Workflow de validation
Supprimez les tâches répétitives pour vous concentrer sur celles à forte valeur ajoutée !
- Optimisez votre circuit de validation
- Respectez vos délais
- Respectez vos procédures
Ce que Weproc transforme dans votre gestion
Un processus d’approbation fluide et entièrement maîtrisé
Automatisez vos circuits de validation
Automatisez vos circuits de validation
Sécurisez vos engagements
Sécurisez vos engagements
Accélérez les prises de décision
Accélérez les prises de décision
Les limites d'un circuit de validation manuel
Les entreprises font face à des problématiques récurrentes lorsqu’il s’agit de suivre leurs contrats : documents dispersés, manque de visibilité, échéances oubliées et reconductions tacites… Ces difficultés représentent un risque financier et organisationnel.
Des validations lentes et sources d'erreurs
Lorsqu’un circuit de validation repose sur des e-mails, des fichiers dispersés ou des transmissions informelles, les risques d’erreurs se multiplient. Des demandes se perdent, des approbations arrivent en retard, et les équipes doivent compenser par des relances chronophages. Un système automatisé élimine ces frictions et garantit un traitement cohérent, sans interventions répétitives.
Manque de traçabilité et difficultés à suivre les approbations
Sans outil dédié, il devient rapidement impossible de savoir où en est une demande, qui doit la valider, ou quelles actions ont été réalisées. Cette absence de visibilité à nouveau freine les équipes, rallonge les délais et complique les arbitrages internes. Une solution centralisée permet à chacun de suivre avec un historique clair et accessible au besoin.
Pertes de contrôles et risques financiers
Des validations non formalisées conduisent parfois à des engagements non autorisés, à des dépassements budgétaires ou à un manque de conformité avec les procédures internes. Ces défaillances mettent l’entreprise en risque opérationnel et financier. En structurant les circuits de validation, Weproc renforce la sécurité des engagements et assure un contrôle complet des autorisations.
La solution ? Définissez des workflows !
Un workflow en action : comment ça marche ?
1. Une demande est crée : l’utilisateur émet une demande d’achat, de contrat ou d’engagement.
2. Les règles s’appliquent automatiquement : Weproc détermine le circuit adapté selon les règles définies.
3. Les approbateurs (définis dans le workflow) sont notifiés : chacun valide, refuse ou commente depuis son interface.
4. Les actions sont enregistrées : tout est tracé automatiquement et archivé.
5. La demande continue son cycle : une fois validée, elle se transforme en commande, contrat ou facture selon votre processus.
Le cœur du Workflow — Les fonctionnalités clés
Avec Weproc, vous structurez tous vos circuits d’approbation sans complexité. Le moteur de workflow analyse automatiquement le type de demande, le montant, le service ou l’établissement concerné, puis déclenche les validations adaptées. Chaque étape devient fluide, cohérente et totalement maîtrisée.
Créez des workflows dynamiques
Définissez des circuits différents selon vos seuils d’achat, familles de produits, centres de coûts ou fournisseurs sensibles. Le bon approbateur reçoit toujours la bonne demande, au bon moment.
Automatisez les relances et rappels
Weproc envoie automatiquement les relances en cas d’inactivité. Plus besoin de solliciter manuellement les décideurs : les validations avancent toutes seules.
Appliquez des exceptions et règles avancées
Ajoutez des approbateurs obligatoires, activez des chemins alternatifs selon la nature de l’achat, ou imposez une validation hiérarchique pour des demandes sensibles. Votre workflow s’adapte à toutes les situations.
Bénéficiez d’une traçabilité parfaite
Chaque validation, commentaire ou refus est enregistré. Vous disposez d’un historique clair, utile pour l’audit interne et le contrôle des engagements.
Analyse des données fournisseurs
Harmonisez votre activité grâce à notre solution complète et intuitive. Automatisez les tâches à faible valeur ajoutée et contrôlez vos actions en temps réel.
Analysez vos circuits et améliorez votre performance interne
Weproc met en lumière tout ce qui se passe dans vos approbations. En un coup d’œil, vous identifiez les points de blocage, les délais moyens et les équipes les plus sollicitées.
Des indicateurs clés pour comprendre vos processus
- Délais moyens d’approbation
- Temps d’attente par service
- Taux de refus ou modifications
- Processus les plus fortement sollicités
- Charge par approbateur
- Identifications des goulets d’étranglement
Grâce à ces données, vous améliorez continuellement votre organisation et réduisez les délais de traitement.
