Créez une politique achats claire, cohérente et adaptée à votre organisation
Une politique achats bien définie est indispensable pour maîtriser les dépenses, harmoniser les pratiques et renforcer la conformité interne. Avec Weproc, structurez vos règles d’achat, standardisez vos processus et donnez à vos équipes un cadre clair, lisible et opérationnel.
- Des règles d’achat précises et applicables par tous
- Des workflows cohérents selon montants et catégories
- Une gouvernance achats fiable et durable
- Une meilleure maîtrise des risques et de la conformité
Pourquoi une politique achats est indispensable ?
Donner un cadre clair pour mieux maîtriser vos achats
Dans de nombreuses organisations, les achats se développent sans cadre précis : décisions dispersées, règles implicites, validations informelles. Résultat : les dépenses échappent parfois au contrôle, les risques augmentent et la performance globale s’en ressent.
Une politique achats permet de structurer durablement votre organisation en définissant des règles claires, compréhensibles et applicables par tous.
Elle constitue un véritable socle de gouvernance, essentiel pour professionnaliser la fonction achats et garantir la cohérence des pratiques au sein de l’entreprise.
Les conséquences d’une politique achats absente ou floue
Sans politique clairement définie, les équipes improvisent, les fournisseurs sont choisis sans critères objectifs et les décisions manquent de transparence.
Cela entraîne :
des achats hors processus (maverick buying),
des dépassements budgétaires,
des décisions non alignées avec la stratégie,
une difficulté à vérifier la conformité,
des relations fournisseurs peu structurées,
un manque de traçabilité dans les engagements.
Ces situations pénalisent non seulement la performance financière, mais aussi la fiabilité opérationnelle et la qualité des partenariats.
Un enjeu devenu incontournable pour les entreprises
Avec la montée des enjeux RSE, des exigences réglementaires, de la digitalisation et de la pression sur les marges, les entreprises doivent désormais disposer d’un cadre achats solide.
Une politique achats bien construite :
garantit la conformité interne et externe,
améliore la gestion des risques fournisseurs,
facilite les audits,
prépare l’entreprise à la transformation digitale,
renforce la cohérence stratégique,
améliore la répartition des responsabilités et la qualité des décisions.
Un levier stratégique pour piloter vos dépenses
En clarifiant qui achète, comment, auprès de qui et selon quelles règles, une politique achats permet d’aligner les équipes et d’instaurer un pilotage précis des dépenses.
Les entreprises qui structurent leurs pratiques achats constatent rapidement :
une meilleure maîtrise financière,
une réduction des coûts cachés,
une relation fournisseur plus fiable,
une meilleure performance globale du cycle achats.
Construire une politique achats solide autour de piliers clés
Une politique achats performante repose sur des fondations claires qui structurent l’ensemble des pratiques internes.
Ces piliers permettent de définir les règles, les responsabilités et les processus nécessaires pour garantir un fonctionnement homogène, transparent et conforme dans toute l’organisation.
Une gouvernance achats clairement définie
La gouvernance constitue le socle de la politique achats. Elle précise qui fait quoi et à quel moment : demandeurs, valideurs, acheteurs, contrôle de gestion, finance…
Une bonne gouvernance évite les zones d’ombre, renforce la responsabilité de chacun et favorise une prise de décision fluide.
Elle permet notamment :
de clarifier les responsabilités,
de structurer les rôles et circuits internes,
d’assurer une montée en maturité des équipes,
d’aligner les actions avec les objectifs de l’entreprise.
Des règles d’achat claires et applicables par tous
Les règles d’achat sont le cœur de la politique : seuils de validation, critères de choix des fournisseurs, familles d’achat, niveaux d’autorisation, restrictions, conformité réglementaire.
Des règles bien définies garantissent des pratiques cohérentes et évitent les achats hors processus.
Elles permettent de :
réduire les risques de maverick buying,
garantir une sélection objective et transparente,
appliquer les standards internes de qualité, coût et délai,
soutenir la stratégie (budget, RSE, conformité).
Des processus achats standardisés et documentés
Une politique achats efficace s’appuie sur des processus clairs, décrivant précisément chaque étape : demande, validation, sourcing, commande, réception, facture.
Des processus standardisés permettent de :
fluidifier les échanges,
réduire les erreurs et litiges,
harmoniser les pratiques entre services,
faciliter l’audit et le contrôle interne.
