Gestion des contrats
Suivez, centralisez et partagez les informations de vos contrats facilement
- Digitalisez vos contrats
- Suivez le cycle de vie d'un contrat
- Suivez le seuil de consommation d'un contrat
- Conformité, historique et indicateurs à jour
Les défis actuels de la gestion des contrats
Les entreprises font face à des problématiques récurrentes lorsqu’il s’agit de suivre leurs contrats : documents dispersés, manque de visibilité, échéances oubliées et reconductions tacites… Ces difficultés représentent un risque financier et organisationnel.
Manque de visibilité et renouvellements tacites
Entre les PDF, les dossiers partagés et les mails, il est difficile d’obtenir une vision claire de ses contrats.
Résultat : renégociations manquées, engagements non maîtrisés, dépenses imprévues.
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Documents dispersé et renouvellements tacites
Sans outil dédié, les documents sont stockés à plusieurs endroits : Drive, messagerie, serveurs, voire dossiers physiques.
Impossible d’assurer conformité, historisation et traçabilité.
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Suivi complexe du cycle de vie
Suivre les dates de début/fin, les montants, les clauses, les seuils de consommation ou les validations nécessite un outil adapté.
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Pourquoi utiliser un outil dédié ?
Un module complet pour centraliser, automatiser et piloter le cycle de vie contractuel
Un logiciel comme Weproc remplace les fichiers dispersés et les suivis manuels par une base unique, structurée, fiable et connectée à vos flux achats. Grâce à une interface intuitive, vous bénéficiez :
- d’une vision 360° de tous vos contrats
- de documents centralisés et jours à jour
- d’alertes automatiques sur les échéances
- du suivi de consommation en temps réel
- d’un cycle de vie maîtrisé : création –> validation –> application –> renouvellement
La différence Weproc réside dans son approche modulaire : chaque brique s’intègre naturellement à vos autres fonctionnalités (Demandes d’achats, Appels d’offres, Gestion des fournisseurs, Commandes, Réception, Facturation électronique) pour créer un parcours Source-to-Pay cohérent et évolutif. Moins de tâches manuelles, plus de maîtrise, et une gestion plus solide et durable.
La gestion contractuelle devient un levier stratégique, non plus une tâche administrative.
Notre solution pour garder un oeil sur votre gestion
Gérez vos contrats sereinement
Pilote quotidien, conformité continue, décisions éclairées : Weproc vous donne une visibilité totale sur vos engagements contractuels.
Vous suivez en temps réel :
- Les dépenses engagées
- Les échéances et renouvellements
- Les niveaux de consommation
- Les clauses et conditions
- Les contrats par fournisseur, famille ou service
Grâce à la centralisation et à l’automatisation des relances, vous gagnez en maîtrise, fiabilité et réactivité.
Cycle de vie des contrats
Anticipez vos engagements, évitez les reconductions tacites et maîtrisez vos validations.
Vous pouvez :
- Visualiser l’ensemble du cycle de vie
- Être alerté avant chaque reconduction
- Charger vos pièces contractuelles en 1 clic
- Automatiser les validations internes
→ Vous reprenez le contrôle de vos contrats.
Améliorez la visibilité de vos contrats en cours et anticipez les échéances pour diminuer vos risques fournisseurs.
Anticipez vos engagements contractuels. Visualisez vos échéances et soyez avertis par des relances pour ne plus subir de reconduction tacite.
de coûts liés aux reconductions non anticipées
de visibilité sur les engagements contractuels
de traçabilité sur le cycle de vie
Centralisation des contrats
Accédez à l’ensemble de vos contrats depuis un espace unique :
coordonnées, clauses, dates, indices, montants, documents, avenants…
Chaque fiche contrat est reliée à vos flux achats, ce qui garantit :
une mise à jour automatique
des données fiabilisées
un historique complet
une traçabilité totale
Weproc devient votre “contrathèque digitale”.
Visualisez l’ensemble du cycle de vie de vos contrats grâce à une interface intuitive et ergonomique aux fonctionnalités multiples.
Classez et enregistrez vos contrats sur une seule et même interface. Soyez alertez des reconductions tacites et maîtrisez les risques.
Digitalisation des contrats
Créez, gérez et stockez vos contrats dans un espace sécurisé conforme RGPD.
Fonctionnalités clés :
- Formulaire de création simplifié
- Génération automatisée de documents
- Historique des versions
- Notifications aux signataires
- Traçabilité complète
- Liens avec commandes, réceptions et factures
Créez un contrat fournisseur à partir d’un formulaire simplifié et rendez exploitable votre document pour les différentes parties.
