Logiciel e-procurement (e-achat) pour digitaliser vos achats du besoin au paiement
Qu’est-ce que l’e-procurement et pourquoi digitaliser vos achats ?
L’e-procurement (aussi appelé e-achat, e-proc en anglais) regroupe l’ensemble des outils et processus permettant de digitaliser les achats opérationnels, depuis l’expression du besoin jusqu’au paiement du fournisseur. Il vise à standardiser, automatiser et contrôler chaque étape du cycle d’achat pour réduire les erreurs, accélérer les validations et garantir la conformité des dépenses.
Grâce à l’e-procurement, les entreprises remplacent les emails, fichiers Excel et validations manuelles par un processus unifié, traçable, et piloté en temps réel.
Un processus complet, du besoin au paiement (Procure-to-Pay)
L’e-procurement couvre l’ensemble du P2P (Procure-to-Pay), c’est-à-dire :
- Demandes d’achat : Expression du besoin structurée avec formulaires guidés (guided buying).
- Validations & budgets : Workflow automatique selon montants, catégories ou services.
- Catalogues & Punch-out : Accès à des produits et services pré-négociés, intégrés ou connectés via punch-out.
- Commandes fournisseurs (PO) : Génération automatique, envoi au fournisseur, suivi en temps réel.
- Réceptions & livraisons (ASN) : Contrôle quantité/qualité et gestion des écarts.
- Factures électroniques (Factur-X / UBL / CII) : Rapprochement automatisé — 3-way match entre commande, réception et facture.
- Export comptable & paiement : Synchronisation avec l’ERP ou la compta, sans ressaisie.
En bref : l’e-procurement est le cœur de votre chaîne achat, garantissant vitesse, conformité et maîtrise des dépenses
En moins de 1 minute, découvrez le l'e-procurement avec Weproc !
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ROI mesurable avec Weproc e-Procurement
Des gains concrets, visibles dès les premiers mois
En automatisant l’ensemble du cycle Procure-to-Pay (demandes, validations, catalogues, commandes, réceptions, factures et 3-way match) Weproc réduit fortement les tâches manuelles, accélère les validations et garantit une conformité totale.
Votre équipe achète plus vite, avec moins d’erreurs et une visibilité complète sur les dépenses.
de temps passé entre la demande d’achat et l’émission du bon de commande
de rapidité dans les validations et la communication avec les fournisseurs
de traçabilité sur chaque engagement, réception et facture électronique
Conçue, développée et hébergée en France, notre solution vous garantit la maîtrise totale et sécurisée de vos données achats.
Nos experts basés en interne vous répondent en direct de 8 h à 20 h pour un accompagnement immédiat et personnalisé, chaque jour.
Weproc se branche à l’ensemble de vos outils métiers existants pour fluidifier vos processus sans aucune rupture.
Ils utilisent l’e-procurement
chaque jour !
A vous le tour ?
Les fonctionnalités clés du e-procurement Weproc !
Weproc réunit l’ensemble des briques du Procure-to-Pay (P2P) dans un environnement simple, fluide et entièrement automatisé.
Des demandes d’achat aux factures électroniques, chaque étape est structurée pour réduire les délais, renforcer la conformité et vous offrir une visibilité totale sur vos dépenses.
Voici les fonctionnalités qui transforment votre quotidien et celui de vos équipes.
Simplifiez l’expression du besoin grâce à des formulaires intelligents, adaptés au type d’achat, département ou budget.
Weproc aide chaque collaborateur à faire la bonne demande du premier coup : informations obligatoires, catégories d’achat, pièces jointes, centre de coûts…
Bénéfices : moins d’erreurs, moins de retours, adoption immédiate des utilisateurs.
Créez des workflows d’approbation adaptés à vos règles internes :
montants, catégories, services, fournisseurs sensibles, achats critiques…
Les validations sont fluides, traçables, et les approbateurs reçoivent des notifications en temps réel.
Bénéfices : conformité renforcée, délais réduits, gouvernance simplifiée.
Catalogues & Punch-Out
Centralisez vos produits et services dans des catalogues structurés, négociés ou connectés en punch-out (OCI/cXML).
Les utilisateurs accèdent aux bonnes références, aux bons prix, sans risque de commande hors contrat.
Bénéfices : standardisation des achats, contrôle des prix, meilleure expérience collaborateur.
