Gestion des services
Structurez et analyser les achats de tous vos services
- Centralise les besoins internes
- Fluidifie la collaboration
- Structure les actions à réaliser
- Suivre les dépenses de chaque service en continuité
Les défis actuels de la gestion des services
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Manque de visibilité sur les besoins internes
Manque de visibilité sur les besoins internes
Dépenses difficilement maîtrisées
Dépenses difficilement maîtrisées
Processus non harmonisés entre les services
Processus non harmonisés entre les services
Ce que Weproc apporte comme solution :
Le cœur du cloisonnement par service
Centralisez et structurez les besoins de chaque service
Chaque demande est correctement attribuée au bon service, ce qui permet une gestion claire de tous les achats internes : informatique, RH, marketing, services généraux, production…
Consultez la répartition des dépenses en temps réel
Les dépenses engagées, pré-engagées et consommées sont automatiquement mises à jour. Vous identifiez rapidement les services les plus sollicités et ceux en risque de dépassement.
Donnez de l’autonomie tout en gardant le contrôle
Les managers peuvent gérer leurs besoins, suivre leurs indicateurs et superviser leurs équipes tout en respectant les règles définies par la direction.
Analysez la performance interne service par service
Weproc met en évidence les écarts, les tendances et les opportunités d’amélioration : négociation, standardisation, optimisation des coûts.
Comment fonctionne la gestion par service dans l'outil Weproc ?
1. Créez ou importez vos services (RH, IT, Marketing, Finances, etc.).
2. Associez les membres, leurs rôles et leurs périmètres.
3. Mes services formulent leurs besoins directement dans Weproc.
4. Les circuits de validation et budgets appropriés s’appliquent automatiquement.
5. Les dépenses sont regroupées par service, analysées et consolidées.
6. Vous pilotez l’ensemble dans un tableau de bord unique.
Des cas d’usages concrets du logiciel achat ?
Chaque service bénéficie d’un pilotage clair et structuré de ses achats. Le service informatique peut gérer ses demandes de matériel et logiciels, assurer la conformité, suivre les licences et répartir les coûts par utilisateur. Les RH supervisent les achats liés à la formation, à l’onboarding et au matériel des salariés, avec un suivi budgétaire par programme. Le marketing et la communication maîtrisent leurs campagnes, leurs achats récurrents et le suivi des fournisseurs. Les services généraux centralisent les fournitures, l’entretien, le parc matériel et les contrats associés. Enfin, la direction des opérations suit ses besoins terrain, ses achats techniques et bénéficie d’une visibilité consolidée pour mieux piloter l’activité.
Voir notre page liée aux différentes industries.
Analyse des dépenses par service
Une vision précise et instantanée des coûts internes
Weproc met à jour automatiquement chaque dépense selon le service concerné. Vous identifiez les postes les plus consommateurs, les tendances et les éventuels dépassements.
Des analyses de répartition déjà prêtes
- par service
- par catégorie
- par période
- par site ou projet
Toutes les données sont exploitables en 1 clic.
Workflows dédiés pour chaque service
Configurez des circuits de validation adaptés :
- aux types de dépenses,
- aux seuils financiers,
- au service émetteur,
- aux procédures internes.
Les validations deviennent simples, rapides et cohérentes dans toute l’entreprise.
Respect des procédures internes
Harmonisez vos pratiques internes
Une seule solution pour encadrer les dépenses de tous les services. Vous garantissez l’application uniforme des règles internes.
Traçabilité complète
Chaque demande, validation ou action est datée, historisée et attribuée clairement.
Pilotage des dépenses par service
Chaque commande met instantanément à jour :
- consommation,
- engagements,
- analyses de répartition,
- disponibilité budgétaire.
Fini les fichiers parallèles et les mises à jour manuelles !
Weproc est la seule plateforme qui permet de centraliser les achats de tous vos services !
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : Demandes d’achats, Consultation, Contrats, Factures & Paiements, Familles d’achats, Stocks… Créez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme, sans complexité.
FAQ - La gestion par service sur logiciel achat
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Pour structurer et analyser les achats par service au sein de l’entreprise, il est important de mettre en place un processus de suivi et de reporting adapté.
Cela implique de catégoriser les dépenses par service, de centraliser les informations dans un système de gestion des achats, et de suivre les budgets alloués à chaque service.
L’utilisation d’outils analytiques permet d’identifier les tendances et les opportunités d’optimisation, facilitant ainsi la prise de décision et l’allocation des ressources.
Pour rassembler et coordonner les besoins en achats de tous les services de l’entreprise, il est essentiel de mettre en place une communication fluide et des workflows efficaces. Cela peut passer par l’utilisation d’outils collaboratifs, la définition de procédures communes et la création de groupes de travail inter-services. En centralisant les demandes d’achat et en structurant les actions à réaliser, il est possible de gagner en efficacité et de mieux répondre aux besoins de chaque service.
Pour assurer un suivi efficace des demandes d’achat dans un contexte multi-services, il est important d’adopter un système de gestion d’achats comme Weproc permettant de centraliser les informations et d’assurer la traçabilité des demandes.
Les étapes de validation doivent être adaptés aux spécificités de chaque service, tout en garantissant une coordination efficace entre les différents acteurs impliqués. Enfin, des indicateurs de performance adaptés à chaque service permettent de suivre l’évolution des achats et d’optimiser les processus en continu.
Pour optimiser la gestion des achats dans un contexte multi-services, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place.
Il est essentiel de bien définir les besoins et les objectifs de chaque service, de favoriser la collaboration et l’échange d’informations entre les services, et d’instaurer une culture d’amélioration continue. La mise en place d’un système de gestion des achats centralisé permet également de suivre et d’analyser les dépenses de chaque service, facilitant ainsi l’identification des opportunités d’optimisation.
Dans un contexte multi-services et/ou multi-établissements, il est important de mettre en place des processus et des outils évolutifs.
Cela implique de privilégier des solutions modulables et personnalisables comme Weproc, capables de s’adapter aux spécificités de chaque affaire et de chaque dossier de l’entreprise. De plus, une communication fluide et des mécanismes de coordination efficaces permettent de mieux anticiper les évolutions du marché et de réagir rapidement face aux nouvelles exigences de vos fournisseurs.
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