Demandes d'achats
Exprimez vos besoins, faites-les valider, suivez vos budgets.
Pourquoi digitaliser vos demandes d’achats ?
Dans beaucoup d’organisations, les demandes passent encore par des mails, fichiers Excel ou formulaires papiers. Résultat : pertes d’informations, validations retardées, achats hors processus.
Avec un logiciel d’e-procurement comme Weproc, la demande d’achat devient une étape structurée, tracée et connectée : vous réduisez les délais, améliorez la conformité et gardez une vision budgétaire en temps réel.
Exemple concret : un chef de chantier saisit une demande de consommables à 1 200 €. Le flux l’envoie d’abord au responsable de site, puis au DAF si > 1 000 €. La demande est validée en moins de 2 h, contre 3 jours auparavant.
Comment fonctionne une demande d’achat avec Weproc ?
Fonctionnalités clés liées aux demandes d’achats
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
Exemple concret : une ETI multisites configure 3 workflows différents selon le site. Les demandes alimentent automatiquement les budgets de chaque établissement, avec consolidation au niveau du groupe.
FAQ – Logiciel achat pour les demandes d'achats
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées dans le cas de la digitalisation des demandes d’achats.
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
Une demande d’achat est une demande formelle émise par un département ou un employé pour acheter des biens ou des services nécessaires à l’entreprise. Les demandes d’achat peuvent être créées pour tout, des fournitures de bureau aux équipements de production en passant par les matières premières.
Weproc vous permet d’optimiser l’entièreté du cycle d’achat, allant de la demande au fournisseur et de l’émission de la facture pour finir sur la phase de paiement.
Comment soumettre une demande d'achat ?
Pour soumettre une demande d’achat, vous devez remplir un formulaire de demande d’achat en y ajoutant les détails de la commande ainsi que les informations sur le fournisseur ou le vendeur potentiel.
Puis-je rattacher mes demandes aux catalogues existants ?
Oui. Weproc s’intègre aux catalogues internes et aux Punch-Out fournisseurs. Vos utilisateurs choisissent dans des référentiels toujours à jour.
Comment mes équipes s’approprient l’outil ?
Grâce à une interface épurée : seules les procédures activées apparaissent. Si vous utilisez uniquement les demandes, seul l’onglet correspondant est visible. Résultat : adoption rapide et zéro superflu.
Puis-je utiliser uniquement le module “demandes d’achats” sans le reste ?
Oui. Chaque procédure Weproc est indépendante. Vous pouvez digitaliser uniquement les demandes, puis étendre à d’autres modules (commandes, factures, paiements) selon vos besoins.
Les demandes sont-elles liées à mes budgets ?
Oui, chaque demande met automatiquement à jour le Plan de Dépenses Prévisionnel. Vous savez immédiatement si le budget d’un service ou d’un projet est dépassé.
Est-il possible d’adapter les workflows selon le site ou la société ?
Oui. Vous pouvez définir des workflows différents par site, société ou service. Les validations respectent vos règles internes sans complexité.
Quelle traçabilité ai-je sur les demandes ?
Chaque étape (création, validation, commentaire, modification) est tracée dans un journal d’audit. Vous pouvez justifier toute décision en un clic.
Les procédures achats complémentaires aux demandes d’achats
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