Catalogues achats
Accédez à vos produits, services et prestations centralisés dans un lieu unique.
- Un catalogue pour vos articles
- Un catalogue pour vos produits
- Un catalogue pour vos services
- Une mise à disposition complète pour vos collaborateurs
Les défis actuels des catalogues achats
Sans outil dédié, la gestion des références et des prestations devient vite ingérable.
Voici les obstacles que rencontrent la plupart des entreprises :
1) Des informations dispersées et jamais à jour
Entre les tableaux, les fichiers internes et les pièces jointes, les équipes peinent à trouver les bonnes références. Les doublons se multiplient et les données deviennent obsolètes. Résultat : des commandes incohérentes et un manque de visibilité global.
2) Une maîtrise insuffisante des prix et des fournisseur
Tarifs incorrects, conditions dépassées, écarts non détectés… Sans catalogue dynamique, les prix négociés ne sont pas respectés et les dépenses dérivent sans contrôle.
3) Trop de dépendance aux équipes achats
Chaque demande nécessite une validation, une vérification ou un renseignement. Les équipes achats perdent un temps considérable à répondre aux sollicitations internes, ralentissant l’ensemble du processus.
4) Aucune visibilité sur les prestations récurrentes
Sans référentiel unique, chaque service commande différemment. Cela entraîne des variations de prix, des fournisseurs multiples et un manque total de cohérence.
5) Une standardisation quasi impossible
Maintenance, services généraux, abonnements : sans un catalogue structuré, il est difficile de suivre les prestations réellement consommées, leurs montants et leurs fréquences.
C’est pour répondre à ces défis que Weproc a conçu une solution complète, incluant la gestion d’un catalogue.
Comment Weproc résout ces problèmes ?
Le catalogue intelligent Weproc : un référentiel achats unique et fiable
Weproc centralise vos articles, produits et prestations dans un espace structuré, simple à maintenir et accessible à tous vos collaborateurs. Chaque référence contient les éléments essentiels : prix négociés, dernière commande, fournisseur associé, familles d’achats, conditions particulières et historique complet.
Grâce à une mise à jour en temps réel et des droits d’accès maîtrisés, vos équipes commandent en toute autonomie, sans erreur et dans le respect total de vos procédures internes.
Familles & sous-familles d’achats
Hiérarchisez votre catalogue avec vos familles achats. Les commandes deviennent plus simples, plus rapides et vos analyses plus pertinentes.
Gestion des prix & historique
Chaque référence affiche son prix actuel, ses évolutions, la dernière commande et les conditions appliquées. Vous garantissez une traçabilité parfaite.
Le cœur du Catalogue : les fonctionnalités clés
Catalogue Produits
Structurez l’ensemble des articles physiques achetés par votre organisation : matériel informatique, consommables, fournitures, équipements, pièces détachées…
Chaque fiche produit est normalisée, enrichie et reliée à un prix négocié, assurant une commande cohérente et conforme.
Catalogue de Prestations
Organisez vos services récurrents : nettoyage, maintenance, services généraux, prestations IT, interventions techniques.
Décrivez précisément les modalités, fréquences et conditions pour faciliter le suivi et l’automatisation des validations.
Catalogue Fournisseurs Connecté
Vos fournisseurs peuvent mettre à jour leurs prix, références, prestations et conditions directement depuis leur espace dédié.
Vos catalogues restent ainsi cohérents, fiables et automatiquement synchronisés.
Analyse et suivi de consommation
Grâce aux données consolidées de vos catalogues, vous accédez à des indicateurs stratégiques : récurrence des consommations, prix moyens, fournisseurs les plus sollicités, familles les plus coûteuses.
Vous identifiez vos leviers d’optimisation, renégociez avec des données solides et pilotez vos budgets en temps réel.
Cas d'usages concrets
Une réponse adaptée à toutes les organisations.
Tous vos établissements accèdent aux mêmes produits, aux mêmes conditions, aux mêmes fournisseurs. Vous harmonisez vos achats et réduisez les écarts.
Réseaux retail ou franchises
Les points de vente conservent leur autonomie tout en commandant conformément aux accords négociés par la centrale.