Digitalisez les conditions de vos contrats, rappelez-les dans vos échanges et instaurez une relation de confiance avec vos fournisseurs.
En intégrant votre base de données contrats, vous profitez d'une vision globale sur vos projets et entreprises
Les fonctionnalités complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : Demandes d’achats, Consultation, Commandes & Réception, Factures & Paiements, Budgets, Familles d’achats, Stocks… Créez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme, sans complexité.
Les bonnes pratiques pour une gestion contractuelle performante
Nos conseils clés pour centraliser vos données, gagner en efficacité et renforcer la collaboration avec vos contractants.
En regroupant tous vos documents contractuels au même endroit — contrats, avenants, pièces jointes, historiques et versions — vous éliminez les fichiers éparpillés, les doublons et les pertes d’informations ; vos équipes accèdent en quelques secondes à une version fiable et à jour, ce qui simplifie le suivi et garantit une gestion contractuelle sans zones d’ombre.
Un circuit d’approbation bien défini permet de valider chaque contrat au bon moment, par les bonnes personnes ; chaque étape est historisée, les responsables reçoivent automatiquement les notifications, et rien ne passe entre les mailles du filet — un processus fluide, cohérent et totalement maîtrisé.
Grâce aux alertes programmées sur les dates clés — périodes d’engagement, fin de contrat, reconductions tacites — vos équipes sont averties avant qu’un risque ne survienne ; vous anticipez les renégociations, évitez les renouvellements non souhaités, et préservez votre maîtrise financière et opérationnelle.
En liant vos contrats aux commandes, réceptions et facturations, la plateforme calcule automatiquement les montants engagés et restants ; vos équipes visualisent, en un coup d’œil, la consommation réelle, détectent les dépassements potentiels et sécurisent l’utilisation de chaque contrat.
En intégrant des contrôles sur les pièces contractuelles — mentions obligatoires, dates, signatures, clauses sensibles — vous vous assurez que chaque document respecte vos exigences internes et réglementaires ; vos équipes travaillent avec des données fiables, toujours conformes, et réduisent les risques juridiques.
FAQ – Fonctionnalité pour gérer vos contrats
La rédaction d’un contrat fournisseur doit être rigoureuse pour garantir une collaboration réussie et éviter de futurs problèmes juridiques.
Plusieurs éléments clés sont à prendre en compte, tels que les termes et conditions générales, les engagements de chaque partie, les délais de livraison, la tarification, les modalités de paiement, les clauses de résiliation et les responsabilités légales. N’oubliez pas d’inclure les spécificités de votre entreprise, notamment dans le cadre d’une gestion multi-établissements, ainsi que des dispositions concernant les catalogues de produits ou services attendus et les familles d’achats concernés.
Pour suivre et gérer efficacement les contrats fournisseurs, il est essentiel de centraliser les informations et d’adopter un système de gestion des contrats adapté tel que Weproc.
Un workflow automatisé permet de faciliter le suivi des dossiers et des affaires, en garantissant la traçabilité des actions et en optimisant la communication entre les différentes parties prenantes.
Pensez également à mettre en place des indicateurs de performance analytiques pour évaluer la qualité des services fournis, la conformité aux engagements contractuels et l’impact sur les budgets alloués.
Les renégociations et les modifications de contrats fournisseurs peuvent être nécessaires pour adapter les termes du contrat à l’évolution des besoins de l’entreprise ou pour améliorer les conditions commerciales.
Pour gérer ces situations, il est important de mener une analyse détaillée des performances du fournisseur, d’identifier les axes d’amélioration et de préparer des arguments solides pour la renégociation.
N’hésitez pas à vous appuyer sur des données analytiques pour justifier vos demandes. Une communication ouverte et transparente avec le fournisseur facilitera les discussions et favorisera l’atteinte d’un accord satisfaisant pour les deux parties.
Pour assurer la conformité des contrats fournisseurs avec les réglementations et les politiques internes de l’entreprise, il est crucial de mettre en place des procédures de vérification et de contrôle rigoureuses. Un circuit de validation adapté permettra de valider les contrats en fonction des exigences légales, des normes de qualité, des engagements environnementaux et des politiques internes de l’entreprise.
Il est également recommandé de réaliser des audits réguliers pour vérifier la conformité des contrats en cours et de former les acteurs impliqués dans la gestion des contrats aux réglementations et aux politiques de l’entreprise.
Anticiper et gérer les risques liés aux contrats fournisseurs nécessite une approche proactive et une étroite collaboration avec les fournisseurs.
Il est important d’identifier les risques potentiels, tels que les fluctuations des prix liés aux coûts de production, afin de prévoir de la marge sur les budgets des différents services.
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