Processus Achats
Les 6 procédures clés, sur une seule plateforme
Pourquoi formaliser vos « procédures achats » dans un logiciel ?
Une procédure achat décrit qui fait quoi, quand et avec quels contrôles, depuis l’expression du besoin jusqu’au règlement. Dans un environnement P2P (procure‑to‑pay), ces étapes sont enchaînées et outillées pour standardiser la conformité, réduire les délais et fiabiliser la donnée. Le P2P relie opérationnels, achats, finance et fournisseurs dans un même flux de demandes, validations, commandes, réceptions, factures et paiements. C’est l’épine dorsale d’un e‑procurement moderne : une gestion numérique, traçable et pilotée par la donnée à chaque étape.
Les 6 procédures Weproc, en bref
1
Demandes d’achats
Formalisez le besoin en quelques clics : articles, services, quantités, PJ et centres de coûts.
Les workflows de validation configurables appliquent vos règles (seuils, services, familles, sites) et garantissent la conformité avant tout engagement. La demande met à jour les budgets en temps réel pour éviter tout dépassement.
Résultat : moins d’achats hors‑process et une traçabilité complète des décisions.
2
Consultations (RFQ)
Depuis une demande, lancez une consultation : cahier des charges, invitations, réception des devis grace au portail fournisseur et comparatif multi‑critères.
Centralisez échanges et pièces, justifiez le choix et verrouillez les conditions (prix, délais, garanties).
Les résultats alimentent vos commandes et vos tableaux de bord. Gain de temps, meilleure concurrence et traçabilité des arbitrages.
3
Commandes
Générez le bon de commande en un clic depuis la consultation gagnante ou la demande validée. Envoyez au fournisseur, suivez les statuts et planifiez les réceptions.
Weproc regroupe le dossier (PO, devis, échanges) et alerte en cas de retard.
L’objectif : zéro ressaisie, délais maîtrisés et base solide pour le rapprochement 3‑way avec la facture, l’intégration en comptabilité et le paiement.
4
Réceptions
Déclarez les quantités reçues (conformes, écarts, retours) et notifiez le fournisseur. Les non‑conformités sont tracées et peuvent bloquer la facture jusqu’à correction.
Un processus fluide directement dans Weproc, suivez les quantités recues, la qualité par fournisseur et sécurisez la suite du processus P2P.
5
Factures
Capture OCR, contrôles automatiques, rapprochement 3 voies (PO‑réception‑facture) et bon à payer selon vos règles.
Weproc est prêt pour la facture électronique (ex. Factur‑X), conforme au calendrier légal : réception obligatoire au 1ᵉʳ sept. 2026 ; émission progressive GE/ETI 2026 puis PME/micro 2027.
6
Paiements
Pilotez les échéances et les statuts (à payer, payé, bloqué, facture-X). Les écarts détectés lors des contrôles empêchent les règlements indus. Les tableaux de bord aident la finance à lisser la trésorerie et à respecter les engagements fournisseurs. Le lien natif avec les factures et l’historique d’achats renforce l’auditabilité & le processus global de P2P opéré avec Weproc.
"Une ETI planifie ses MRO. La maintenance déclenche des demandes, l’acheteur consulte 3 fournisseurs, valide via workflow. Réceptions en 2 lots ; un lot en non‑conformité → alerte, retour, avoir. Facture rapprochée automatiquement."
Tutoriel interactif complet
de la demande d’achat au
paiement fournisseur avec 
Une démonstration personnalisée pour challenger vos processus existants ?
Les avantages des processus achats avec Weproc
FAQ – Les processus achats avec Weproc
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes pour optimiser vos processus procure‑to‑pay.
Non. Vous pouvez activer uniquement les procédures qui vous concernent. Par exemple, certaines entreprises laissent le paiement dans leur logiciel comptable, et utilisent Weproc pour suivre le statut sans gérer l’exécution. Chaque procédure est autonome et embarque toutes les fonctionnalités nécessaires (ex. : validations, budgets, traçabilité). Vous restez libre d’adopter Weproc progressivement selon vos priorités.
Non. L’interface Weproc est entièrement personnalisable. Si vous utilisez uniquement les demandes d’achats, seul l’onglet correspondant sera affiché. Résultat : une interface simple, épurée et adaptée à vos besoins réels. Vous bénéficiez d’un outil 100 % intuitif, sans menus superflus, qui favorise l’adoption par vos équipes.
C’est un atout. Si vos fournisseurs sont déjà gérés dans un ERP ou une solution comptable, Weproc s’intègre facilement. Deux options :
API pour synchroniser automatiquement la base (ajouts, mises à jour, inactivations).
Imports ponctuels (CSV/Excel) si la connexion n’est pas nécessaire en continu.
Ainsi, vos données restent à jour dans Weproc, sans double saisie. L’intégration ERP est pensée pour fluidifier, pas complexifier.
Oui. Weproc permet de gérer plusieurs entités juridiques ou sites opérationnels depuis un seul compte. Vous pouvez définir des règles de validation spécifiques (montants, familles d’achats, services) par société ou établissement. Les budgets (PDP) sont également suivis par structure, ce qui garantit une visibilité consolidée et un pilotage fin de vos engagements.
Weproc intègre nativement la facturation électronique (Factur-X) et sera conforme aux obligations légales :
Réception des e-factures obligatoire dès le 1ᵉʳ septembre 2026.
Émission progressive : grandes entreprises et ETI en 2026, PME et micro-entreprises en 2027.
Grâce au rapprochement 3-way (commande-réception-facture), vous sécurisez vos règlements tout en restant en conformité avec la réglementation.
Avec Weproc, vous pouvez :
Réduire de 30 à 70 % le temps de validation des demandes et factures.
Améliorer la conformité grâce aux workflows et au contrôle budgétaire en temps réel.
Limiter les litiges fournisseurs via le suivi des réceptions et le rapprochement automatique.
Augmenter la visibilité financière avec le Plan de Dépenses Prévisionnel.
Résultat : plus de productivité, moins d’erreurs, et une gouvernance achats renforcée.
Ressources du blog pour révolutionner vos processus achats
Découvrez chaque semaine nos articles, webinar ou modèle gratuit à télécharger, sur la gestion d’achat en entreprise, la digitalisation des approvisionnements, la relation fournisseur ou encore la facturation électronique.