Bons de commande (PO) & communication fournisseur
Générez vos bons de commande automatiquement et envoyez-les en un clic.
Grâce au Portail fournisseurs, vos partenaires confirment ou commentent les commandes, mettent à jour leurs informations et collaborent de manière plus fluide.
Bénéfices : visibilité complète, zéro oubli, échanges centralisés.
Réceptions, livraisons & gestion des écarts
Validez les livraisons grâce aux réceptions physiques ou partielles, notez les écarts qualité/quantité, et générez automatiquement des alertes en cas de problème.
Bénéfices : contrôle renforcé, réduction des litiges, traçabilité complète.
Factures électroniques & 3-Way Match
Weproc intègre nativement la facture électronique (Factur-X / UBL / CII) et effectue un rapprochement automatique entre :
la commande (PO),
la réception,
la facture.
C’est le 3-way match automatisé : fini les écarts non détectés et les erreurs de saisie.
Bénéfices : conformité garantie, gain de temps massif, préparation à la réforme 2026.
Budgets, engagements & pilotage des dépenses
Suivez vos budgets en temps réel et identifiez immédiatement les dépassements.
Weproc calcule automatiquement les engagements, du besoin jusqu’à la facture.
Bénéfices : meilleure maîtrise financière, reporting fiable, décisions plus rapides.
Avec Weproc, chaque fonctionnalité du P2P est pensée pour simplifier le quotidien des équipes et sécuriser les dépenses.
Découvrez maintenant comment ces fonctionnalités s’appliquent dans des cas d’usage concrets.
Découvrez les différents usages des fonctionnalités
FAQ – Logiciel e-procurement Weproc
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Le déploiement d’un outil e-procurement se fait généralement en plusieurs étapes :
Cartographie des processus existants (DA, validations, commandes, facturation).
Paramétrage des workflows, des règles budgétaires et des référentiels.
Intégration ERP/compta pour éviter toute double saisie.
Migration des données fournisseurs (fiches, catégories, contrats, catalogues).
Formation des utilisateurs et mise à disposition d’un support continu.
Un projet bien cadré est déployé en quelques semaines, avec un accompagnement pour garantir l’adoption des équipes.
L’e-procurement simplifie la vie des collaborateurs grâce à :
des interfaces proches du e-commerce (catalogues, punch-out),
des formulaires intelligents qui guident l’utilisateur pas à pas,
une gestion automatique des validations,
des notifications claires pour suivre l’avancement,
et un accès centralisé à l’historique des demandes et commandes.
Résultat : les utilisateurs comprennent rapidement le processus et adoptent l’outil sans formation lourde.
Un logiciel e-procurement contribue à réduire plusieurs types de risques :
Risque financier : maîtrise des dépenses, contrôle des budgets.
Risque opérationnel : moins de commandes hors processus, traçabilité complète.
Risque juridique : respect des règles internes, contrats et conditions d’achat.
Risque de non-conformité : preuves d’approbation horodatées, audit trail.
Risque fournisseur : rapprochement automatique des quantités et prix via le 3-way match.
Il devient un véritable outil de sécurisation du cycle d’achat.
Les catalogues internes et punch-out permettent de :
proposer aux utilisateurs des produits pré-négociés,
garantir les prix contractuels,
réduire les erreurs de saisie,
fluidifier la recherche des articles,
limiter les achats hors contrat,
accélérer la validation et la commande.
Le punch-out connecte directement Weproc aux catalogues fournisseurs, permettant d’acheter simplement et toujours au bon prix.
En centralisant toutes les étapes du P2P, l’e-procurement offre :
une vue globale sur les engagements et les budgets,
une meilleure application des règles internes,
la standardisation des pratiques entre les services,
un contrôle renforcé sur les fournisseurs critiques,
un archivage conforme et structuré des commandes et factures,
un audit trail complet pour répondre aux contrôles internes ou externes.
Cela permet aux directions achats et financières de piloter les achats avec fiabilité.
Un outil e-procurement fournit des tableaux de bord pour suivre :
le temps de cycle DA → commande,
le taux d’achat hors processus,
le respect des budgets,
la qualité des réceptions (écarts, litiges),
le taux de factures conformes,
la performance des fournisseurs sur la partie exécution,
les gains opérationnels générés.
Ces données permettent des décisions plus rapides, plus structurées et mieux alignées avec les objectifs de l’entreprise.