Gestión de contratos
Siga, centralice y comparta la información de sus contratos de forma sencilla
- Digitalice sus contratos
- Siga el ciclo de vida de un contrato
- Controle el umbral de consumo de un contrato
- Cumplimiento, historial e indicadores actualizados
Los desafíos actuales de la gestión de contratos
Las empresas se enfrentan a desafíos recurrentes en la gestión de sus contratos: documentos dispersos, falta de visibilidad, vencimientos olvidados y renovaciones tácitas… Estas dificultades suponen un riesgo financiero y organizativo.
Falta de visibilidad y renovaciones tácitas
Entre archivos PDF, carpetas compartidas y correos electrónicos, es difícil obtener una visión clara de los contratos.
El resultado: renegociaciones fallidas, compromisos fuera de control y gastos imprevistos.
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Documentos dispersos y renovaciones tácitas
Sin una herramienta dedicada, los documentos se almacenan en múltiples lugares: Drive, correo electrónico, servidores e incluso archivos físicos.
Es imposible garantizar el cumplimiento, el historial y la trazabilidad.
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Seguimiento complejo del ciclo de vida
Realizar el seguimiento de las fechas de inicio y fin, los importes, las cláusulas, los umbrales de consumo o las aprobaciones requiere una herramienta adaptada.
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¿Por qué utilizar una herramienta dedicada?
Un módulo completo para centralizar, automatizar y gestionar el ciclo de vida de los contratos
Un software como Weproc sustituye los archivos dispersos y el seguimiento manual por una base de datos única, estructurada, fiable y conectada a sus flujos de compra. Gracias a una interfaz intuitiva, usted obtiene:
- una visión 360° de todos sus contratos
- documentos centralizados y actualizados
- alertas automáticas sobre los vencimientos
- seguimiento del consumo en tiempo real
- un ciclo de vida controlado: creación → aprobación → ejecución → renovación
La diferencia de Weproc reside en su enfoque modular: cada módulo se integra de forma natural con sus otras funcionalidades (Solicitudes de compra, Licitaciones, Gestión de proveedores, Órdenes de compra, Recepción, Facturación electrónica) para crear un proceso Source-to-Pay coherente y escalable. Menos tareas manuales, más control y una gestión más sólida y sostenible.
La gestión de contratos se convierte en una palanca estratégica, no en una simple tarea administrativa.
Nuestra solución para mantener el control de su gestión
Gestione sus contratos con total tranquilidad
Control diario, cumplimiento continuo, decisiones informadas: Weproc le ofrece una visibilidad total de sus compromisos contractuales.
Usted puede seguir en tiempo real:
- Los gastos comprometidos
- Los vencimientos y renovaciones
- Los niveles de consumo
- Las cláusulas y condiciones
- Los contratos por proveedor, categoría o departamento
Gracias a la centralización y a la automatización de las alertas, usted gana en control, fiabilidad y capacidad de respuesta.
Ciclo de vida de los contratos
Anticipe sus compromisos, evite las renovaciones tácitas y controle sus aprobaciones.
Usted puede:
- Visualizar todo el ciclo de vida
- Recibir alertas antes de cada renovación
- Cargar sus documentos contractuales en 1 clic
- Automatizar las aprobaciones internas
→ Recupere el control de sus contratos.
Mejore la visibilidad de sus contratos en curso y anticipe los vencimientos para reducir los riesgos con sus proveedores.
Anticipe sus compromisos contractuales. Visualice sus vencimientos y reciba alertas para no volver a sufrir una renovación tácita.
de coûts liés aux reconductions non anticipées
de visibilité sur les engagements contractuels
de traçabilité sur le cycle de vie
Centralización de contratos
Acceda a todos sus contratos desde un espacio único:
datos de contacto, cláusulas, fechas, índices, importes, documentos, anexos…
Cada ficha de contrato está conectada a sus flujos de compra, lo que garantiza:
una actualización automática
datos fiables
un historial completo
una trazabilidad total
Weproc se convierte en su “contrateca digital”.
Visualice todo el ciclo de vida de sus contratos gracias a una interfaz intuitiva y ergonómica con múltiples funcionalidades.
Clasifique y registre sus contratos en una única interfaz. Reciba alertas sobre renovaciones tácitas y controle los riesgos.
Digitalización de contratos
Créez, gérez et stockez vos contrats dans un espace sécurisé conforme RGPD.
Fonctionnalités clés :
- Formulaire de création simplifié
- Génération automatisée de documents
- Historique des versions
- Notifications aux signataires
- Traçabilité complète
- Liens avec commandes, réceptions et factures
Créez un contrat fournisseur à partir d’un formulaire simplifié et rendez exploitable votre document pour les différentes parties.
