Le portail fournisseur simple, rapide et sans compte
Offrez à vos fournisseurs un espace d’échange fluide pour déposer documents, répondre aux consultations ou transmettre leurs factures, le tout via un lien sécurisé, sans création de compte.
- Zéro friction côté fournisseur
- Conformité documentaire maîtrisée
- Echanges centralisés et traçables
Pourquoi un portail fournisseur est devenu indispensable ?
Une collaboration fournisseurs de plus en plus complexe à gérer
Les entreprises échangent aujourd’hui avec leurs fournisseurs une grande quantité d’informations : devis, contrats, documents légaux, consultations, réponses techniques, factures…
Sans portail dédié, ces échanges transitent par des e-mails, des pièces jointes ou des dépôts de fichiers dispersés, rendant la gestion difficile, lente et peu fiable.
La digitalisation des échanges fournisseurs est devenue indispensable pour garantir fluidité, conformité et traçabilité.
Des exigences accrues en matière de conformité et de transparence
Les obligations documentaires se multiplient :
KBIS, attestations URSSAF, assurances, certifications qualité ou RSE,
contrats cadres et avenants,
justificatifs ou pièces techniques.
Sans portail dédié, il devient difficile de :
récupérer ces documents à temps,
vérifier leur validité,
gérer les expirations,
garantir une conformité continue.
Un portail structuré permet d’automatiser ces actions et de sécuriser l’ensemble du cycle fournisseur.
Un besoin croissant d’efficacité dans les consultations et demandes d’informations
Appels d’offres, consultations, demandes de prix ou dossiers techniques exigent un échange fluide et standardisé.
Sans outil centralisé, les fournisseurs doivent jongler entre e-mails et fichiers dispersés, ce qui :
diminue le taux de réponse,
augmente les risques d’erreurs,
ralentit les équipes achats.
Un portail fournisseur améliore fortement la collaboration et accélère les cycles de consultation.
Des factures fournisseurs encore trop souvent difficiles à collecter
Les fournisseurs transmettent souvent leurs factures via plusieurs canaux : e-mail, dépôt cloud, ou même papier.
Résultat :
factures perdues,
doublons,
retards de traitement,
absence de traçabilité.
Le portail fournisseur devient un point d’entrée unique et contrôlé pour une collecte plus fluide.
Un levier stratégique pour renforcer la relation et la performance fournisseurs
Un portail dédié améliore la qualité de la relation en :
simplifiant les échanges,
clarifiant les attentes,
standardisant les processus,
réduisant les délais,
améliorant la réactivité.
Un portail fournisseur n’est plus un confort : c’est une brique essentielle pour fluidifier, sécuriser et professionnaliser la relation fournisseurs.
Une relation fournisseurs difficile à piloter lorsque tout passe par e-mail ou fichiers dispersés
Une relation fournisseurs difficile à piloter lorsque tout passe par e-mail ou fichiers dispersés
Sans portail fournisseur, les échanges deviennent rapidement complexes et chronophages.
Les documents se perdent, les consultations manquent de structure et les factures sont difficiles à collecter.
Résultat : un manque de visibilité, des risques de non-conformité et une relation fournisseurs affaiblie.
Ce que Weproc apporte : un portail fournisseur simple, sécurisé et sans création de compte
Un portail fournisseur pensé pour éliminer les frictions et maximiser la réactivité
Weproc a fait un choix technique fort : ne pas imposer aux fournisseurs la création d’un compte.
Au lieu d’ajouter une contrainte supplémentaire, chaque action attendue du fournisseur génère automatiquement un lien sécurisé et unique, qui lui donne accès uniquement à ce qu’il doit réaliser.
Cette approche rend le portail fournisseur extrêmement simple, rapide à utiliser et totalement adapté à la réalité du terrain — où chaque fournisseur a ses propres habitudes et niveaux de digitalisation.
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Un lien sécurisé pour chaque action, sans compte à créer
Lorsque vous sollicitez un fournisseur, Weproc génère un lien :
unique,
sécurisé,
valide pour l’action demandée (consultation, document, facture…),
accessible depuis n’importe quel device (mobile inclus),
sans identifiant ni mot de passe.
Bénéfices :
aucune friction côté fournisseur,
0 mot de passe perdu,
pas d’onboarding complexe,
taux de réponse beaucoup plus élevé.
