Gestion des factures électroniques fournisseurs (réception & conformité)
- Conforme 2026–2027 : réception obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026 ; émission progressive jusqu’en 2027.
- Standards : Factur‑X, UBL, CII (EN 16931).
- Connexion PA/PPF & Annuaire ; suivi des statuts du cycle de vie.
- Workflow de validation configurable, rapprochement PO‑invoice, PDP (Plan de Dépenses Prévisionnel), multisite/multisociété, facturation électronique nativement intégrée.
Exemple concret — PME multi‑sites (BTP) : vos fournisseurs envoient des e‑factures (Factur‑X/UBL) ; Weproc les reçoit via votre PA, déclenche le rapprochement 3‑way (commande, réception, facture) et route la validation vers le chef de chantier puis le DAF. En cas d’écart, une tâche d’exception s’ouvre automatiquement avec le fournisseur. Résultat : zéro ressaisie, zéro facture égarée, paiement dans les temps.
Pourquoi commencer par la réception des e‑factures (obligation 2026) ?
La première marche vers la conformité est la capacité à recevoir des factures électroniques. À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront accepter les e‑factures via le PPF ou une PA (ex‑PDP). L’émission est imposée par paliers : grandes entreprises & ETI en 2026, PME/TPE en 2027.
Au‑delà de l’obligation, la réception structurée réduit les erreurs, accélère les délais et prépare le pré‑remplissage TVA (transmission des statuts).
Exemple concret — ETI industrielle : vous recevez 2 000 factures/mois. Le passage à la réception structurée (Factur‑X) divise par deux les saisies manuelles et fiabilise la TVA sur encaissements grâce aux statuts « paiement transmis/encaissée ».
Traiter, valider et rapprocher sans friction
Comment Weproc sécurise la réception des factures électroniques
Weproc PA Connect = votre Plateforme Agréée (PA)
Weproc PA Connect est la PA (ex‑PDP) agréée par l’État qui achemine, réceptionne et transmet vos e‑factures et leurs données réglementaires. Son immatriculation officielle “sous réserve” figure sur la liste DGFiP (étape 1 de l’agrément ; l’achèvement des tests d’interopérabilité avec le PPF clôture l’agrément définitif). Cela vous garantit un cadre légal, des contrôles de conformité et des échanges au standard national.
Ce que fait une PA — et que fait Weproc PA Connect pour vous :
- Acheminement & réception des e‑factures entre émetteurs et récepteurs via les circuits réglementaires.
- Contrôles de conformité (formats structurés, mentions, règles) avant mise à disposition.
- Transmission des données fiscales (e‑invoicing & e‑reporting) au Portail Public de Facturation (PPF).
- Publication & mise à jour des statuts du cycle de vie (obligatoires/recommandés/libres).
De la réception à l’intégration comptable : un flux de bout en bout
Dès qu’un fournisseur émet une e‑facture vers votre SIREN, l’Annuaire de la facturation électronique vérifie vos coordonnées et oriente la facture vers Weproc PA Connect (votre PA).
Résultat : plus d’erreurs d’acheminement, une mise à disposition immédiate à la bonne société/établissement.
Weproc PA Connect applique les contrôles du socle français (profil EN 16931), vérifie la présence des mentions obligatoires et accepte les formats normalisés :
Factur‑X (PDF/A‑3 + XML CII, format franco‑allemand conforme EN 16931)
UBL et CII (syntaxes structurées européennes)
Ces formats assurent l’interopérabilité et l’automatisation des données achats/comptables.
Chaque facture suit un cycle de vie normé. Weproc PA Connect émet et synchronise les statuts (obligatoires, recommandés, libres), par ex. :
- déposée,
- mise à disposition,
- rejetée (technique),
- refusée (métiers),
- paiement transmis,
- encaissée
afin d’offrir une traçabilité partagée et d’alimenter la TVA pré‑remplie.
En cas d’anomalie (format, mentions, incohérences), la facture est bloquée avec un statut explicite. Les équipes sont notifiées, le fournisseur est renseigné sur la cause, et le flux reprend dès correction — zéro facture “perdue”.
Une fois mise à disposition dans Weproc, vous déclenchez le workflow de validation configurable (seuils, délégations, parallélisation) et le rapprochement 2‑/3‑way (PO‑GR‑Invoice).
L’objectif : valider vite, réduire les écarts, sécuriser l’export comptable.
Les factures sont ventilées au bon périmètre juridique et budgétaire. Le Plan de Dépenses Prévisionnel (PDP Weproc) contrôle les engagements et bloque si nécessaire la validation au‑delà de l’enveloppe. Pilotage consolidé au niveau groupe, exports adaptés à l’ERP.
Pourquoi la réception via une PA est la bonne première étape
- Cadre légal garanti : rôle et responsabilités d’une PA sont définis par l’administration ; Weproc PA Connect exécute ces missions et transmet les données au PPF.
- Terminologie & calendrier à jour : PA (ex‑PDP) + Solutions Compatibles ; obligations à partir de septembre 2026 (réception pour toutes les entreprises), déploiement progressif.
- Transmission des données fiscales (e‑invoicing & e‑reporting) au Portail Public de Facturation (PPF).
- Traçabilité fiscale : statuts partagés et fiabilisés, base du pré‑remplissage TVA.
La liste DGFiP précise que l’immatriculation sous réserve est la première étape ; la validation technique (interopérabilité PPF/PA) achève l’agrément définitif — jalon programmé par l’administration.