Construisez vos circuits en quelques clics
Configurez vos workflows selon vos méthodes de travail
Weproc propose un configurateur simple et visuel pour créer vos circuits de validation. Que votre organisation soit centralisée ou multi-établissements, vous pouvez définir des règles précises en toute autonomie.
Déclencheurs disponibles
Montant de la demande
Type d’achat (bien, service, prestation, stock…)
Projet ou centre de coûts
Service émetteur
Fournisseur (statut, criticité, nouveauté)
Type de document (demande, commande, contrat, facture)
Établissement concerné
Dépassement budgétaire
Renouvellement automatique ou tacite
Votre organisation reste cohérente même lorsqu’elle grandit.
Découvrez toutes nos fonctionnalités
Sécurité et conformité
Sécurisez vos engagements et garantissez la conformité interne
Les workflows structurés réduisent drastiquement les risques : engagements non validés, dépassements budgétaires, règles internes contournées…
Weproc garantit que chaque achat est approuvé selon les bonnes règles et que rien n’est laissé au hasard.
Une conformité renforcée
Traçabilité certifiée
Historique complet des actions
Règles internes toujours respectées
Sécurisation des engagements financiers
Meilleure transparence pour les auditeurs
Cas d'usage concrets
Validation d’une demande d’achat :
Définissez précisément les approbateurs selon le montant, le service émetteur, le type de produit ou l’enjeu stratégique. La bonne personne reçoit la demande instantanément.
Validation budgétaire :
Configurez des circuits spécifiques dès qu’un seuil est atteint. Le responsable budgétaire est automatiquement sollicité en cas de dépassement ou de ligne sensible.
Validation multi-établissements :
Les approbateurs changent en fonction du site concerné : pratique pour les groupes multisites ou les organisations décentralisées.
Validation de contrats ou renouvellements :
Standardisez et sécurisez les pages obligatoires : responsable métier, direction juridique, direction achats. chaque étapee est garantie avant engagement.
Les fonctionnalités complémentaires
FAQ – Fonctionnalité pour automatiser votre processus
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Un circuit de validation est un processus structuré et organisé qui permet de contrôler et d’approuver les demandes d’achats au sein d’une entreprise. Ce mécanisme favorise une meilleure gestion des fournisseurs, des contrats et des catalogues de produits ou services.
Le système de workflow est essentiel dans la gestion des achats car il permet d’assurer la conformité aux politiques internes, d’éviter les dépenses inutiles et d’optimiser les budgets alloués. De plus, un circuit de validation bien défini facilite la communication entre les différentes parties prenantes et assure un suivi efficace de vos dossiers, projets et affaires internes.
Pour mettre en place un circuit de validation adapté à son entreprise, il est important de suivre plusieurs étapes.
Tout d’abord, identifiez les acteurs clés impliqués dans le processus d’achat et définissez leurs responsabilités respectives. Ensuite, établissez des règles claires de validation en fonction des familles d’achats et des seuils budgétaires. Pensez également à prendre en compte les spécificités de votre entreprise, notamment si vous gérez plusieurs établissements. Intégrez ces règles dans un workflow qui permettra d’automatiser et de fluidifier le processus de validation !
Un circuit de validation automatisé présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Il permet de gagner du temps en réduisant les délais de traitement des demandes d’achats et en facilitant la communication entre les différents acteurs.
- Il assure une meilleure traçabilité des dossiers et des affaires, favorisant ainsi le suivi analytique des dépenses.
- L’automatisation du circuit de validation limite les erreurs humaines et les risques de non-conformité, tout en offrant une vision globale des budgets et des contrats avec les fournisseurs.
La gestion des exceptions dans un circuit de validation consiste à identifier et traiter les cas particuliers qui ne suivent pas le processus standard de validation.
Pour gérer efficacement ces exceptions, il est essentiel de mettre en place des procédures claires et adaptées, de former les services de l’entreprise et d’assurer une communication fluide entre les différents intervenants. Un système de suivi analytique des exceptions permettra également d’identifier les éventuels dysfonctionnements et d’ajuster le processus de validation en conséquence.
Pour assurer la continuité du circuit de validation en cas d’absence ou d’indisponibilité d’un acteur clé, il est important de prévoir des solutions de remplacement ou de délégation. Vous pouvez désigner des suppléants qui prendront en charge les responsabilités de validation en cas d’absence du validateur principal.
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