Catálogos de compras
Acceda a sus productos, servicios y prestaciones centralizados en un único lugar.
- Un catálogo para sus artículos
- Un catálogo para sus productos
- Un catálogo para sus servicios
- Una herramienta completa a disposición de sus equipos
Los desafíos actuales de los catálogos de compras
Sin una herramienta dedicada, la gestión de referencias y servicios se vuelve inmanejable.
Estos son los obstáculos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas:
1) Información dispersa y nunca actualizada
Entre hojas de cálculo, archivos internos y adjuntos, los equipos tienen dificultades para encontrar las referencias correctas. Los duplicados se multiplican y los datos quedan obsoletos. El resultado: pedidos incoherentes y una falta de visibilidad global.
2) Un control insuficiente de los precios y los proveedores
Tarifas incorrectas, condiciones obsoletas, desviaciones no detectadas… Sin un catálogo dinámico, los precios negociados no se respetan y los gastos se desvían sin control.
3) Excesiva dependencia de los equipos de compras
Cada solicitud requiere una aprobación, una verificación o información adicional. Los equipos de compras pierden un tiempo considerable respondiendo a las peticiones internas, lo que ralentiza todo el proceso.
4) Ninguna visibilidad sobre los servicios recurrentes
Sin un repositorio único, cada departamento realiza los pedidos de forma diferente. Esto provoca variaciones de precios, múltiples proveedores y una falta total de coherencia.
5) Una estandarización casi imposible
Mantenimiento, servicios generales, suscripciones: sin un catálogo estructurado, es difícil hacer un seguimiento de los servicios realmente consumidos, sus importes y sus frecuencias.
Para responder a estos desafíos, Weproc ha diseñado una solución completa que incluye la gestión de catálogos.
¿Cómo resuelve Weproc estos problemas?
El catálogo inteligente de Weproc: un repositorio de compras único y fiable
Weproc centraliza sus artículos, productos y servicios en un espacio estructurado, fácil de mantener y accesible para todos sus equipos. Cada referencia contiene los elementos esenciales: precios negociados, último pedido, proveedor asociado, categorías de compra, condiciones particulares e historial completo.
Gracias a la actualización en tiempo real y a la gestión de permisos de acceso, sus equipos realizan pedidos con total autonomía, sin errores y respetando plenamente sus procedimientos internos.
Categorías y subcategorías de compra
Jerarquice su catálogo con sus categorías de compra. Los pedidos se vuelven más simples, más rápidos y sus análisis más pertinentes.
Gestión de precios e historial
Cada referencia muestra su precio actual, su evolución, el último pedido y las condiciones aplicadas. Usted garantiza una trazabilidad perfecta.
El núcleo del Catálogo: funcionalidades clave
Catálogo de Productos
Estructure todos los artículos físicos que compra su organización: material informático, consumibles, suministros, equipos, piezas de repuesto…
Cada ficha de producto está normalizada, enriquecida y vinculada a un precio negociado, garantizando un pedido coherente y conforme.
Catálogo de Servicios
Organice sus servicios recurrentes: limpieza, mantenimiento, servicios generales, servicios de TI, intervenciones técnicas.
Describa con precisión las modalidades, frecuencias y condiciones para facilitar el seguimiento y la automatización de las aprobaciones.
Catálogo de Proveedores Conectado
Sus proveedores pueden actualizar sus precios, referencias, servicios y condiciones directamente desde su portal dedicado.
De este modo, sus catálogos se mantienen coherentes, fiables y sincronizados automáticamente.
Análisis y seguimiento del consumo
Gracias a los datos consolidados de sus catálogos, usted accede a indicadores estratégicos: recurrencia del consumo, precios medios, proveedores más solicitados, categorías más costosas.
Usted identifica sus palancas de optimización, renegocia con datos sólidos y controla sus presupuestos en tiempo real.
Casos de uso concretos
Una respuesta adaptada a todas las organizaciones.
Todas sus sedes acceden a los mismos productos, en las mismas condiciones y a los mismos proveedores. Usted armoniza sus compras y reduce las desviaciones.
Redes de retail o franquicias
Los puntos de venta conservan su autonomía mientras realizan pedidos de acuerdo con las condiciones negociadas por la central.
