El portal de proveedores sencillo, rápido y sin crear una cuenta
Offrez à vos fournisseurs un espace d’échange fluide pour déposer documents, répondre aux consultations ou transmettre leurs factures, le tout via un lien sécurisé, sans création de compte.
- Cero fricción para sus proveedores
- Control total del cumplimiento documental
- Intercambios centralizados y trazables
¿Por qué se ha vuelto indispensable un portal de proveedores?
Una colaboración con proveedores cada vez más compleja de gestionar
Hoy en día, las empresas intercambian una gran cantidad de información con sus proveedores: presupuestos, contratos, documentos legales, consultas, respuestas técnicas, facturas…
Sin un portal dedicado, estos intercambios se realizan a través de correos electrónicos, archivos adjuntos o repositorios de archivos dispersos, lo que hace que la gestión sea difícil, lenta y poco fiable.
La digitalización de los intercambios con proveedores se ha vuelto indispensable para garantizar la fluidez, el cumplimiento y la trazabilidad.
Mayores exigencias de cumplimiento y transparencia
Las obligaciones documentales se multiplican:
certificados de empresa, certificados de la Seguridad Social, seguros, certificaciones de calidad o RSC,
contratos marco y anexos,
justificantes o documentos técnicos.
Sin un portal dedicado, resulta difícil:
recopilar estos documentos a tiempo,
verificar su validez,
gestionar los vencimientos,
garantizar un cumplimiento continuo.
Un portal estructurado permite automatizar estas acciones y proteger todo el ciclo de relación con el proveedor.
Una creciente necesidad de eficiencia en las consultas y solicitudes de información
Las licitaciones, consultas, solicitudes de precios o dosieres técnicos exigen un intercambio fluido y estandarizado.
Sin una herramienta centralizada, los proveedores deben hacer malabares entre correos electrónicos y archivos dispersos, lo que:
disminuye la tasa de respuesta,
aumenta el riesgo de errores,
ralentiza a los equipos de compras.
Un portal de proveedores mejora significativamente la colaboración y acelera los ciclos de consulta.
Facturas de proveedores que a menudo siguen siendo difíciles de recopilar
Los proveedores suelen enviar sus facturas a través de múltiples canales: correo electrónico, almacenamiento en la nube o incluso en papel.
El resultado:
facturas perdidas,
duplicados,
retrasos en el procesamiento,
falta de trazabilidad.
El portal de proveedores se convierte en un punto de entrada único y controlado para una recopilación más fluida.
Una palanca estratégica para fortalecer la relación y el rendimiento de los proveedores
Un portal dedicado mejora la calidad de la relación al:
simplificar los intercambios,
clarificar las expectativas,
estandarizar los procesos,
reducir los plazos,
mejorar la capacidad de respuesta.
Un portal de proveedores ya no es un lujo: es un componente esencial para agilizar, proteger y profesionalizar la relación con los proveedores.
Una relación con proveedores difícil de gestionar cuando todo se gestiona por email o archivos dispersos
Una relación con proveedores difícil de gestionar cuando todo se tramita por email o archivos dispersos
Sin un portal de proveedores, los intercambios se vuelven rápidamente complejos y consumen mucho tiempo.
Los documentos se pierden, las consultas carecen de estructura y las facturas son difíciles de recopilar.
El resultado: falta de visibilidad, riesgos de incumplimiento y una relación con los proveedores debilitada.
Lo que Weproc le ofrece: un portal de proveedores sencillo, seguro y sin necesidad de crear una cuenta
Un portal de proveedores diseñado para eliminar la fricción y maximizar la capacidad de respuesta
Weproc ha tomado una decisión técnica clave: no exigir a los proveedores la creación de una cuenta.
En lugar de añadir una restricción adicional, cada acción requerida del proveedor genera automáticamente un enlace seguro y único, que le da acceso únicamente a la tarea que debe realizar.
Este enfoque hace que el portal de proveedores sea extremadamente sencillo, rápido de usar y totalmente adaptado a la realidad del mercado, donde cada proveedor tiene sus propios hábitos y niveles de digitalización.
1
Un enlace seguro para cada acción, sin necesidad de crear una cuenta
Cuando usted solicita algo a un proveedor, Weproc genera un enlace:
único,
seguro,
válido para la acción solicitada (consulta, documento, factura…),
accesible desde cualquier dispositivo (móvil incluido),
sin nombre de usuario ni contraseña.
Beneficios:
cero fricción para el proveedor,
0 contraseñas perdidas,
sin un complejo proceso de alta,
tasa de respuesta mucho más alta.