Digitalisez les conditions de vos contrats, rappelez-les dans vos échanges et instaurez une relation de confiance avec vos fournisseurs.
Al integrar su base de datos de contratos, obtiene una visión global de sus proyectos y empresas
Las funcionalidades complementarias
Weproc se despliega por módulos para cubrir todas las etapas: Solicitudes de compra, Consultas, Órdenes de compra y Recepción, Facturas y Pagos, Presupuestos, Categorías de compra, Stocks… Cree su proceso Source-to-Pay a su ritmo, sin complejidad.
Las buenas prácticas para una gestión de contratos eficiente
Nuestros consejos clave para centralizar sus datos, ganar eficiencia y reforzar la colaboración con sus contratistas.
Al agrupar todos sus documentos contractuales en un mismo lugar (contratos, anexos, archivos adjuntos, historiales y versiones), elimina los archivos dispersos, los duplicados y la pérdida de información. Sus equipos acceden en segundos a una versión fiable y actualizada, lo que simplifica el seguimiento y garantiza una gestión de contratos sin zonas grises.
Un flujo de aprobación bien definido permite aprobar cada contrato en el momento adecuado y por las personas correctas. Cada paso queda registrado, los responsables reciben notificaciones automáticas y nada se escapa: un proceso fluido, coherente y totalmente controlado.
Gracias a las alertas programadas sobre las fechas clave (periodos de vigencia, fin de contrato, renovaciones tácitas), sus equipos reciben un aviso antes de que surja un riesgo. Usted anticipa las renegociaciones, evita renovaciones no deseadas y mantiene el control financiero y operativo.
Al vincular sus contratos con las órdenes de compra, recepciones y facturas, la plataforma calcula automáticamente los importes comprometidos y restantes. Sus equipos visualizan de un vistazo el consumo real, detectan posibles desviaciones y aseguran el uso de cada contrato.
Al integrar controles en los documentos contractuales (menciones obligatorias, fechas, firmas, cláusulas sensibles), usted se asegura de que cada documento cumpla con sus requisitos internos y normativos. Sus equipos trabajan con datos fiables, siempre conformes, y reducen los riesgos legales.
Preguntas frecuentes – Funcionalidad para gestionar sus contratos
La redacción de un contrato de proveedor debe ser rigurosa para garantizar una colaboración exitosa y evitar futuros problemas legales.
Hay que tener en cuenta varios elementos clave, como los términos y condiciones generales, los compromisos de cada parte, los plazos de entrega, los precios, las condiciones de pago, las cláusulas de rescisión y las responsabilidades legales. No olvide incluir las especificidades de su empresa, especialmente en el contexto de una gestión multi-establecimiento, así como las disposiciones relativas a los catálogos de productos o servicios esperados y las categorías de compra correspondientes.
Para seguir y gestionar eficazmente los contratos con proveedores, es esencial centralizar la información y adoptar un sistema de gestión de contratos adaptado como Weproc.
Un flujo de trabajo automatizado facilita el seguimiento de los expedientes y los proyectos, garantizando la trazabilidad de las acciones y optimizando la comunicación entre las distintas partes interesadas.
Considere también la implementación de indicadores de rendimiento analíticos para evaluar la calidad de los servicios prestados, el cumplimiento de los compromisos contractuales y el impacto en los presupuestos asignados.
Las renegociaciones y modificaciones de los contratos con proveedores pueden ser necesarias para adaptar los términos del contrato a la evolución de las necesidades de la empresa o para mejorar las condiciones comerciales.
Para gestionar estas situaciones, es importante realizar un análisis detallado del rendimiento del proveedor, identificar las áreas de mejora y preparar argumentos sólidos para la renegociación.
No dude en apoyarse en datos analíticos para justificar sus solicitudes. Una comunicación abierta y transparente con el proveedor facilitará las conversaciones y favorecerá la consecución de un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
Para garantizar la conformidad de los contratos de proveedores con las normativas y políticas internas de la empresa, es crucial establecer procedimientos de verificación y control rigurosos. Un flujo de aprobación adaptado permitirá validar los contratos según los requisitos legales, las normas de calidad, los compromisos medioambientales y las políticas internas de la empresa.
También se recomienda realizar auditorías periódicas para verificar la conformidad de los contratos en vigor y formar a los actores implicados en la gestión de contratos sobre las normativas y políticas de la empresa.
Anticipar y gestionar los riesgos relacionados con los contratos de proveedores requiere un enfoque proactivo y una estrecha colaboración con los proveedores.
Es importante identificar los riesgos potenciales, como las fluctuaciones de los precios vinculadas a los costes de producción, para prever un margen en los presupuestos de los diferentes departamentos.
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