Digitalisez vos factures fournisseurs
Simplifiez la gestion de vos factures fournisseurs en centralisant leur réception, en automatisant les validations et en réduisant les erreurs liées au traitement manuel. Weproc vous aide à fluidifier votre processus facture, du contrôle à la pré-comptabilité.
- Réduire les délais de traitement
- Éviter les erreurs et doublons
- Automatiser les circuits d’approbation
- Améliorer le rapprochement BC/BR/Facture
- Renforcer votre visibilité budgétaire et votre conformité
Pourquoi digitaliser vos factures fournisseurs ?
Un processus encore trop souvent manuel, coûteux et risqué
Dans de nombreuses entreprises, le traitement des factures fournisseurs repose encore sur des e-mails, des PDFs stockés un peu partout, des relances manuelles et des validations dispersées.
Ce fonctionnement génère des erreurs, des doublons, des retards de paiement et un manque de visibilité sur les engagements financiers.
La digitalisation permet d’éliminer ces points de friction en automatisant le flux de réception, de contrôle, d’approbation et d’intégration comptable des factures.
Les limites du traitement manuel
Sans digitalisation, les équipes achètent et finance font face à de nombreux obstacles :
Factures perdues dans les boîtes mail
Saisies manuelles répétitives (sources d’erreurs)
Manque de traçabilité sur les validations
Risques de doublons ou de factures frauduleuses
Retards de paiement non anticipés
Absence de lien automatique avec les bons de commande ou les réceptions
Tension entre services (achats, finance, opérationnels)
Résultat : un traitement lent, coûteux et complexe à piloter.
Des obligations et attentes qui évoluent
Les entreprises doivent désormais répondre à des exigences plus fortes :
conformité documentaire,
transparence du cycle de vie de la facture,
délais de paiement maîtrisés,
auditabilité du processus,
préparation à la généralisation de la facture électronique.
Digitaliser les factures fournisseurs n’est plus un “plus”, c’est un prérequis pour garantir un processus fiable et conforme.
Un levier direct de performance et de maîtrise financière
En digitalisant vos factures fournisseurs, vous gagnez immédiatement en :
rapidité de traitement,
qualité des contrôles (2-way / 3-way match),
visibilité sur les engagements en temps réel,
collaboration entre achats et finance,
conformité et traçabilité.
🎯 Objectif : rendre votre processus facture plus fluide, plus fiable et entièrement maîtrisé.
Un processus fragile qui expose l’entreprise à des risques quotidiens
Le traitement manuel des factures fournisseurs est souvent perçu comme “simple” ou “gérable”, mais il masque en réalité de nombreux risques organisationnels, financiers et réglementaires.
Sans automatisation, chaque facture devient une source potentielle d’erreur, de retard ou d’oubli.
Les saisies manuelles (montants, TVA, références, dates) entraînent un taux d’erreur très élevé.
Ajouté à cela, les doublons sont fréquents : factures renvoyées, envoyées à plusieurs contacts, copiées dans différents dossiers…
Conséquences :
paiements erronés,
pertes financières,
litiges fournisseurs,
difficulté de rapprochement avec les commandes.
Les validations via e-mails, conversations informelles ou documents internes créent un manque total de visibilité sur :
qui a validé,
quand,
pour quel montant,
avec quel niveau d’autorisation.
Conséquences :
processus lent et opaque,
validation hors cadre,
impossibilité de reconstituer un historique fiable lors d’un audit.
Un traitement manuel augmente le risque de :
factures oubliées,
retards,
dépassement d’échéances,
pénalités légales de retard,
détérioration de la relation fournisseur.
Impact : perte de crédibilité et surcoûts évitables.
Sans contrôles automatisés, il est difficile d’identifier :
les factures frauduleuses,
les incohérences de montant,
les commandes inexistantes,
les factures envoyées à la mauvaise personne.
Le risque de payer une facture non valide augmente drastiquement.
Avec des factures stockées dans des inbox, des dossiers locaux ou des pièces jointes, impossible d’avoir une vision :
du montant engagé,
des factures en attente,
des retards de validation,
de la trésorerie nécessaire.
Conséquence : pilotage budgétaire dégradé et prise de décision à l’aveugle.
Le temps passé à :
relancer les managers,
rechercher des factures,
vérifier manuellement les montants,
saisir et resaisir les données,
rapprocher à la main BC/BR/Facture,
… est considérable.
Les coûts cachés explosent.
Chaque facture devient une friction opérationnelle, un point de blocage et un risque financier.
La digitalisation du processus facture n’est plus une amélioration : c’est une nécessité pour sécuriser, accélérer et fiabiliser la gestion de vos dépenses fournisseurs.
Conçue, développée et hébergée en France, notre solution vous garantit la maîtrise totale et sécurisée de vos données achats.
Nos experts basés en interne vous répondent en direct de 8 h à 20 h pour un accompagnement immédiat et personnalisé, chaque jour.
Weproc se branche à l’ensemble de vos outils métiers existants pour fluidifier vos processus sans aucune rupture.
une plateforme complète pour
automatiser, contrôler et fiabiliser
le traitement de vos factures fournisseurs
Digitaliser les factures fournisseurs ne se limite pas à transformer un PDF en données numériques.
Il s’agit de fluidifier l’ensemble du processus : de la réception de la facture jusqu’à son intégration comptable, en passant par le contrôle, la validation et la traçabilité.
Weproc vous fournit une solution unifiée pour automatiser chaque étape du cycle facture, réduire les erreurs et renforcer la collaboration entre achats, opérationnels et finance.