2
Entrega sencilla de documentos legales (certificados de empresa, seguros, contratos…)
Sus proveedores pueden entregar en pocos segundos:
certificados de empresa,
certificados de la Seguridad Social,
seguros decenales / de responsabilidad civil profesional,
certificaciones de calidad o RSC,
contratos marco o documentos adicionales.
Los documentos llegan automáticamente a Weproc y se clasifican en el expediente del proveedor.
Beneficios:
control del cumplimiento,
documentos centralizados,
recordatorios automáticos en caso de vencimiento.
3
Responder a una consulta o licitación con un solo clic
Para una consulta o una solicitud de cotización (RFQ), el proveedor accede a:
la lista de documentos a cumplimentar,
los archivos a adjuntar,
las instrucciones y criterios,
el espacio donde entregar su respuesta.
Todo ello a través de un enlace único.
Beneficios:
participación simplificada,
mejor calidad en las respuestas,
ahorro de tiempo para el comprador.
4
Trazabilidad e historial centralizado de los intercambios
Cada entrega, respuesta o actualización queda:
registrada con fecha y hora,
asociada al proveedor correcto,
integrada automáticamente en su expediente,
disponible para auditorías o informes.
Beneficios:
mayor visibilidad,
cumplimiento reforzado,
relación con proveedores más profesional.
Un portal de proveedores diseñado para el mundo real
A diferencia de las soluciones SRM tradicionales que imponen una cuenta de proveedor completa, Weproc prioriza la sencillez y la eficiencia:
accesible mediante un enlace único
sin contraseñas
más fácil para autónomos, microempresas, pymes y subcontratistas
adopta la lógica “invitar → completar → entregar”
perfectamente adaptado a proveedores poco digitalizados
soporte interno considerablemente reducido
🎯 Objetivo: una colaboración con proveedores fluida, rápida y sin fricción, compatible con todo tipo de proveedores.
¿Cómo funciona el enlace de proveedor de Weproc? (un funcionamiento único)
Un concepto sencillo: un enlace = una acción = cero fricción
Para los documentos, consultas y actualizaciones, Weproc utiliza un enlace seguro que permite al proveedor ejecutar una acción sin crear una cuenta.
Para las facturas de proveedores, Weproc va un paso más allá con un sistema de dirección de correo electrónico dedicada que automatiza por completo la recopilación.
Este doble enfoque hace que la colaboración con los proveedores sea extremadamente fluida y accesible para todos.
Usted selecciona la acción deseada para el proveedor (documentos, información, consulta…)
Desde su espacio de Weproc, usted elige la acción:
entregar un documento legal,
responder a una consulta,
enviar un justificante,
completar información.
A continuación, Weproc genera un enlace seguro, único y específico.
El proveedor recibe un enlace seguro, sin nombre de usuario ni contraseña
Cada enlace es:
único y no reutilizable,
limitado a la acción solicitada,
accesible desde el móvil,
seguro y cifrado.
El proveedor no tiene que crear ninguna cuenta: simplemente realiza la acción solicitada en pocos segundos.
El proveedor entrega sus documentos o respuestas a través de una interfaz sencilla y guiada
Desde el enlace, puede:
enviar su certificado de empresa, seguro, certificado, contrato…,
responder a una licitación,
subir documentos técnicos,
completar información.
Todo a través de una interfaz limpia, diseñada para eliminar cualquier fricción.
La entrega se integra y archiva automáticamente en Weproc
En cuanto el proveedor envía un archivo o una respuesta:
se clasifica automáticamente en el expediente del proveedor,
el historial se actualiza,
se realiza el seguimiento del cumplimiento,
todas las acciones quedan registradas con fecha y hora.
Sin cargas manuales, sin pérdida de documentos.
Cada cuenta de Weproc dispone de una dirección de correo electrónico dedicada para recibir las facturas
Usted puede facilitar esta dirección de correo electrónico a sus proveedores.
Ellos enviarán entonces sus facturas directamente a:
📧 proveedor@su-espacio.weproc.com (ejemplo)
Weproc recupera automáticamente:
la factura como archivo adjunto,
el cuerpo del correo electrónico,
los posibles archivos adicionales.
Weproc extrae automáticamente las facturas e inicia el análisis (OCR + conciliación)
Tras la recepción:
el OCR extrae los datos esenciales (proveedor, importes, IVA, referencias…),
Weproc sugiere automáticamente el proveedor asociado,
una conciliación inteligente propone una correspondencia entre orden de compra / albarán / factura si existe,
la factura está lista para su aprobación y pre-contabilidad.
Si una factura llega a su bandeja de entrada personal o profesional, basta con reenviarla a la dirección dedicada de Weproc.
