Gestion des affaires
Crées, suivez et gérez facilement vos affaires et projets en cours
- Suivez les consommations en temps réel
- Gardez un oeil sur les dépenses et achats d'un projet
- Gérez vos marges avec une précision inégalée
Les défis actuels de la gestion budgétaire
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Manque de visibilité sur les coûts en cours
Manque de visibilité sur les coûts en cours
Difficulté à suivre la consommation réelle
Difficulté à suivre la consommation réelle
Absence d’analyse consolidée sur plusieurs projets
Absence d’analyse consolidée sur plusieurs projets
Prenez en main la gestion de vos affaires grâce à la solution Weproc
Le cœur de la fonctionnalité "Affaires"
Centralisez toutes les informations liées à un projet
Chaque affaire regroupe :
- consommations,
- engagements et pré-engagés,
- marges,
- dates clés,
- entités impliquées,
- achats associés,
- fournisseurs intervenants.
Plus besoin de recouper plusieurs sources : tout est regroupé.
Suivez vos consommations en temps réel
Chaque commande, chaque validation et chaque facture met automatiquement à jour la consommation de votre projet. Les dérives sont repérées immédiatement.
Analysez la marge projet par projet
Weproc calcule automatiquement :
- coût prévu,
- coût réalisé,
- engagements restant à facturer,
- marge obtenue,
- marge disponible,
- variation projetée.
Les décisions deviennent instantanées.
Comparez vos projets pour identifier les leviers d’optimisation
Grâce à une vue consolidée, vous pouvez comparer les performances de vos projets, détecter les plus rentables et comprendre les raisons des écarts.
Pilotez le prévisionnel facilement
Weproc vous aide à anticiper les besoins futurs grâce à :
- la projection des consommations à venir,
- l’analyse des postes les plus impactés,
- la simulation des marges selon différents scénarios.
Une affaire bien gérée : comment elle fonctionne ?
1. Créez votre projet ou affaire : définition client, dates, budget, objectifs.
2. Affectez les équipes et les responsabilités.
3. Associez le budget et les postes de dépense.
4. Les demandes et commandes alimentent automatiquement les consommations et marges.
5. Les alertes préviennent les dérives.
6. Vous suivez l’état d’avancement, les coûts réels et la performance globale.
Des cas d’usages concrets de l’outil budget ?
L’outil Affaires répond à des besoins variés sur le terrain : dans industrie, il permet de suivre précisément les coûts par chantier, matériel, opérations, main-d’œuvre ou approvisionnements. Dans le BTP, il offre une vision complète des dépenses par lot, sous-traitant ou phase de construction. Pour les ESN, bureaux d’études ou cabinets de conseil, il facilite le pilotage des missions, des dépenses associées et des marges par client ou projet. Enfin, pour les groupes multi-sites, il permet de comparer les performances entre établissements, de consolider les données et de piloter l’activité de façon centralisée.
Calcul des marges & pilotage financier
Weproc calcule les marges automatiquement
À chaque mouvement d’achat, les indicateurs de marge se mettent à jour. Vos chefs de projets disposent d’une vision claire du niveau de rentabilité, sans aucun retraitement manuel.
Anticipez vos dérives financières
Les écarts entre prévu et réalisé sont visibles immédiatement. Les équipes ajustent leur stratégie sans attendre la fin de mois.
Suivi de consommation automatisé
Chaque commande ou validation met à jour la consommation du projet, poste par poste.
Vous éliminez :
- les retraitements manuels,
- les fichiers Excel des chefs de projets,
- les erreurs humaines,
- les écarts injustifiés.
Workflows de validation dédiés aux projets
Configurez des validations spécifiques :
- par type d’achat,
- par montant,
- par poste de dépense,
- selon le seuil de marge restante.
Les décisions deviennent rapides, fiables et adaptées au contexte du projet.
Sécurité, conformité et gouvernance
Traçabilité complète
Tous les engagements, validations, modifications sont horodatés et associés aux personnes concernées.
Anti-sur-engagement
Impossible de dépasser les enveloppes sans approbation.
Respect des procédures internes
Chaque affaire utilise les règles que vous définissez : gouvernance, seuils, circuits.
17 % de marges supplémentaires lorsqu'une entreprise suit efficacement ses projets
FAQ – La gestion d'affaires
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Pour gérer efficacement les affaires liées aux achats dans une entreprise, il est important d’adopter une approche structurée.
Avec Weproc, il devient facile de centraliser les informations relatives aux contrats fournisseurs, aux catalogues de produits et services et aux budgets.
La mise en place de circuits de validation pour organiser les processus d’achat et de validation permettra d’améliorer la communication entre les différents acteurs et d’assurer un suivi rigoureux de vos affaires.
Pour mesurer la performance des affaires et des projets d’achat, il est essentiel de définir des indicateurs clés de performance (KPI) adaptés aux objectifs de l’entreprise. Ces indicateurs peuvent inclure des éléments tels que les économies réalisées, les délais de livraison, la qualité des produits et services, ou encore la relation avec les fournisseurs.
Un suivi régulier et analytique de ces KPI permettra d’identifier les points d’amélioration et d’optimiser la gestion des affaires liées aux différentes familles d’achats.
Dans les entreprises multi-établissements, la gestion des affaires d’achat peut être facilitée par la mise en place d’un logiciel d’achat comme Weproc.
Avec ses fonctionnalités, Weproc permet de coordonner les processus d’achat entre les différents établissements, d’harmoniser les contrats avec les fournisseurs, et de partager les catalogues de produits et services.
Il est également important de suivre les dépenses et les performances de vos différents services afin d’identifier les opportunités d’amélioration et d’économies.
Pour minimiser les risques dans vos affaires, il est recommandé d’adopter une démarche proactive et de suivre de près les tendances du marché, les évolutions technologiques et les nouvelles réglementations en vigueur.
Il est également important de diversifier son portefeuille de fournisseurs, de mettre en place des budgets adaptés aux réels besoins de l’entreprise, et de suivre régulièrement la performance de vos acheteurs.
Enfin, un circuit de validation intégré à vos différents dossiers permet de limiter les erreurs et les retards dans le cycle d’approvisionnement.
Une bonne gestion des affaires offre de nombreux avantages pour une entreprise, parmi lesquels :
- Réduction des coûts : en négociant les prix et en sélectionnant les fournisseurs offrant les meilleures conditions, une entreprise peut réaliser des économies significatives.
- Amélioration de la qualité des produits et services : en travaillant avec des fournisseurs fiables et performants, l’entreprise s’assure de la qualité des biens et services achetés.
- Optimisation des processus : une gestion efficace des achats permet de simplifier et d’accélérer les processus d’approvisionnement, réduisant ainsi les délais et les coûts administratifs.
- Renforcement des relations avec les fournisseurs : en entretenant des relations de confiance et de partenariat avec ses fournisseurs, une entreprise peut bénéficier d’un meilleur service et de conditions d’achat avantageuses.
- Meilleure gestion des risques : en suivant les performances des fournisseurs et en diversifiant ses sources d’approvisionnement, une entreprise peut réduire les risques liés aux ruptures de stock, aux problèmes de qualité ou aux fluctuations des prix.
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