2
Dépôt simple des documents légaux (KBIS, assurances, contrats…)
os fournisseurs peuvent déposer en quelques secondes :
KBIS,
attestations URSSAF,
assurances décennales / RC Pro,
certifications qualité ou RSE,
contrats cadres ou pièces complémentaires.
Les documents arrivent automatiquement dans Weproc, classés dans le dossier du fournisseur.
Bénéfices :
conformité maîtrisée,
documents centralisés,
relances automatisées en cas d’expiration.
3
Répondre à une consultation ou un appel d’offres en un clic
Pour une consultation ou une demande de prix (RFQ), le fournisseur accède à :
la liste des documents à compléter,
les fichiers à joindre,
les instructions et critères,
l’espace où déposer sa réponse.
Tout cela via un lien unique.
Bénéfices :
participation facilitée,
meilleure qualité des réponses,
gain de temps pour l’acheteur.
4
Traçabilité et historique centralisé des échanges
Chaque dépôt, réponse ou mise à jour est :
horodaté,
associé au bon fournisseur,
intégré automatiquement dans son dossier,
disponible pour audit ou reporting.
Bénéfices :
meilleure visibilité,
conformité renforcée,
relation fournisseur plus professionnelle.
Un portail fournisseur pensé pour la vraie vie
Contrairement aux solutions SRM traditionnelles qui imposent un compte fournisseur complet, Weproc privilégie la simplicité et l’efficacité :
accessible par lien unique
aucun mot de passe
plus facile pour les artisans, TPE, PME, sous-traitants
adopte la logique “inviter → accomplir → déposer”
parfaitement adapté aux fournisseurs peu digitalisés
support interne considérablement réduit
🎯 Objectif : une collaboration fournisseurs fluide, rapide et sans friction, compatible avec tous les types de fournisseurs.
Comment fonctionne le lien fournisseur Weproc ? (fonctionnement unique)
Un concept simple : un lien = une action = aucune friction
Pour les documents, consultations et mises à jour, Weproc utilise un lien sécurisé qui permet au fournisseur d’exécuter une action sans créer de compte.
Pour les factures fournisseurs, Weproc va encore plus loin avec un système d’adresse email dédiée qui automatise complètement la collecte.
Cette double approche rend la collaboration fournisseurs ultra fluide et accessible à tous.
Vous sélectionnez l’action souhaitée pour le fournisseur (documents, informations, consultation…)
Depuis votre espace Weproc, vous choisissez l’action :
déposer un document légal,
répondre à une consultation,
transmettre un justificatif,
compléter une information.
Weproc génère ensuite un lien sécurisé, unique et ciblé.
Le fournisseur reçoit un lien sécurisé, sans identifiant ni mot de passe
Chaque lien est :
unique et non réutilisable,
limité à l’action demandée,
accessible sur mobile,
sécurisé et chiffré.
Le fournisseur n’a aucun compte à créer : il réalise simplement l’action demandée en quelques secondes.
Le fournisseur dépose ses documents ou réponses via une interface simple et guidée
Depuis le lien, il peut :
transmettre son KBIS, assurance, certificat, contrat…,
répondre à un appel d’offres,
uploader des pièces techniques,
compléter des informations.
Le tout via une interface épurée, pensée pour éliminer toute friction.
Le dépôt est automatiquement intégré dans Weproc et archivé
Dès que le fournisseur transmet un fichier ou une réponse :
celui-ci est classé automatiquement dans le dossier du fournisseur,
l’historique est mis à jour,
la conformité est suivie,
toutes les actions sont horodatées.
Aucun rechargement manuel, aucune perte de document.
Chaque compte Weproc dispose d’une adresse email dédiée pour recevoir les factures
Vous pouvez transmettre cette adresse email à vos fournisseurs.
Ils envoient alors leurs factures directement :
📧 fournisseur@votre-espace.weproc.com (exemple)
Weproc récupère automatiquement :
la facture en pièce jointe,
le corps de l’email,
les éventuels fichiers additionnels.
Weproc extrait automatiquement les factures et lance l’analyse (OCR + matching)
Dès la réception :
l’OCR extrait les données essentielles (fournisseur, montants, TVA, références…),
Weproc suggère automatiquement le fournisseur associé,
un matching intelligent propose un rapprochement BC / BR / Facture s’il existe,
la facture est prête pour validation et pré-comptabilité.
Si une facture arrive dans votre boîte mail personnelle ou professionnelle, il suffit de la transférer à l’adresse dédiée Weproc.
Un fonctionnement conçu pour maximiser la réactivité, la traçabilité et l’efficacité
Vos fournisseurs répondent plus vite.
