Gestion des budgets
Pilotez vos budgets en temps réel, de la demande d’achat au paiement : chaque dépense met à jour le bon budget, automatiquement.
- Budgets par société, service, projet ou sous-budget
- Pré-engagé, engagé, facturé et payé suivis en temps réel
- Alertes et contrôle avant chaque validation
- Analyse prévu vs réalisé et consolidation groupe
Les défis de la gestion budgétaire
Fichiers Excel, chiffres obsolètes, engagements invisibles : sans outil dédié, le budget se découvre en fin d’exercice.
Aucune vision consolidée en temps réel
Entre feuilles Excel et tableaux incomplets, impossible de comparer le prévu au réalisé et de décider sur des chiffres fiables.
Des dépassements découverts trop tard
Les services commandent avant validation, les budgets sont dépassés sans alerte et la direction financière perd le contrôle.
Des budgets éclatés entre services et sites
Chaque service ou établissement gère son budget isolément : les écarts n’apparaissent qu’en fin d’exercice.
Comment fonctionne la gestion des budgets dans Weproc ?
Dans le logiciel achats Weproc, le budget n’est pas un tableau à part : il est relié à chaque étape de vos achats et se met à jour tout seul.
Définissez vos budgets
Global, par société, par service, par projet ou en sous-budgets : vous choisissez la structure qui colle à votre organisation.
Affectez utilisateurs et seuils
Vous désignez les utilisateurs autorisés sur chaque budget et les seuils qui déclenchent une validation.
Laissez les achats l’alimenter
Les demandes pré-engagent, les commandes engagent, les factures et paiements ajustent le réel. Le tableau de bord consolide tout.
Un budget connecté à tout Weproc
De la demande d’achat au paiement, chaque étape fait évoluer le budget, sans ressaisie ni fichier parallèle.
Le demandeur choisit le budget ou répartit la dépense : le montant est pré-engagé.
Le circuit vérifie le budget et alerte les approbateurs avant validation.
À l’envoi de la commande, le montant passe en engagé.
Les montants validés à réception alimentent le réalisé.
La facture rapprochée et codifiée met à jour le facturé.
Le paiement solde la dépense et indique le budget restant.
Chaque projet a son budget, sa consommation et sa marge.
Les budgets de chaque société se consolident au niveau du groupe.
Les fonctionnalités clés
De la structure budgétaire à la consolidation groupe, tout ce qu’il faut pour tenir vos budgets toute l’année.
Une structure à l’image de votre organisation
Créez des budgets pour l’ensemble de l’entreprise, par société, par service, par projet, et découpez-les en sous-budgets. Weproc s’adapte aux PME comme aux groupes multi-sociétés, et chaque niveau se consolide automatiquement.
- Budgets globaux, par entité, service ou projet
- Sous-budgets pour une répartition fine
- Utilisateurs autorisés par budget
Une dépense, plusieurs budgets
Un achat concerne plusieurs équipes ? Répartissez-le en pourcentage entre plusieurs budgets ou sous-budgets dès la demande. Chacun est pré-engagé à hauteur de sa part, et vous voyez le restant avant de valider.
Les dépassements repérés avant la validation
Weproc détecte automatiquement les dépassements potentiels. Les approbateurs voient l’impact de chaque demande sur le budget avant de valider, refuser ou réaffecter la dépense. Les engagements non validés sont bloqués.
- Seuils d’alerte par budget et sous-budget
- Étape budgétaire dans vos circuits de validation
- Historique complet pour vos audits
Prévu, réalisé, projeté : pilotez l’exercice
Comparez budgets prévus et réalisés, dépenses par période, écarts entre services et performance par établissement. La projection de fin d’exercice vous laisse le temps d’ajuster.
Tous vos budgets consolidés au siège
Chaque société pilote ses budgets localement, le siège garde une vision globale. Les alertes de consolidation signalent les dérives qui ne se voient qu’à l’échelle du groupe.
Le budget suit la facture jusqu’au paiement
À la réception de la facture, la codification comptable reprend le budget de la demande. Avant de payer, vous voyez ce qu’il restera sur le budget concerné.
