable de Seafrigo. Les données sont transférées d’un logiciel à l’autre au quotidien, ce qui assure la continuité du processus sans ressaisie. Sur le volet sécurité des données et contrôle d’accès, le système répond aux exigences du groupe.

Ce point est souvent sous-estimé dans le choix d’un outil achats : sans connecteur vers l’ERP ou le logiciel comptable, la digitalisation s’arrête à la commande et laisse la comptabilité fournisseurs dans son fonctionnement antérieur.

Les bénéfices constatés au quotidien

Bénéfice n°1 : la visibilité de bout en bout

C’est le bénéfice cité en premier par Seafrigo. Weproc offre une visibilité sur le process achat que le groupe n’avait pas auparavant — une visibilité partagée par tous les utilisateurs, de la demande d’achat jusqu’au paiement de la facture fournisseur.

Concrètement, la première interface consultée le matin récapitule toutes les demandes en cours : tout ce qui a été demandé mais qui n’a pas encore été transformé en bon de commande. La fonctionnalité la plus utilisée est le suivi des statuts de la commande — du dépôt de la demande à la validation, puis à la réception, avec les informations de date de livraison et le bon de livraison qui accompagne la réception.

Bénéfice n°2 : un gain de temps « énorme » sur les factures

« Le plus gros gain, ça va être le temps. Ça, c’est sûr et certain. » Sur la saisie des factures, le fonctionnement décrit est direct : on glisse la facture, elle est lue automatiquement, et il ne reste que quelques modifications à apporter si l’imputation ne convient pas comptablement. La facture part ensuite en comptabilité.

Le temps libéré est explicitement réinvesti : « un gain de temps énorme pour s’intéresser à d’autres tâches qui sont plus intéressantes ».

Bénéfice n°3 : plus aucune demande d’achat oubliée

C’est peut-être le changement le plus structurant. Depuis la mise en place de Weproc, il n’y a plus de demande d’achat non traitée : à partir du moment où une demande arrive dans le logiciel, elle est obligatoirement traitée. Auparavant, avec des échanges par e-mail, une demande pouvait « passer à la trappe ».

Le résultat est décrit comme une fiabilité du processus — une notion qui dépasse le simple gain de productivité et touche à la qualité de service rendue aux équipes opérationnelles.

Bénéfice n°4 : des demandes complètes du premier coup

Weproc regroupe toutes les informations dont le manager a besoin pour valider la demande d’achat, et dont les acheteurs ont besoin pour commander les bons articles aux bons fournisseurs. Pour un besoin particulier, il est possible de joindre un lien internet, une photo, ou tout autre document directement dans la demande.

L’effet pratique : plus besoin de revenir plusieurs fois sur un dossier parce qu’il manque des informations. Le manager reçoit une notification, ouvre la demande, dispose de tout le nécessaire pour valider ou non, et le demandeur est informé de la décision via Weproc.

Bénéfice n°5 : des achats plus stratégiques

Au-delà de l’opérationnel, Weproc a fait évoluer la gestion des achats vers un pilotage plus global. Le groupe dispose aujourd’hui d’une visibilité complète sur ses dépenses, avec une segmentation précise. Cette segmentation permet de prioriser les actions d’optimisation des dépenses au niveau stratégique, en fonction des volumes d’achat par segment identifié.

C’est le passage type d’une fonction achats en mode exécution à une fonction achats en mode arbitrage — le même mouvement que celui observé chez d’autres clients, comme dans le retour d’expérience d’Apivia Courtage.

Bénéfice n°6 : la collaboration entre services

Weproc a permis de faciliter les échanges avec les autres services. L’image claire de la chaîne, de la demande d’achat jusqu’à la facturation, permet de s’adresser à la bonne personne sans perdre de temps à chercher « qui, comment et quand ».

L’historique complet est également cité comme un usage quotidien : retrouver une commande passée dont on ne se souvient plus de la référence devient immédiat.

Et le support Weproc ?

C’est un point que peu de témoignages abordent frontalement. Chez Seafrigo, le contact se fait par mail et la réponse arrive « assez claire, étape par étape ». Le service de support est décrit comme « assez réactif : en une heure, on a tout ce qu’il faut ».

L’avis final de Seafrigo sur Weproc

Interrogées sur les conseils qu’elles donneraient à leurs confrères comptables, les équipes Seafrigo répondent que Weproc est « moderne » et « répond à beaucoup de besoins actuels » — à 100 %.

La formule qui résume peut-être le mieux ce retour d’expérience tient en une phrase : « Je n’imagine absolument pas revenir en arrière aujourd’hui. »

Ce que ce retour d’expérience dit d’un projet achats réussi

Le cas Seafrigo met en évidence quatre constantes que l’on retrouve dans la plupart des projets de digitalisation des achats aboutis.

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Ce témoignage vidéo de Seafrigo complète les retours d’expérience publiés par d’autres clients Weproc, dans des secteurs et des tailles d’organisation variés. Vous pouvez consulter l’ensemble des avis clients Weproc, ou découvrir en détail la couverture Procure-to-Pay de la plateforme, de la demande d’achat jusqu’au paiement fournisseur.

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