Proceso de Compras
Los 6 procesos clave, en una única plataforma
¿Por qué formalizar sus «procesos de compra» en un software?
Un proceso de compra describe quién hace qué, cuándo y con qué controles, desde la expresión de la necesidad hasta el pago. En un entorno P2P (Procure-to-Pay), estos pasos se conectan y gestionan con herramientas para estandarizar el cumplimiento, reducir los plazos y garantizar la fiabilidad de los datos. El P2P conecta a los equipos operativos, de compras, finanzas y a los proveedores en un mismo flujo de solicitudes, aprobaciones, órdenes de compra, recepciones, facturas y pagos. Es la columna vertebral de un e-procurement moderno: una gestión digital, trazable y basada en datos en cada etapa.
Los 6 procesos de Weproc, en resumen
1
Solicitudes de compra
Formalice la necesidad en pocos clics: artículos, servicios, cantidades, archivos adjuntos y centros de coste.
Los flujos de aprobación configurables aplican sus reglas (umbrales, departamentos, categorías, sedes) y garantizan el cumplimiento antes de cualquier compromiso de gasto. La solicitud actualiza los presupuestos en tiempo real para evitar cualquier desviación.
Resultado: menos compras fuera de proceso y una trazabilidad completa de las decisiones.
2
Solicitudes de cotización (RFQ)
Desde una solicitud, lance una solicitud de cotización: pliego de condiciones, invitaciones, recepción de cotizaciones gracias al portal de proveedores y comparativa multicriterio.
Centralice los intercambios y documentos, justifique la elección y fije las condiciones (precio, plazos, garantías).
Los resultados alimentan sus órdenes de compra y sus paneles de control. Ahorro de tiempo, mayor competencia y trazabilidad de las decisiones.
3
Órdenes de compra
Genere la orden de compra (OC) con un solo clic desde la cotización ganadora o la solicitud aprobada. Envíela al proveedor, haga seguimiento de los estados y planifique las recepciones.
Weproc agrupa el expediente (OC, cotizaciones, intercambios) y alerta en caso de retraso.
El objetivo: cero reintroducción de datos, plazos bajo control y una base sólida para la conciliación a 3 vías con la factura, la integración contable y el pago.
Recepciones
Declare las cantidades recibidas (conformes, discrepancias, devoluciones) y notifique al proveedor. Las no conformidades se registran y pueden bloquear la factura hasta su corrección.
Un proceso fluido directamente en Weproc: haga seguimiento de las cantidades recibidas, la calidad por proveedor y asegure el resto del proceso P2P.
4
Facturas
Captura por OCR, controles automáticos, conciliación a 3 vías (OC-recepción-factura) y aprobación para el pago según sus reglas.
Weproc está preparado para la facturación electrónica (p. ej. Facturae), y cumple con el calendario legal español (Ley Crea y Crece). Asegure la transición para la recepción y emisión obligatorias según el tamaño de su empresa.
5
6
Pagos
Controle los vencimientos y los estados (pendiente de pago, pagado, bloqueado). Las discrepancias detectadas durante los controles impiden los pagos indebidos. Los paneles de control ayudan al departamento financiero a optimizar la tesorería y a respetar los compromisos con los proveedores. El vínculo nativo con las facturas y el historial de compras refuerza la auditabilidad y el proceso global de P2P gestionado con Weproc.
"Una mediana empresa planifica sus compras MRO. Mantenimiento genera solicitudes, el comprador consulta a 3 proveedores y aprueba a través del flujo de trabajo. Se realizan recepciones en 2 lotes; un lote presenta una no conformidad → alerta, devolución, nota de abono. La factura se concilia automáticamente."
Tutorial interactivo completo
desde la solicitud de compra au
hasta el pago al proveedor avec 
¿Una demostración personalizada para analizar y mejorar sus procesos actuales?
Las ventajas de los procesos de compra con Weproc
FAQ – Los procesos de compra con Weproc
¿Está considerando digitalizar sus compras? Encuentre aquí las respuestas a las preguntas más habituales para optimizar sus procesos Procure-to-Pay.
No. Puede activar únicamente los módulos que necesite. Por ejemplo, algunas empresas dejan la gestión del pago en su software de contabilidad y utilizan Weproc para hacer seguimiento del estado sin gestionar la ejecución. Cada módulo es autónomo e incluye todas las funcionalidades necesarias (p. ej.: aprobaciones, presupuestos, trazabilidad). Tiene total libertad para adoptar Weproc progresivamente según sus prioridades.
No. La interfaz de Weproc es totalmente personalizable. Si solo utiliza las solicitudes de compra, únicamente se mostrará la pestaña correspondiente. Resultado: una interfaz simple, limpia y adaptada a sus necesidades reales. Disfrutará de una herramienta 100 % intuitiva, sin menús superfluos, que favorece la adopción por parte de sus equipos.
Es una ventaja. Si sus proveedores ya se gestionan en un ERP o una solución contable, Weproc se integra fácilmente. Hay dos opciones:
API para sincronizar automáticamente la base de datos (altas, actualizaciones, bajas).
Importaciones puntuales (CSV/Excel) si no se necesita una conexión continua.
De este modo, sus datos se mantienen actualizados en Weproc, sin doble entrada de datos. La integración con el ERP está diseñada para agilizar, no para complicar.
Sí. Weproc permite gestionar múltiples entidades legales o sedes operativas desde una única cuenta. Puede definir reglas de aprobación específicas (importes, categorías de compra, departamentos) por empresa o centro. Los presupuestos (Plan de Gastos Previsionales) también se controlan por estructura, lo que garantiza una visibilidad consolidada y un control detallado de sus compromisos de gasto.
Weproc integra de forma nativa la facturación electrónica (formato Facturae) y cumple con las obligaciones de la Ley Crea y Crece en España:
Recepción y emisión obligatorias para empresas con facturación superior a 8 millones de euros (plazo previsto 2025).
Extensión al resto de empresas y autónomos en una segunda fase (plazo previsto 2026).
Gracias a la conciliación a 3 vías (orden-recepción-factura), asegura sus pagos y cumple con la normativa.
Con Weproc, puede:
Reducir entre un 30 % y un 70 % el tiempo de aprobación de solicitudes y facturas.
Mejorar el cumplimiento gracias a los flujos de trabajo y al control presupuestario en tiempo real.
Limitar los litigios con proveedores mediante el seguimiento de las recepciones y la conciliación automática.
Aumentar la visibilidad financiera con el Plan de Gastos Previsionales.
Resultado: más productividad, menos errores y una gobernanza de compras reforzada.
Recursos del blog para revolucionar sus procesos de compra
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