Weproc : le logiciel achats simple et intuitif pour les TPE
Centralisez vos commandes, gérez facilement vos fournisseurs et optimisez vos dépenses
Pourquoi un logiciel achats pour TPE en 2025
Quand l’équipe est réduite, chaque heure compte. Les achats se font souvent par e‑mail ou chat, les validations se perdent, les factures arrivent sans bon de commande. Résultat : temps perdu, dépenses non maîtrisées, peu de traçabilité.
Avec Weproc, vous alignez tout le monde sur un processus simple et visuel. Vous gardez la souplesse d’une TPE tout en gagnant en contrôle.
Pain points typiques
Excel qui sature, dossiers partagés en vrac
Aucune vue consolidée des dépenses et budgets
Approuver au fil de l’eau (WhatsApp, e‑mail)
On paie des factures non validées / hors budget
On perd du temps à relancer fournisseurs & managers
Les procédures d'achats clés pour les TPE !
Weproc est un logiciel e-procurement tout-en-un qui digitalise chaque étape du procure-to-pay. De la sélection fournisseur au rapprochement facture, nos sept modules intégrés automatisent vos flux, réduisent vos coûts et offrent une visibilité temps réel sur les dépenses, de votre TPE.
COMMANDES
Standardisez vos achats, même sans acheteur dédié
En TPE, beaucoup d’achats partent d’un e-mail ou d’un devis reçu en urgence. Weproc transforme ce flux en procédure claire : formulaire simple ou catalogue, règles de validation par montant/projet, génération du bon de commande et suivi du budget. Résultat : moins d’allers-retours, zéro oubli, une traçabilité complète par fournisseur — et des commandes envoyées dans les temps, sans tableur.
RÉCEPTION
Contrôlez les livraisons sans tableur
À la réception, la TPE doit aller vite : valider les quantités, signaler un écart, joindre un BL ou une photo. Weproc propose une checklist simple liée au bon de commande : confirmation partielle ou totale, non-conformités documentées et historique partagé. Chaque réception alimente vos indicateurs fournisseur et prépare le rapprochement facture automatiquement — sans copier-coller.
FACTURATION
Standardisez vos achats, même sans acheteur dédié
Fini les factures hors process. Weproc rapproche chaque facture au bon de commande et à la réception (2/3-way matching), détecte les doublons, applique vos règles d’approbation, puis exporte vers votre comptabilité. Pour une TPE, c’est la garantie de payer le juste montant, d’accélérer la clôture et de se préparer sereinement à la facture électronique.
Les fonctionnalités qui font de Weproc l'allié des TPE !
Connexion native ERP : Données toujours à jour, relations renforcées, coûts maîtrisés.
SRM
- Centralisation : Vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour une visibilité totale.
- Portail collaboratif : suivi des commandes, factures et documents sans e-mails dispersés.
- Sécurité & Audit : un coffre-fort numérique sécurisé pour toutes vos attestations et contrats.
Grâce à notre module Catalogues, simplifiez et optimisez votre approvisionnement.
Une interface unique pour vos commandes
- Centralisation de tous vos articles : regroupez articles, services et pièces dans un catalogue numérique intelligent.
- Synchronisation automatique des tarifs : accédez instantanément aux prix fournisseurs les plus récents et validés.
- Vue globale segmentée : identieiz instantanément les postes de dépenses à optimiser (catégorie, famille, fournisseur).
- Gain de temps pour vos équipes: évitez les doublons et libérez-vous des ressaisies chronophage.
Grâce à notre module Budgets, reprenez le côntrole complet de vos finances.
Pilotez vos dépenses au centime près
- Vision en temps réel de vos engagements : consolidez instantanément vos données achats pour une vision claire.
- Alerte automatisée avant dépassement : anticipez les risques avec des notifications proactives.
- Workflows de validation intégrés : sécurisez et simplifiez vos circuits de validation.
- Pilotage multi-départements : transférez facilement vos enveloppes budgétaires.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
Grâce à notre module Workflows, standardisez vos validations et sécurisez vos engagements en un clin d’œil.
Un circuit d’approbation automatisé et sans friction
- Orientation automatique : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, projet, fournisseur) et dirige instantanément chaque demande vers le bon décideur.
- Configuration sur-mesure : configurez facilement des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, vos règles de délégation (congés) et vos seuils d’exception.
- Validation en 1 clic : permettez à vos managers de valider instantanément sur web ou mobile. Les relances intelligentes éliminent définitivement les temps morts.
- Audits et contrôle interne : assurez une traçabilité totale grâce à un journal d’audit complet et des tableaux de bord mesurant vos temps de cycle.
FAQ – Logiciel achat pour TPE
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées par les TPE qui souhaitent optimiser leur processus procure‑to‑pay.
Oui. L’outil est pensé pour des équipes réduites : demandes guidées, règles d’approbation simples, visibilité directe pour le dirigeant.
L’onboarding est rapide. Après une courte configuration et une formation, vos premières demandes et validations peuvent démarrer très vite.
Oui, vous pouvez lui donner l’accès adapté pour consulter les documents et récupérer les pièces nécessaires.
Weproc propose des exports et des intégrations avec des outils courants. Nous vérifions vos besoins lors de la démo.
Oui. Vous pouvez démarrer avec les demandes + validations, puis ajouter la partie commandes, réceptions, factures.
Tarification adaptée aux petites équipes. Le meilleur moyen est de voir ensemble votre périmètre pendant une démo.
Weproc vous aide à structurer votre processus achats et à vous préparer aux obligations de e‑invoicing. On en parle lors de la démo.