Estandarice sus prácticas, reduzca las compras fuera de contrato y unifique su base de artículos en toda la organización.
Compras indirectas
TI, servicios generales, suscripciones, servicios puntuales: usted por fin controla los gastos dispersos y difíciles de seguir.
¿Cómo funcionan los catálogos?
1. Integre sus referencias
Importe sus productos, servicios y prestaciones. Weproc los clasifica automáticamente.
2. Conecte a sus proveedores
Ellos actualizan sus precios y servicios directamente en su catálogo.
3. Distribuya los catálogos a sus equipos
Ellos realizan pedidos únicamente de las referencias validadas, reduciendo errores y desviaciones.
Weproc es la única solución capaz de agrupar toda la información esencial de su proceso de compras.
Antes de Weproc
Referencias múltiples e incoherentes
Precios obsoletos y sin control
Pedidos largos e inciertos
Dependencia constante de los equipos de compras
Ninguna vista consolidada de los servicios
Con Weproc
Catálogo estructurado y armonizado
Referencias únicas, precios actualizados
Proceso simple y fluido
Pedidos conformes y rápidos
Visibilidad clara de las compras recurrentes
Los beneficios para su empresa:
✔ Ahorro de tiempo considerable: Ya no es necesario preguntar por precios, disponibilidad o el proveedor asociado: todo está visible, actualizado y a un solo clic.
✔ Estandarización total de las compras: Elimine las referencias no controladas, los proveedores no validados y las compras fuera del proceso establecido.
✔ Mejor control presupuestario: Gracias a los datos estructurados, usted analiza sus gastos con precisión y anticipa sus necesidades.
✔ Relación segura con los proveedores: La información está centralizada, las condiciones se respetan y los datos están alineados.
Los módulos complementarios
Weproc se despliega por módulos para cubrir todas las etapas: Solicitudes de compra, Consultas, Contratos, Facturas y Pagos, Presupuestos, Categorías de compra, Stocks… Cree su proceso Source-to-Pay a su ritmo, sin complejidad.
Preguntas frecuentes – Funcionalidad para gestionar sus catálogos
Para estructurar eficazmente un catálogo de productos, es importante clasificar los artículos en diferentes categorías, según su naturaleza, su uso o su sector de actividad.
Esta organización facilita la búsqueda, la comparación y la selección de productos, así como la gestión de los contratos con proveedores. También es esencial mantener la información actualizada, especialmente las tarifas, las descripciones y las condiciones de entrega, para optimizar la gestión de las compras y los presupuestos.
Un catálogo de productos centralizado ofrece varias ventajas, especialmente para las empresas con múltiples sedes.
Permite garantizar la coherencia y la homogeneidad de la información entre las diferentes ubicaciones, facilitar la comunicación y la coordinación entre los equipos de compra y optimizar así la gestión de proveedores. Además, un catálogo centralizado permite analizar y seguir más fácilmente el rendimiento de las compras, gracias a la imputación analítica y sus datos consolidados.
Para integrar los servicios asociados a los productos en un catálogo de compras, es importante crear categorías dedicadas para distinguirlos de los artículos físicos. Estas categorías pueden agrupar los servicios por tipo (mantenimiento, formación, soporte, etc.) o por área de especialización (informática, logística, marketing, etc.).
Los servicios deben estar claramente definidos, con descripciones detalladas y condiciones específicas (duración, tarifas, modalidades de implementación), para facilitar la gestión de las compras y de los contratos con proveedores.
Para mantener actualizado un catálogo de productos, es esencial implementar un flujo de trabajo adecuado, que incluya la aprobación y la actualización de la información por parte de los responsables de compras y los proveedores. También es importante realizar auditorías periódicas para verificar la coherencia de los datos, la evolución de las tarifas y la disponibilidad de los productos. El uso de herramientas analíticas permite identificar oportunidades de mejora, como la racionalización de las gamas de productos, la negociación de nuevos contratos o la implementación de sinergias entre las sedes.
Para seleccionar a los proveedores que se integrarán en un catálogo de productos, se deben tener en cuenta varios criterios, como la calidad y la fiabilidad de los productos, las tarifas ofrecidas, los plazos de entrega, las condiciones de pago, las certificaciones y las normativas cumplidas.
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