Gestion des Commandes (PO)
Du devis au bon de commande, sans friction.
- Création du bon de commande en un clic.
- Suivi des statuts et planification des réceptions.
- Zéro ressaisie, traçabilité complète.
Pourquoi digitaliser la gestion des commandes ?
Dans de nombreuses entreprises, les bons de commande (PO) sont encore gérés par e-mail ou tableur. Cela entraîne des retards, des erreurs et un manque de visibilité.
Avec Weproc, chaque commande est générée depuis une demande ou une consultation validée, envoyée au fournisseur et suivie en temps réel.
Résultat : une chaîne P2P fluide et une gouvernance renforcée.
Exemple concret : une ETI équipe 60 postes. Weproc consolide les demandes en un seul bon de commande, planifie les livraisons et alerte sur les retards. Résultat : -70 % de coûts administratifs.
Comment fonctionne la gestion des commandes avec Weproc ?
Fonctionnalités clés liées aux bons de commandes
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
72% de réduction des coûts de traitement lors de la passation d'une commande avec un logiciel adapté
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Les facteurs de succès des bons de commandes en 2025
Pour sécuriser la gestion des commandes, trois piliers sont essentiels :
Centraliser les demandes validées : générer le bon de commande directement depuis une demande ou une consultation approuvée garantit la conformité et évite les doublons.
Assurer un suivi temps réel : un outil digital doit permettre de visualiser l’état des commandes (envoyée, confirmée, livrée, partielle), avec des alertes automatiques en cas de retard.
Préparer la précomptabilité : chaque bon de commande doit être relié aux réceptions et aux factures, afin d’alimenter la comptabilité fournisseurs sans ressaisie ni erreur.
Avec Weproc, ces bonnes pratiques sont intégrées nativement : vos bons de commande deviennent le cœur d’un processus P2P fluide, traçable et conforme, jusqu’à la validation budgétaire et la préparation comptable.
FAQ – Logiciel achat pour les bons de commandes
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées dans le cas de la digitalisation des bons de commandes.
Qu’est-ce que la gestion des commandes dans un logiciel achats ?
La gestion des commandes consiste à créer, transmettre et suivre les bons de commande envoyés aux fournisseurs. Dans un logiciel comme Weproc, chaque commande est générée depuis une demande ou une consultation validée, ce qui assure la traçabilité, la conformité budgétaire et une meilleure intégration avec la comptabilité fournisseurs.
Comment suivre l’état de mes commandes avec Weproc ?
Chaque bon de commande dispose d’un statut clair (en attente, confirmé, réception partielle, clôturé). Des notifications automatiques préviennent en cas de retard ou de problème. L’historique complet est enregistré pour garantir la traçabilité et faciliter les audits.
Comment éviter les retards de livraison avec un logiciel de gestion des commandes ?
Avec Weproc, vous pouvez :
Recevoir des alertes en temps réel en cas de retard.
Anticiper les réceptions partielles et relancer automatiquement les fournisseurs.
Consolider vos données pour identifier les fournisseurs les plus fiables.
Ces outils permettent d’améliorer la relation fournisseur et de limiter les risques d’interruption dans vos opérations.
Peut-on gérer plusieurs sociétés ou sites avec la gestion des commandes Weproc ?
Oui. Weproc est conçu pour les environnements multisites et multisociétés. Chaque entité peut avoir ses propres règles de validation, ses budgets dédiés et son suivi spécifique des bons de commande. Vous conservez une vision consolidée au niveau groupe tout en respectant les particularités locales.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des commandes ?
Un outil digital comme Weproc permet de :
Automatiser la création des bons de commande.
Suivre en temps réel l’état (envoyé, confirmé, partiellement livré, clôturé).
Limiter les erreurs grâce au rapprochement avec les réceptions et factures.
Gagner du temps en réduisant les tâches administratives.
Améliorer la visibilité budgétaire avec le Plan de Dépenses Prévisionnel (PDP).
Quelle est la différence entre la passation manuelle et la gestion digitale des commandes ?
La passation manuelle implique des emails, fichiers Excel et validations éclatées, ce qui génère des erreurs, oublis et doublons. La gestion digitale centralise toutes les étapes dans un outil unique : création du bon de commande, validation selon un workflow configurable, suivi et rapprochement automatique avec factures et réceptions. Résultat : un processus plus rapide, fiable et conforme.
Est-ce que la gestion des commandes dans Weproc s’intègre avec mon ERP ou ma comptabilité ?
Oui. Weproc propose des intégrations ERP et comptables (via API ou exports). Chaque commande peut être reliée à vos axes analytiques, centres de coûts ou budgets. Cela facilite la précomptabilité et évite toute double saisie, tout en préparant le rapprochement 3-way (commande–réception–facture).
Comment la gestion des commandes contribue-t-elle à la conformité et à l’audit interne ?
Chaque bon de commande dans Weproc est lié à un workflow de validation configurable et enregistré avec un journal d’audit complet (horodatage, validations, modifications). Cette traçabilité garantit la conformité réglementaire, facilite les audits internes et limite les risques de fraude ou d’achats hors process.
Les procédures achats complémentaires aux bons de commandes