Septembre 2026
Septembre 2027
Émission + e‑reporting : PME, TPE et micro‑entreprises
Au 1er septembre 2027, l’obligation d’émettre des e‑factures s’étend à l’ensemble des PME, TPE et micro‑entreprises. La réception étant déjà en place depuis 2026, l’enjeu devient l’émission structurée et la transmission des données (e‑reporting lorsque nécessaire) sans rupture opérationnelle. Avec Weproc PA Connect (PA), vous centralisez vos factures sortantes, vous adressez correctement vos clients via l’annuaire national et vous suivez des statuts partagés pour réduire les litiges et sécuriser votre trésorerie. L’intégration native à Weproc (commandes, budgets, rapprochements) vous permet d’industrialiser le cycle Purchase‑to‑Pay tout en restant 100 % conforme.
Les avantages de
la facturation électronique
avec 
Adopter la facturation électronique avec Weproc, c’est bien plus qu’une mise en conformité : c’est un véritable levier de performance pour vos équipes achats, finances et comptabilité.
Grâce à Weproc PA Connect, votre Plateforme Agréée (PA), vous centralisez la réception et le traitement des e-factures tout en garantissant la conformité légale exigée à partir de septembre 2026.
- Moins d’erreurs et d’oublis : les factures sont acheminées automatiquement vers le bon service, sans risque de perte ni doublon.
- Réduction du temps de traitement : un gain de productivité estimé entre 40 % et 60 %, grâce à la suppression des saisies et des relances manuelles.
- Rapprochement et validation automatiques : les factures sont comparées aux bons de commande et réceptions, garantissant une validation plus rapide et une meilleure maîtrise des écarts.
- Visibilité en temps réel sur vos engagements : mises à jour vos budgets au fil des validations et alerte en cas de dépassement.
- Conformité et traçabilité garanties : chaque facture suit un cycle de vie normé (déposée, mise à disposition, approuvée, paiement transmis, encaissée), offrant une transparence totale du processus.
En choisissant Weproc, vous simplifiez votre quotidien et sécurisez l’ensemble de votre chaîne Purchase-to-Pay : moins d’erreurs, moins de frictions, plus de contrôle.
La facturation électronique devient un véritable levier d’efficacité pour vos équipes administratives et financières.
Découvrez toutes nos fonctionnalités
FAQ – Facturation électronique
Vous préparez la mise en conformité de votre entreprise avec la réforme de la facturation électronique ?
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes sur la réception, l’émission et le traitement des factures électroniques fournisseurs.
Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de la réforme française ?
Une facture électronique n’est pas un simple PDF. C’est un document structuré contenant des données lisibles par les systèmes d’information (ex. : Factur-X, UBL, CII), conforme à la norme EN 16931.
Elle doit être émise, transmise et reçue via une Plateforme Agréée (PA) ou le Portail Public de Facturation (PPF).
Ce format structuré garantit l’automatisation des traitements, la fiabilité des données et la traçabilité du cycle de vie de la facture
Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?
La réforme s’applique progressivement à partir du 1er septembre 2026 :
Toutes les entreprises devront recevoir les e-factures à cette date.
Les grandes entreprises et ETI devront également émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données (e-reporting).
Les PME et TPE suivront au 1er septembre 2027 pour l’émission.
Ce calendrier est défini par la DGFiP et vise à digitaliser l’ensemble du flux de facturation B2B en France.
Quelle différence entre le PPF et une Plateforme Agréée (PA) ?
Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme de l’État.
Les Plateformes Agréées (PA), comme Weproc PA Connect, sont des acteurs privés habilités à émettre, recevoir et transmettre les e-factures en conformité avec le PPF.
Elles offrent des fonctionnalités étendues : contrôle de conformité, suivi des statuts, rapprochements, workflows de validation et intégration comptable, tout en assurant la conformité légale et la sécurité des échanges.
Quels sont les principaux formats de facture électronique acceptés ?
La réforme repose sur trois formats normalisés :
Factur-X : format franco-allemand hybride (PDF + XML CII).
UBL : format XML européen utilisé dans de nombreux ERP.
CII : syntaxe structurée conforme au modèle sémantique EN 16931.
Ces formats permettent la lecture automatique par les logiciels de gestion et garantissent l’interopérabilité entre les entreprises, les ERP et les plateformes agréées.
Comment Weproc assure-t-il la conformité de vos factures électroniques ?
Weproc PA Connect est une Plateforme Agréée (PA) qui gère l’ensemble du processus : réception, émission, contrôle de conformité, suivi des statuts de cycle de vie et transmission des données à l’administration.
Chaque facture suit un parcours tracé : déposée, mise à disposition, approuvée, paiement transmis, encaissée.
Grâce au workflow de validation configurable et au rapprochement automatique, vos équipes réduisent les erreurs et les délais de traitement, tout en restant 100 % conformes.
Quels bénéfices concrets apporte la facture électronique avec Weproc ?
Moins d’erreurs : les données sont importées automatiquement, sans ressaisie.
Gain de temps : validation et rapprochement automatisés.
Traçabilité totale : suivi des statuts et archivage probant.
Visibilité budgétaire : mise à jour automatique du Plan de Dépenses Prévisionnel (PDP).
Interopérabilité garantie : connexion à tous les ERP et multi-sociétés.
La facturation électronique avec Weproc devient un levier d’efficacité opérationnelle et de pilotage financier en temps réel.