Standardisez vos pratiques, réduisez les achats hors contrat et uniformisez votre base articles sur l’ensemble de l’organisation.
Achats indirects
IT, services généraux, abonnements, prestations ponctuelles : vous maîtrisez enfin les dépenses dispersées et difficiles à suivre.
Comment fonctionnent les catalogues ?
1. Intégrez vos références
Importez vos produits, prestations et services. Weproc les classe automatiquement.
2. Connectez vos fournisseurs
Ils mettent à jour leurs prix et prestations directement dans votre catalogue.
3. Diffusez les catalogues à vos collaborateurs
Ils commandent uniquement les références validées, réduisant erreurs et écarts.
Weproc est la seule solution capable de regrouper l'ensemble des informations essentielles de votre processus d'achats.
Avant Weproc
Références multiples et incohérentes
Prix obsolètes et non maîtrisés
Commandes longues et incertaines
Dépendance constante aux équipes achats
Aucune vue consolidée sur les prestations
Avec Weproc
Catalogue structuré et harmonisé
Références uniques, prix à jour
Processus simple et fluide
Commandes conformes et rapides
Visibilité claire sur les achats récurrents
Les bénéfices pour votre entreprise :
✔ Un gain de temps considérable : Plus besoin de demander les prix, les disponibilités ou le fournisseur associé : tout est visible, à jour, en un clic.
✔ Une standardisation totale des achats : Vous éliminez les références sauvages, les fournisseurs non validés et les achats hors processus.
✔ Un meilleur pilotage budgétaire : Grâce à des données structurées, vous analysez vos dépenses avec précision et anticipez vos besoins.
✔ Une relation fournisseurs sécurisée : Les informations sont centralisées, les conditions sont respectées, les données sont alignées.
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : Demandes d’achats, Consultation, Contrats, Factures & Paiements, Budgets, Familles d’achats, Stocks… Créez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme, sans complexité.
FAQ – Fonctionnalité pour gérer vos catalogues
Pour structurer efficacement un catalogue de produits, il est important de classer les articles en différentes familles, en fonction de leur nature, de leur usage ou de leur secteur d’activité.
Cette organisation permet de faciliter la recherche, la comparaison et la sélection des produits, ainsi que la gestion des contrats fournisseurs. Il est également essentiel de maintenir les informations à jour, notamment les tarifs, les descriptifs et les conditions de livraison, afin d’optimiser la gestion des achats et des budgets.
Un catalogue de produits centralisé offre plusieurs avantages, notamment pour les entreprises multi-établissements.
Il permet de garantir la cohérence et l’homogénéité des informations entre les différents sites, de faciliter la communication et la coordination entre les équipes d’achat, et d’optimiser ainsi la gestion des fournisseurs. De plus, un catalogue centralisé permet d’analyser et de suivre plus facilement les performances d’achat, grâce à la répartition analytique et ses données consolidées.
Pour intégrer les services associés aux produits dans un catalogue d’achats, il est important de créer des catégories dédiées pour les distinguer des articles matériels. Ces catégories peuvent regrouper les services par type (maintenance, formation, support, etc.) ou par domaine d’expertise (informatique, logistique, marketing, etc.).
Les services doivent être clairement définis, avec des descriptifs détaillés et des conditions spécifiques (durée, tarifs, modalités de mise en œuvre), afin de faciliter la gestion des achats et des contrats fournisseurs.
Pour maintenir à jour un catalogue de produits, il est essentiel de mettre en place un workflow adapté, incluant la validation et la mise à jour des informations par les responsables d’achat et les fournisseurs. Il est également important de réaliser des audits réguliers pour vérifier la cohérence des données, l’évolution des tarifs et la disponibilité des produits. L’utilisation d’outils analytiques permet d’identifier les opportunités d’amélioration, telles que la rationalisation des gammes de produits, la négociation de nouveaux contrats ou la mise en place de synergies entre les établissements.
Pour sélectionner les fournisseurs à intégrer dans un catalogue de produits, plusieurs critères sont à prendre en compte, tels que la qualité et la fiabilité des produits, les tarifs proposés, les délais de livraison, les conditions de paiement, les certifications et les normes respectées.
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