Gestion des Réceptions
Validez, contrôlez, sécurisez vos réceptions en toute simplicité.
- Déclarez les quantités reçues et les écarts.
- Bloquez les factures en cas de non-conformité.
- Alimentez vos stocks et sécurisez le rapprochement 3-way.
Pourquoi digitaliser vos réceptions fournisseurs ?
La réception de commande est une étape clé du processus achats : c’est le point de contrôle entre la commande et la facture.
Sans outil digital, les confirmations de livraison sont dispersées (emails, papiers, fichiers Excel), entraînant des litiges, des retards de paiement et une visibilité limitée sur vos stocks.
Avec Weproc, chaque réception est centralisée, reliée au bon de commande et traçable en temps réel, ce qui sécurise toute la chaîne P2P.
Exemple concret : une PME reçoit 1 000 fournitures de bureau, mais 50 sont manquantes. L’écart est signalé dans Weproc, la facture est bloquée automatiquement et le fournisseur relancé. Résultat : zéro règlement indû.
Comment fonctionne la gestion des réceptions avec Weproc ?
Fonctionnalités clés liées aux réceptions
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
Jusqu’à -80 % de litiges factures grâce au contrôle réception.
Découvrez toutes nos fonctionnalités
Les leviers stratégiques de la gestion des commandes en 2025
Pour faire de la gestion des commandes un atout stratégique, quatre leviers sont incontournables :
Travailler en mobilité : vos équipes peuvent créer, suivre et valider une commande depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, sur site ou en déplacement.
Renforcer la collaboration : les informations (statuts, livraisons, échanges) sont partagées en temps réel entre acheteurs, opérationnels et finance.
Garantir la conformité : grâce aux workflows configurables, chaque commande suit vos règles internes et respecte les obligations légales.
S’intégrer à vos outils : l’ERP et la comptabilité récupèrent automatiquement les données validées, sans double saisie.
Avec Weproc, la gestion des commandes ne se limite plus à un simple suivi administratif : elle devient une brique essentielle du pilotage achats et financier, en lien direct avec vos budgets et vos fournisseurs.
FAQ – Logiciel achat pour les réceptions
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées dans le cas de la digitalisation des réceptions.
Qu’est-ce que la gestion des réceptions dans un logiciel achats ?
C’est le processus qui consiste à valider, contrôler et tracer les livraisons de vos commandes fournisseurs. Dans Weproc, chaque réception est reliée à un bon de commande et peut impacter vos stocks et vos factures.
Que se passe-t-il si une livraison est incomplète ou non conforme ?
L’écart est enregistré dans Weproc et la facture correspondante est automatiquement bloquée jusqu’à régularisation. Cela évite les paiements indus et facilite la gestion des litiges.
Peut-on gérer plusieurs réceptions pour une même commande ?
Oui, vous pouvez déclarer autant de réceptions que nécessaire (livraison partielle, reliquats). Chaque mise à jour alimente automatiquement les tableaux de bords et vos reportings.
Puis-je enregistrer mes réceptions depuis une tablette ou un smartphone ?
Oui. L’interface Weproc est 100 % responsive, ce qui permet à vos équipes logistiques ou opérationnelles de saisir une réception directement depuis un entrepôt, un chantier ou un bureau.
Comment la gestion des réceptions améliore-t-elle la relation fournisseur ?
En partageant un suivi transparent des écarts et non-conformités, vous améliorez la communication et encouragez vos fournisseurs à respecter leurs engagements.
La réception est-elle intégrée au rapprochement 3-way ?
Oui, la gestion des réceptions est une étape essentielle du rapprochement 3-way (commande–réception–facture), garantissant des paiements justifiés.
Est-ce que Weproc gère les réceptions multisites ?
Oui, chaque site peut enregistrer ses propres réceptions tout en consolidant les données au niveau groupe. Idéal pour les organisations multisites/multisociétés.
Est-il possible d’évaluer les fournisseurs lors de la réception ?
Oui. Chaque réception peut être accompagnée d’une évaluation fournisseur (qualité des produits, respect des délais, conformité). Ces données enrichissent votre SRM et facilitent l’analyse des performances fournisseurs.
Les procédures achats complémentaires aux réceptions