Un funcionamiento diseñado para maximizar la capacidad de respuesta, la trazabilidad y la eficiencia
Sus proveedores responden más rápido.
Usted recopila todos los documentos necesarios.
Las consultas se vuelven más fluidas.
Las facturas se capturan automáticamente.
Los intercambios están centralizados y son trazables.
Todos los datos entran en Weproc sin fricción.
🎯 Objetivo: ofrecer la colaboración con proveedores más sencilla del mercado, sin cuentas, sin fricción y sin pérdida de tiempo.
Preguntas frecuentes – Portal de proveedores
Preguntas frecuentes
¿Tiene preguntas? ¡Tenemos las respuestas!
Un portal de proveedores permite centralizar todos los intercambios y documentos relacionados con sus proveedores: contratos, certificados de empresa, seguros, respuestas a consultas, facturas, justificantes…
Sin un portal, esta información circula por correo electrónico, llamadas, archivos adjuntos y carpetas compartidas, lo que provoca:
pérdida de documentos,
duplicados,
retrasos en el procesamiento,
falta de visibilidad y trazabilidad.
Con un portal estructurado, usted estandariza los intercambios, asegura la recopilación de información y mejora la calidad de su relación con los proveedores, al tiempo que reduce la carga administrativa.
No, y este es un punto clave.
Weproc ha tomado la decisión de no imponer la creación de una cuenta de proveedor.
En su lugar, la herramienta genera enlaces seguros, únicos y contextualizados para cada acción requerida: entrega de documentos, respuesta a una consulta, actualización de información, etc.
El proveedor hace clic en un enlace, accede a una interfaz sencilla, realiza la acción solicitada… y eso es todo.
Sin nombres de usuario, sin contraseñas, sin un complejo proceso de alta.
Esto reduce drásticamente la fricción, aumenta la tasa de respuesta y hace que el portal sea realmente útil para todo tipo de proveedores (microempresas, pymes, autónomos, grandes cuentas…).
Para las facturas, Weproc utiliza un método específico, aún más sencillo:
cada cuenta de Weproc dispone de una dirección de correo electrónico dedicada para recibir las facturas de proveedores;
usted facilita esta dirección a sus proveedores, quienes pueden enviar sus facturas directamente allí (a menudo como archivo adjunto);
también puede reenviar un correo electrónico que contenga una factura recibida en su propia bandeja de entrada a esta dirección dedicada.
A continuación, Weproc:
extrae automáticamente los archivos adjuntos,
analiza la factura mediante OCR,
sugiere una correspondencia con el proveedor correcto,
prepara la factura para su procesamiento (conciliación, aprobación, pre-contabilidad).
Resultado: se acabaron las facturas perdidas, menos introducción manual de datos, y un flujo de trabajo centralizado y trazable.
El portal de proveedores de Weproc permite recopilar todos los documentos necesarios para la gestión y el cumplimiento de sus proveedores, entre ellos:
certificados de empresa y de registro,
pólizas de seguro, certificados de la Seguridad Social y otros certificados sociales,
contratos marco y anexos,
documentos técnicos, fichas de producto, certificaciones de calidad o RSC,
respuestas y documentos para consultas / licitaciones.
Estos documentos se centralizan después en el expediente del proveedor, se registran con fecha y hora y se integran en el seguimiento del cumplimiento, con la posibilidad de recibir alertas sobre las fechas de vencimiento.
El portal permite:
estandarizar la recopilación de documentos legales,
evitar olvidos automatizando las solicitudes y los recordatorios,
mantener todos los elementos vinculados al proveedor correcto,
hacer un seguimiento fácil de los documentos vencidos o faltantes,
conservar un historial completo de las entregas, respuestas y actualizaciones.
De este modo, usted dispone de un expediente de proveedor actualizado, listo para cualquier auditoría o inspección, con una trazabilidad clara de quién ha enviado qué, cuándo y en qué contexto.
Para sus equipos de compras, finanzas y operaciones:
menos tiempo perdido buscando documentos,
menos recordatorios manuales,
una visión clara del estado de los expedientes de los proveedores,
facturas mejor recopiladas y más rápidas de procesar,
mejor calidad de los datos para la pre-contabilidad y el seguimiento.
Para sus proveedores:
sin necesidad de crear una cuenta,
acceso sencillo y guiado a las solicitudes,
un canal claro para entregar documentos y facturas,
intercambios mejor estructurados y más profesionales.
En resumen, el portal de proveedores de Weproc agiliza la colaboración, refuerza la confianza y reduce la fricción para ambas partes.
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