Gestion des Budgets
Gardez un oeil sur les dépenses de votre entreprise, grâce à une vision budgétaire claire et centralisée.
- Visualisez vos indicateurs en temps réel
- Gérez vos budgets grâce à un outil intéractif et dynamique
Les défis actuels de la gestion budgétaire
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Absence de vision consolidée et temps réel
Absence de vision consolidée et temps réel
Risques de dépassement et manque de contrôle interne
Risques de dépassement et manque de contrôle interne
Budgets éclatés entre services et établissements
Budgets éclatés entre services et établissements
Le cœur de la fonctionnalité Budget
Une structure budgétaire adaptable à votre organisation
Créez des budgets par service, par établissement, par projet ou pour l’ensemble de votre entreprise. Weproc s’adapte aux organisations simples comme aux groupes multi-sociétés, avec une répartition fine et flexible.
Un suivi précis du cycle de vie d’un budget
Chaque action réalisée dans Weproc met automatiquement à jour votre suivi budgétaire :
- pré-engagement lors d’une demande,
- engagement à la commande,
- facturation,
- paiement.
Cette mécanique transparente est réfléchie de façon à vous offrir une vue fiable à chaque instant.
Des alertes intelligentes pour éviter les dépassements
Weproc détecte automatiquement les dépassements potentiels. Les approbateurs sont informés avant validation, garantissant un contrôle budgétaire strict sans ralentir les opérations.
Un historique complet pour la conformité
Les modifications, validations, dépassements et consommations sont tracés pour des audits fluides. Vous conservez une preuve claire et structurée de votre gestion budgétaire.
Une analyse budgétaire avancée
Grâce à des tableaux de bord détaillés, vous comparez :
- budgets prévus vs réalisés,
- dépenses par période,
- variations entre services,
- performance par établissement.
Vous visualisez vos points d’attention et optimisez vos décisions.
Comment fonctionne l'outil budget dans Weproc ?
1. Vous définissez chacun de vos budgets : global, par entité ou par service.
2. Vous affectez les utilisateurs et les seuils de validation.
3. Les demandes mettent automatiquement à jour vos pré-engagés.
4. Les commandes alimentent vos budgets engagés : les factures ajustent ensuite les montants réels.
5. Le tableau de bord consolide l’ensemble en temps réel.
Des cas d’usages concrets de l’outil budget ?
Dans des PME multi services, chaque service suit son budget avec précision, tout en offrant à la direction une vue consolidée de l’exercice. De façon générale, pour les groupes multi établissements, les sites gèrent leurs dépenses localement. Le siège conserve une vision globale pour piloter la performance et éviter les écarts. D’autre part, les équipes suivent souvent des enveloppes budgétaires par projet, avec un historique clair et un suivi temps réel des consommations. Ce pilotage par projets et affaires a donc été repris sur notre solution Weproc pour la fonctionnalité Budget. Ainsi les DAF disposent d’informations fiables pour anticiper, ajuster et sécuriser les engagements
Analysez vos dépenses
Contrôlez votre scorecard en temps réel ! Analysez vos dépenses déjà engagées et ajustez vos budgets sur l’exercice en cours.
Prenez le contrôle de vos dépenses en cadrant votre processus achats pour une meilleure maitrise des coûts.
Pilotez et ajustez vos budgets
Visualisez instantanément vos objectifs financiers et gardez la maîtrise totale de vos dépenses. Weproc vous offre une visibilité continue sur vos engagements, sans retraitement manuel, pour des décisions plus rapides et plus sûres.
Chaque achat est rattaché à un budget dédié, mis à jour automatiquement au fil des dépenses. Accédez à des tableaux de bord synthétiques et interactifs pour analyser vos indicateurs clés et piloter votre activité en toute confiance.
Identifiez vos points faibles et limitez les risques grâce à un logiciel achat moderne qui répond à vos besoins avec ses nombreuses fonctionnalités.
Sécurité, conformité et gouvernance
Une gouvernance renforcée : les validations budgétaires s’appliquent automatiquement selon vos règles internes, assurant un contrôle rigoureux de vos engagements. Un historique complet pour l’audit
Chaque mouvement est tracé : vous garantissez une transparence totale des décisions et des consommations budgétaires. Un cadre maîtrisé pour chaque dépense
Les budgets réels contiennent les montants validés aux réceptions.
Ainsi Weproc empêche les engagements non validés, protège vos processus et renforce votre solidité financière.
Weproc est la seule solution capable de regrouper l'ensemble des informations essentielles de votre processus d'achats.
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : Demandes d’achats, Consultation, Contrats, Factures & Paiements, Familles d’achats, Stocks… Créez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme, sans complexité.
FAQ – L'outil budget
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
L’élaboration d’un budget d’achats pour une entreprise implique plusieurs étapes clés.
Il faut d’abord analyser les besoins de l’entreprise en matière de biens et de services, puis identifier les fournisseurs potentiels et les catalogues de produits disponibles. Ensuite, il est important de négocier les contrats avec les fournisseurs sélectionnés, en tenant compte des conditions financières et des délais de livraison. Enfin, un suivi analytique des dépenses et des budgets alloués aux différentes familles d’achats permettra de mieux contrôler les coûts et d’optimiser les processus d’achat.
Un workflow de gestion des budgets est un processus structuré permettant de suivre et de contrôler les dépenses liées aux achats d’approvisionnement une entreprise.
Pour le mettre en place, il est nécessaire de définir les étapes clés de la gestion des budgets, telles que la validation des demandes d’achat par service, l’approbation des contrats avec les fournisseurs, le suivi des commandes et la phase de réception.
Un outil de gestion des budgets pourra faciliter la collaboration entre les différents acteurs impliqués et assurer un suivi rigoureux des dépenses au sein de vos dossiers et affaires.
La gestion des budgets d’achats pour les entreprises multi-établissements peut être un véritable défi, mais elle peut être facilitée grâce à une approche centralisée et coordonnée.
Il est important de mettre en place un système de suivi des budgets comme Weproc qui permet de consulter et de comparer les dépenses des différents établissements. Il est également crucial d’harmoniser les processus d’achat, les contrats avec les fournisseurs et les catalogues de produits afin de bénéficier de conditions d’achat optimales et de réaliser des économies.
Pour suivre et contrôler les dépenses par rapport aux budgets d’achats alloués, il est essentiel de mettre en place un système de suivi digitalisé des dépenses. Celui-ci doit permettre de ventiler les dépenses par familles d’achats, par fournisseurs ou par services, et les comparer aux budgets prévus.
Il est également important de mettre en place des indicateurs de performance et des alertes en cas de dépassement de budget, afin de pouvoir prendre des mesures correctives en temps réel.
Pour prévoir et anticiper les variations de budget dans la gestion des achats, il est important de mettre en place une veille régulière des tendances du marché, des prix des fournisseurs et des évolutions technologiques. Cette veille permettra d’ajuster les prévisions de budget en fonction des opportunités et des risques identifiés.
Il est également recommandé de mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance pour suivre l’évolution des dépenses et des budgets alloués aux différentes familles d’achats. Enfin, il est essentiel de favoriser une communication fluide entre les différents services de l’entreprise pour adapter les budgets en fonction des besoins et des priorités stratégiques.
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