Workflow de validation
Automatisez vos circuits d’approbation : chaque demande arrive au bon valideur, au bon moment, et chaque décision est tracée.
- Circuits déclenchés automatiquement selon vos règles
- Validation en un clic, jusque dans Microsoft Teams
- Relances automatiques, délais respectés
- Historique complet pour vos audits
Les limites d’un circuit de validation manuel
E-mails, fichiers dispersés, relances à la main : un circuit informel ralentit les équipes et expose l’entreprise.
Des validations lentes et sources d’erreurs
Des demandes se perdent, des approbations arrivent en retard et les équipes compensent par des relances chronophages.
Aucune traçabilité des approbations
Impossible de savoir où en est une demande, qui doit la valider ou ce qui a déjà été fait. Les arbitrages internes s’allongent.
Une perte de contrôle financier
Engagements non autorisés, dépassements budgétaires, procédures contournées : l’entreprise s’expose à des risques opérationnels et financiers.
Comment fonctionne un workflow dans Weproc ?
Le logiciel achats Weproc analyse chaque demande (type, montant, famille, service, établissement) et déclenche automatiquement les validations adaptées. Vous définissez vos règles une seule fois.
Une demande est créée
Un utilisateur émet une demande d’achat, un contrat ou un engagement, avec ses pièces jointes.
Le bon circuit se déclenche
Les règles désignent les approbateurs, qui sont notifiés et valident, refusent ou commentent en un clic.
Tout est tracé, la demande avance
Chaque action est archivée. Une fois validée, la demande devient commande, contrat ou facture selon votre processus.
Voyez un workflow en action
Créez et publiez une demande d’achat avec pièce jointe, comme si vous y étiez.
Les fonctionnalités clés
De la configuration des règles à l’analyse des délais, tout ce qu’il faut pour des validations rapides et maîtrisées.
Des circuits qui s’adaptent à chaque demande
Un configurateur visuel, sans code, pour définir vos règles et vos exceptions. Chaque règle se combine avec les autres : validation hiérarchique, double validation obligatoire, intervention d’un expert métier.
- Montant, type d’achat ou famille
- Projet, centre de coûts ou service
- Fournisseur, établissement ou dépassement budgétaire
Les approbateurs valident où qu’ils soient
Notifications ciblées, toutes les informations utiles au même endroit : les approbateurs valident, refusent ou commentent depuis Weproc ou directement dans Microsoft Teams avec Weproc AI.
Les validations avancent toutes seules
Weproc relance automatiquement les approbateurs en cas d’inactivité. Plus besoin de solliciter les décideurs à la main : vous suivez les demandes en attente et leurs délais en temps réel.
Pas de blocage pendant les absences
Un approbateur part en congés ? Il délègue ses droits de validation pour une période donnée, l’équipe est prévenue automatiquement et le circuit continue sans interruption.
Une piste d’audit complète
Chaque validation, commentaire ou refus est horodaté, attribué et archivé. Vous savez qui a validé quoi, quand et pourquoi : vos audits internes deviennent simples.
- Historique complet des actions
- Règles internes toujours respectées
- Engagements financiers sécurisés
Repérez les goulets d’étranglement
Délais moyens d’approbation, temps d’attente par service, taux de refus, charge par approbateur : vous voyez où les demandes bloquent et vous améliorez votre organisation en continu.
Prêt à automatiser vos validations ?
Découvrez en démo comment Weproc déclenche le bon circuit pour chaque demande.
Cas d’usage
Demandes d’achat
Les approbateurs sont désignés selon le montant, le service émetteur, le type de produit ou l’enjeu stratégique.
Validation budgétaire
Dès qu’un seuil est atteint ou qu’une ligne est sensible, le responsable budgétaire est sollicité automatiquement.
Multi-établissements
Les approbateurs changent selon le site concerné : idéal pour les groupes multi-sites et les organisations décentralisées.
Contrats et renouvellements
Responsable métier, direction juridique, direction achats : chaque étape obligatoire est garantie avant engagement.
Les fonctionnalités complémentaires
FAQ sur les workflows de validation
Questions fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Un circuit de validation est un processus structuré et organisé qui permet de contrôler et d’approuver les demandes d’achats au sein d’une entreprise. Ce mécanisme favorise une meilleure gestion des fournisseurs, des contrats et des catalogues de produits ou services.
Le système de workflow est essentiel dans la gestion des achats car il permet d’assurer la conformité aux politiques internes, d’éviter les dépenses inutiles et d’optimiser les budgets alloués. De plus, un circuit de validation bien défini facilite la communication entre les différentes parties prenantes et assure un suivi efficace de vos dossiers, projets et affaires internes.
Pour mettre en place un circuit de validation adapté à son entreprise, il est important de suivre plusieurs étapes.
Tout d’abord, identifiez les acteurs clés impliqués dans le processus d’achat et définissez leurs responsabilités respectives. Ensuite, établissez des règles claires de validation en fonction des familles d’achats et des seuils budgétaires. Pensez également à prendre en compte les spécificités de votre entreprise, notamment si vous gérez plusieurs établissements. Intégrez ces règles dans un workflow qui permettra d’automatiser et de fluidifier le processus de validation !
Un circuit de validation automatisé présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Il permet de gagner du temps en réduisant les délais de traitement des demandes d’achats et en facilitant la communication entre les différents acteurs.
- Il assure une meilleure traçabilité des dossiers et des affaires, favorisant ainsi le suivi analytique des dépenses.
- L’automatisation du circuit de validation limite les erreurs humaines et les risques de non-conformité, tout en offrant une vision globale des budgets et des contrats avec les fournisseurs.
La gestion des exceptions dans un circuit de validation consiste à identifier et traiter les cas particuliers qui ne suivent pas le processus standard de validation.
Pour gérer efficacement ces exceptions, il est essentiel de mettre en place des procédures claires et adaptées, de former les services de l’entreprise et d’assurer une communication fluide entre les différents intervenants. Un système de suivi analytique des exceptions permettra également d’identifier les éventuels dysfonctionnements et d’ajuster le processus de validation en conséquence.
Pour assurer la continuité du circuit de validation en cas d’absence ou d’indisponibilité d’un acteur clé, il est important de prévoir des solutions de remplacement ou de délégation. Vous pouvez désigner des suppléants qui prendront en charge les responsabilités de validation en cas d’absence du validateur principal.
Une autre question ? Posez-la directement à un expert Weproc.
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