Prêt à piloter vos budgets en temps réel ?
Découvrez en démo comment chaque achat met à jour vos budgets, de la demande au paiement.
Cas d’usage
PME multi-services
Chaque service suit son budget avec précision, la direction garde une vue consolidée de l’exercice.
Groupes multi-établissements
Les sites gèrent leurs dépenses localement, le siège pilote la performance et évite les écarts.
Projets et affaires
Chaque projet a son enveloppe, son historique et le suivi en temps réel de sa consommation.
Directions financières
Des informations fiables pour anticiper, ajuster et sécuriser les engagements.
Étude de cas · Courtage en assurances
Apivia Courtage a repris le contrôle de sa gestion des achats
Top 10 du courtage grossiste en France, Apivia Courtage a digitalisé ses achats avec Weproc : circuits de validation outillés, suivi budgétaire dès l’engagement de dépense et une adoption sans rejet par les équipes après un an d’usage.
« Nous ne cherchions pas seulement une solution, mais une équipe capable d’avancer à nos côtés durablement. La notion de partenariat fait sens chez nous. »
Cyril Remblière Directeur du Pilotage Économique, Apivia Courtage
- 175 collaborateurs
- 60 M€ de chiffre d’affaires
- 4 sites en France
- 2024 lancement du projet
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : demandes d’achats, consultations, contrats, factures et paiements, familles d’achats, stocks… Construisez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme.
FAQ sur la gestion des budgets
Questions fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
L’élaboration d’un budget d’achats pour une entreprise implique plusieurs étapes clés.
Il faut d’abord analyser les besoins de l’entreprise en matière de biens et de services, puis identifier les fournisseurs potentiels et les catalogues de produits disponibles. Ensuite, il est important de négocier les contrats avec les fournisseurs sélectionnés, en tenant compte des conditions financières et des délais de livraison. Enfin, un suivi analytique des dépenses et des budgets alloués aux différentes familles d’achats permettra de mieux contrôler les coûts et d’optimiser les processus d’achat.
Un workflow de gestion des budgets est un processus structuré permettant de suivre et de contrôler les dépenses liées aux achats d’approvisionnement une entreprise.
Pour le mettre en place, il est nécessaire de définir les étapes clés de la gestion des budgets, telles que la validation des demandes d’achat par service, l’approbation des contrats avec les fournisseurs, le suivi des commandes et la phase de réception.
Un outil de gestion des budgets pourra faciliter la collaboration entre les différents acteurs impliqués et assurer un suivi rigoureux des dépenses au sein de vos dossiers et affaires.
La gestion des budgets d’achats pour les entreprises multi-établissements peut être un véritable défi, mais elle peut être facilitée grâce à une approche centralisée et coordonnée.
Il est important de mettre en place un système de suivi des budgets comme Weproc qui permet de consulter et de comparer les dépenses des différents établissements. Il est également crucial d’harmoniser les processus d’achat, les contrats avec les fournisseurs et les catalogues de produits afin de bénéficier de conditions d’achat optimales et de réaliser des économies.
Pour suivre et contrôler les dépenses par rapport aux budgets d’achats alloués, il est essentiel de mettre en place un système de suivi digitalisé des dépenses. Celui-ci doit permettre de ventiler les dépenses par familles d’achats, par fournisseurs ou par services, et les comparer aux budgets prévus.
Il est également important de mettre en place des indicateurs de performance et des alertes en cas de dépassement de budget, afin de pouvoir prendre des mesures correctives en temps réel.
Pour prévoir et anticiper les variations de budget dans la gestion des achats, il est important de mettre en place une veille régulière des tendances du marché, des prix des fournisseurs et des évolutions technologiques. Cette veille permettra d’ajuster les prévisions de budget en fonction des opportunités et des risques identifiés.
Il est également recommandé de mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance pour suivre l’évolution des dépenses et des budgets alloués aux différentes familles d’achats. Enfin, il est essentiel de favoriser une communication fluide entre les différents services de l’entreprise pour adapter les budgets en fonction des besoins et des priorités stratégiques.
Une autre question ? Posez-la directement à un expert Weproc.
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