Top 10 du courtage grossiste en France, Apivia Courtage a engagé en 2024 la digitalisation de ses processus d’achats. L’objectif : remplacer un fonctionnement reposant sur la rigueur individuelle par un cadre structuré, traçable et partagé entre fonctions métiers et supports — finance et SI — tout en conservant une approche agile, orientée utilisateur.
Le projet a été conduit conjointement par la direction du Pilotage Économique et la DSI, autour de la solution Weproc. Après un an d’exploitation, l’entreprise enregistre une meilleure maîtrise budgétaire, une adoption fluide par les équipes et entame la phase 2 sur la facturation électronique et l’automatisation comptable.
Cyril Remblière, Directeur du Pilotage Économique chez Apivia Courtage, revient sur les étapes clés de cette transformation : les objectifs du projet, le choix de Weproc, le déploiement progressif, les résultats obtenus après un an et les perspectives de la phase 2.
⏱️ L’Essentiel en 2 minutes
- Contexte : une croissance de l’activité, un besoin de sécurisation et l’entrée en vigueur de la facturation électronique imposent un cadre achats plus structuré.
- Choix : Weproc retenu face à des solutions plus établies, sur des critères d’agilité, d’écoute et de capacité de partenariat.
- Phase 1 (livrée) : digitalisation du Procure-to-Pay, suivi budgétaire à la maille engagement, délégations d’autorité outillées.
- Phase 2 (en cours) : facturation électronique, rapprochement et comptabilisation automatisés par des interfaces avec l’ERP comptable.
- Résultat : pilotage budgétaire renforcé, données fiabilisées au plus près de l’engagement, équipes adoptantes après un an.
Apivia Courtage en bref
175
collaborateurs
60 M€
de chiffre d’affaires
4 sites
en France
Top 10
du courtage grossiste
| Secteur : | Courtage grossiste en assurances |
| Activités : | Santé, prévoyance, IARD |
| Implantations : | Tours, Châtellerault, La Réunion |
| Interlocuteurs : | Cyril Remblière, Directeur du Pilotage Économique — Pierre Fruchard, DSI |
Pourquoi structurer la fonction achats
La fonction achats d’Apivia Courtage reposait jusqu’alors sur des circuits manuels : validations par mail, PDF de bons de commande, suivis budgétaires reconstitués a posteriori. Ce fonctionnement, viable à échelle plus modeste, devenait un facteur de risque à mesure que l’activité croissait et que les obligations réglementaires se densifiaient — la facturation électronique, notamment, imposant une chaîne fournisseur traçable de bout en bout.
La direction du Pilotage Économique a décidé d’engager la digitalisation dès 2024, avec un double objectif : reprendre la visibilité sur les engagements de dépenses avant qu’ils ne deviennent des factures, et bâtir un cadre que les équipes puissent s’approprier sans rejet.
Objectifs initiaux
| Objectif | Résultat attendu |
|---|---|
| Visibilité sur les engagements | Anticiper les dépenses dès la commande, sans attendre la facture. |
| Cadre budgétaire partagé | Garantir l’alignement entre enveloppes votées et dépenses réelles. |
| Circuits de validation digitalisés | Remplacer les PDF et signatures manuelles par un flux outillé. |
| Capitalisation annuelle | Exploiter l’historique pour affiner les prévisions budgétaires. |
| Pilotage en temps réel | Donner au pilotage économique des leviers d’arbitrage actifs. |
Le choix de Weproc
Deux à trois solutions ont été évaluées en 2024, incluant des offres clé en main d’éditeurs reconnus et implantés. L’instruction du choix a été menée conjointement par Cyril Remblière, Directeur du Pilotage Économique, et Pierre Fruchard, DSI.
Weproc l’a emporté, selon Cyril Remblière, sur trois éléments :
Pourquoi Apivia a choisi Weproc
Souplesse de paramétrage
Un outil adaptable aux délégations d’autorité et à l’arborescence analytique d’Apivia, sans imposer un cadre rigide.
Qualité des échanges
Des équipes commerciales et techniques perçues comme disponibles et engagées sur la durée.
Partenaire à taille humaine
Un positionnement jugé plus aligné avec une fonction achats encore en construction côté Apivia.