Réception centralisée des factures fournisseurs
Fini les factures éparpillées dans les boîtes mail ou stockées dans des dossiers partagés.
Weproc offre un espace unique où toutes les factures fournisseurs sont déposées, classées et historisées automatiquement.
Bénéfices :
plus aucune facture perdue ou en doublon,
visibilité immédiate sur les factures en attente,
accès facilité pour tous les acteurs internes.
Extraction automatique des données et pré-contrôle (OCR)
Weproc extrait automatiquement les informations clés : montants, TVA, dates, numéro de facture, fournisseur, PO, etc.
Les données sont contrôlées avant intégration pour éviter les incohérences.
Bénéfices :
suppression de la saisie manuelle,
réduction drastique des erreurs,
accélération du traitement.
Rapprochement intelligent BC / BR / Facture
Weproc analyse automatiquement les données de la facture et les compare :
au bon de commande (2-way match),
au bon de réception (3-way match).
Bénéfices :
détection immédiate des écarts,
contrôle qualité renforcé,
validation simplifiée pour les équipes achats et finance.
Workflows de validation personnalisés et automatisés
Chaque facture suit automatiquement le bon circuit d’approbation selon :
le montant,
la catégorie d’achat,
le service concerné,
la gouvernance interne.
Bénéfices :
validations fluides,
moins de relances et de blocages,
conformité garantie avec la politique achats.
Pré-comptabilité simplifiée et intégration comptable
Une fois validée, la facture est automatiquement :
catégorisée,
ventilée,
associée au bon compte comptable,
prête à être exportée ou intégrée à votre logiciel comptable.
Bénéfices :
réduction du temps passé par la comptabilité,
diminution des erreurs de saisie,
meilleure cohérence entre achats et finance.
Historique complet, conformité et auditabilité
Weproc conserve l’intégralité du cycle de vie de la facture :
documents,
échanges,
validations,
modifications,
rapprochement,
intégration.
Chaque action est horodatée et traçable.
Bénéfices :
audit interne/externe facilité,
conformité légale renforcée,
transparence totale du processus.
Intégrations et préparation à la facture électronique
Weproc s’intègre à vos outils existants et prépare votre entreprise à la facture électronique (Factur-X, réforme 2026/2027).
La solution facilite la réception et le traitement des e-factures via des connecteurs adaptés.
Bénéfices :
continuité de votre processus existant,
réduction des risques de non-conformité,
automatisation complète du flux facture → précompta.
En digitalisant votre traitement facture avec Weproc, vous éliminez les lourdeurs opérationnelles, gagnez en visibilité et sécurisez l’ensemble de vos engagements financiers.
FAQ – Digitaliser les factures fournisseurs
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
La digitalisation des factures fournisseurs permet de remplacer un processus manuel, lent et source d’erreurs, par un flux automatisé et centralisé.
Elle réduit les saisies manuelles, les doublons, les retards de validation et les risques de perte de documents.
C’est aussi un levier clé pour améliorer la visibilité sur les engagements, sécuriser la pré-comptabilité et préparer l’entreprise à la généralisation de la facture électronique.
Non. La digitalisation des factures fournisseurs concerne l’ensemble du processus interne de traitement des factures (réception, extraction, validation, rapprochement, pré-comptabilité, archivage), qu’elles soient reçues en PDF, papier ou format structuré.
La facture électronique, elle, renvoie au format et au cadre légal (ex. Factur-X, réforme 2026/2027) et à la manière dont les factures sont échangées via des plateformes (PPF, PDP…).
Weproc se positionne sur la digitalisation du traitement facture et s’interface avec les solutions de facture électronique pour offrir un processus complet.
Avec un outil comme Weproc, vous pouvez automatiser :
la réception et la centralisation des factures,
l’extraction des données (montants, TVA, dates, numéros, fournisseur…),
les contrôles (rapprochement avec les bons de commande et de réception),
les circuits de validation (workflows selon montants, services, catégories),
la pré-comptabilité et la préparation des écritures,
l’archivage et la traçabilité.
L’objectif est de réduire les manipulations manuelles et de sécuriser chaque étape.
Un traitement manuel expose l’entreprise à :
des erreurs de saisie et des doublons,
des factures perdues ou non traitées à temps,
des retards de paiement et des pénalités,
un manque de traçabilité sur les validations,
des difficultés en cas d’audit ou de contrôle,
un pilotage budgétaire incomplet.
La digitalisation réduit fortement ces risques en apportant contrôle, historique et visibilité.
Weproc est conçu pour s’intégrer avec votre environnement existant : outils de comptabilité, ERP, solutions de facture électronique, etc.
Les factures validées et préparées dans Weproc peuvent être automatiquement transmises à vos systèmes financiers, ce qui limite les ressaisies et améliore la cohérence des données entre achats et finance.
Les gains se situent à plusieurs niveaux :
Temps : réduction significative du temps passé à saisir, relancer et rapprocher les factures,
Fiabilité : moins d’erreurs, moins de litiges, meilleure qualité de la donnée,
Visibilité : meilleure vue sur les factures en attente, les engagements et les budgets,
Conformité : processus plus traçable, plus auditable et mieux préparé aux évolutions réglementaires,
Collaboration : échanges fluidifiés entre achats, opérationnels et finance.
En résumé, la digitalisation des factures fournisseurs avec Weproc transforme un processus lourd en un levier de performance et de maîtrise financière.
Les enjeux complémentaires