Vous récupérez tous les documents nécessaires.
Les consultations deviennent fluides.
Les factures sont captées automatiquement.
Les échanges sont centralisés et traçables.
Toutes les données entrent dans Weproc sans friction.
🎯 Objectif : offrir la collaboration fournisseur la plus simple du marché — sans compte, sans friction, sans perte de temps.
Conçue, développée et hébergée en France, notre solution vous garantit la maîtrise totale et sécurisée de vos données achats.
Nos experts basés en interne vous répondent en direct de 8 h à 20 h pour un accompagnement immédiat et personnalisé, chaque jour.
Weproc se branche à l’ensemble de vos outils métiers existants pour fluidifier vos processus sans aucune rupture.
FAQ – Portail fournisseur
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Un portail fournisseur permet de centraliser tous les échanges et documents liés à vos fournisseurs : contrats, KBIS, assurances, réponses aux consultations, factures, justificatifs…
Sans portail, ces informations circulent par e-mail, appels, pièces jointes et dossiers partagés, ce qui entraîne :
des pertes de documents,
des doublons,
des retards de traitement,
un manque de visibilité et de traçabilité.
Avec un portail structuré, vous standardisez les échanges, sécurisez la collecte des informations et améliorez la qualité de votre relation fournisseurs tout en réduisant la charge administrative.
Non, et c’est un point clé.
Weproc a fait le choix de ne pas imposer la création d’un compte fournisseur.
À la place, l’outil génère des liens sécurisés, uniques et contextualisés pour chaque action attendue : dépôt de documents, réponse à une consultation, mise à jour d’informations, etc.
Le fournisseur clique sur un lien, accède à une interface simple, réalise l’action demandée… et c’est tout.
Aucun identifiant, aucun mot de passe, aucun onboarding complexe.
Cela réduit fortement les frictions, augmente le taux de réponse et rend le portail réellement utilisable par tous les profils de fournisseurs (TPE, PME, artisans, grands comptes…).
Pour les factures, Weproc utilise un fonctionnement spécifique, encore plus simple :
chaque compte Weproc dispose d’une adresse email dédiée pour la réception des factures fournisseurs ;
vous transmettez cette adresse à vos fournisseurs, qui peuvent y envoyer directement leurs factures (souvent en pièce jointe) ;
vous pouvez également transférer un email contenant une facture reçue dans votre propre boîte à cette adresse dédiée.
Weproc va ensuite :
extraire automatiquement les pièces jointes,
analyser la facture via OCR,
suggérer un rapprochement avec le bon fournisseur,
préparer la facture pour le traitement (rapprochement, validation, pré-compta).
Résultat : plus aucune facture perdue, moins de ressaisie, un flux centralisé et traçable.
Le portail fournisseur Weproc permet de collecter tous les documents nécessaires à la gestion et à la conformité de vos fournisseurs, notamment :
KBIS et attestations d’immatriculation,
attestations d’assurance, URSSAF, certificats sociaux,
contrats cadres et avenants,
documents techniques, fiches produits, certifications qualité ou RSE,
réponses et pièces pour consultations / appels d’offres.
Ces documents sont ensuite centralisés dans le dossier fournisseur, horodatés et intégrés au suivi de conformité, avec possibilité d’alertes sur les dates d’expiration.
Le portail permet :
de standardiser la collecte des documents légaux,
d’éviter les oublis en automatisant les demandes et relances,
de garder tous les éléments rattachés au bon fournisseur,
de suivre facilement les documents expirés ou manquants,
de conserver un historique complet des dépôts, réponses et mises à jour.
Ainsi, vous disposez d’un dossier fournisseur à jour, prêt en cas d’audit ou de contrôle, avec une traçabilité claire de qui a transmis quoi, quand et dans quel contexte.
Pour vos équipes achats, finance et opérationnels :
moins de temps perdu à chercher des documents,
moins de relances manuelles,
une vision claire de l’état des dossiers fournisseurs,
des factures mieux collectées et plus rapides à traiter,
une meilleure qualité de données pour la pré-comptabilité et le pilotage.
Pour vos fournisseurs :
aucune création de compte,
un accès simple et guidé aux demandes,
un canal clair pour déposer documents et factures,
des échanges mieux structurés et plus professionnels.
En résumé, le portail fournisseur Weproc fluidifie la collaboration, renforce la confiance et réduit les frictions de part et d’autre.
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