« Nous ne cherchions pas seulement une solution, mais une équipe capable d’avancer à nos côtés durablement. La notion de partenariat fait sens chez nous. »
— Cyril Remblière, Directeur du Pilotage Économique
Le déploiement
Le projet s’est structuré en deux phases. La phase 1, livrée, couvre le périmètre Procure-to-Pay : demande d’achat, validation, commande, suivi budgétaire. Elle remplace les circuits PDF et intègre les délégations d’autorité directement dans l’outil.
L’approche retenue côté Apivia a été délibérément pédagogique. Des ateliers réguliers ont été tenus avec Weproc tout au long du déploiement, en associant systématiquement les futurs utilisateurs. Le service Contrôle de gestion a porté la cohérence fonctionnelle, la DSI a sécurisé l’intégration dans l’environnement existant.
Après un an d’usage, l’adoption est fluide : pas de rejet, pas de contournement significatif. L’outil répond à un besoin terrain réel, au-delà de la seule exigence de contrôle.
Les résultats après un an
Un pilotage budgétaire dès l’engagement de dépense
Pour Cyril Remblière, le changement est net : l’analyse se fait désormais au plus près de l’engagement de dépense, là où elle se limitait auparavant à un constat après comptabilisation. Les dépassements et les économies sont identifiés en temps réel. L’historique se constitue d’une année sur l’autre et devient exploitable pour les prévisions.
Des données fiabilisées
L’objectif fixé par la direction est l’exhaustivité des dépenses dans la solution. Une dépense imprévue trouve sa place : elle est saisie, justifiée, puis orientée vers un circuit de validation adapté à son montant. Rien n’échappe au cadre, mais celui-ci reste suffisamment souple pour absorber les imprévus.
Des délégations d’autorité formalisées
Chaque directeur dispose de droits et d’obligations précis, matérialisés dans l’outil. La responsabilisation est explicite à chaque maillon de la chaîne de validation. Pour autant, Cyril Remblière tient à le préciser : le projet n’a jamais été conçu ni présenté comme une démarche de cost-killing. Pour le Directeur du Pilotage Économique, les économies viendront naturellement, portées par la fiabilité des données et l’évolution des comportements.
Une intégration analytique native
L’arborescence analytique d’Apivia (nature, service, projet, centre de coûts) est reprise dès la phase d’engagement. Chaque demande d’achat est imputée sur les bons axes avant validation, ce qui garantit la cohérence entre Weproc et l’ERP comptable. Les écarts prévisionnel/réalisé sont disponibles sans retraitement manuel en fin de période.
Phase 2 : facturation électronique et automatisation comptable
Lancée en septembre 2025, la phase 2 s’attaque à l’ensemble de la chaîne fournisseur : de la réception de la facture dématérialisée au transfert quotidien des écritures vers l’ERP, en passant par le rapprochement avec l’engagement.
L’enjeu opérationnel, explique Cyril Remblière, est de libérer les équipes comptables des tâches de saisie et de rapprochement pour les recentrer sur le contrôle de premier et second niveau, l’analyse qualitative et le pilotage.
Jalons phase 2
| Étape | Contenu |
|---|---|
| Facturation électronique | Réception et traitement des factures dématérialisées, conformité réglementaire. |
| Rapprochement comptable | Contrôle de cohérence facture/engagement par les chargés de mission, en amont de la comptabilisation. |
| Intégration ERP | Transfert quotidien automatique des écritures comptables. Suppression des ressaisies. |
Les enseignements clés
Le parcours d’Apivia Courtage livre plusieurs enseignements utiles à toute PME ou ETI engagée dans une démarche similaire.
La digitalisation des achats n’est pas un projet outil.
C’est un projet de transformation de la fonction finance, qui réinterroge les délégations, l’analytique et la relation aux métiers.
Le choix d’un éditeur à taille humaine peut l’emporter.
Lorsque l’organisation est encore en construction sur la fonction achats, la capacité d’adaptation prime sur la richesse fonctionnelle brute.
L’adoption se gagne par la pédagogie et par l’utilité ressentie.
Un outil perçu comme un service au quotidien est mieux adopté qu’un outil de contrôle.
Le cost-killing n’est pas un point d’entrée crédible.
Les économies viennent plus tard, par la fiabilité des données et l’évolution des comportements.
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