Ils constituent le « mode d’emploi » quotidien des équipes opérationnelles.
Une gestion structurée de la relation fournisseurs
La politique achats doit encadrer le fonctionnement avec les fournisseurs : sélection, évaluation, suivi de la performance, gestion documentaire, conformité.
Un cadre clair permet :
d’améliorer la qualité et la fiabilité des relations,
de sécuriser les données légales et contractuelles,
de renforcer la continuité d’activité,
d’intégrer la conformité RSE et réglementaire.
Un pilotage budgétaire et des indicateurs de performance
Pour être efficace, une politique achats doit s’accompagner d’indicateurs précis : dépenses par catégorie, taux d’achats conformes, économies réalisées, performance fournisseurs, délais de traitement…
Le pilotage permet :
de mesurer l’impact de la politique achats,
d’ajuster les règles et processus en continu,
d’impliquer la direction dans la stratégie achats,
d’améliorer le contrôle interne.
Une logique de conformité et de gestion des risques
Une politique achats moderne intègre les aspects juridiques, réglementaires et RSE : conformité fournisseur, prérequis légaux, gestion documentaire, niveaux de risque, continuité d’activité.
Elle contribue à :
éviter les non-conformités,
anticiper les risques fournisseurs,
renforcer les exigences RSE,
assurer une auditabilité complète.
Une politique achats efficace repose sur un socle clair et partagé
L’ensemble de ces piliers permet de structurer une fonction achats mature, capable de piloter les dépenses, réduire les risques et créer de la valeur.
Sans ces fondations, impossible d’assurer une performance durable et une cohérence organisationnelle.
🎯 Objectif : fournir un cadre robuste qui guide les équipes, sécurise les décisions et soutient la stratégie globale de l’entreprise.
Weproc, un outil pour structurer, appliquer et faire respecter votre politique achats
Définir une politique achats est une première étape. L’appliquer au quotidien, la faire respecter et la maintenir dans le temps est un défi bien plus complexe.
Weproc accompagne les organisations dans la construction, la mise en œuvre et le pilotage de leur politique achats grâce à une plateforme centralisée, modulable et entièrement orientée vers la gouvernance.
Weproc devient votre socle opérationnel pour transformer vos règles d’achat en pratiques concrètes, comprises et respectées par l’ensemble des équipes.
1
Paramétrer vos règles d’achat selon votre organisation
Avec Weproc, vous pouvez définir vos règles achats directement dans l’outil :
seuils de validation par montant,
règles selon les catégories d’achat,
fournisseurs référencés ou obligatoires,
niveaux d’autorisation selon les rôles,
critères de conformité internes.
Ces règles deviennent automatiques et impossibles à contourner.
Bénéfice : votre politique achats est appliquée systématiquement, sans effort.
2
Construire des workflows d’approbation conformes à votre politique
Weproc permet de créer des workflows personnalisés, adaptés à votre gouvernance interne.
Chaque demande suit automatiquement le bon circuit, selon vos règles :
direction / management,
achats,
technique,
contrôle de gestion,
finance,
direction générale pour les seuils élevés.
Bénéfice : les validations sont fluides, maîtrisées et parfaitement tracées.
3
Centraliser la documentation et les informations clés
Une politique achats repose sur un accès simple aux documents et données :
contrats fournisseurs,
devis,
bons de commande,
factures,
échanges,
documents légaux (KBIS, assurances, attestations).
Weproc centralise tout dans un espace unique.
Bénéfice : vos règles et documents sont toujours à jour et accessibles.
4
Structurer le référentiel fournisseur et assurer la conformité
Weproc permet de créer un référentiel fournisseur complet et organisé :
fiches fournisseurs,
documents obligatoires,
catégories d’achats,
risques associés,
suivi des certifications / documents expirés,
historique complet des interactions.
Cela permet d’intégrer facilement la conformité (RSE, légale, qualité) dans la politique achats.
Bénéfice : vous sécurisez vos relations fournisseurs et réduisez les risques.
5
Piloter l’application de la politique grâce aux indicateurs clés
Weproc vous aide à mesurer la performance de votre politique achats :
taux d’achats conformes,
dépenses par catégorie / service / fournisseur,
délais moyens de validation,
taux de maverick buying,
nombre de fournisseurs référencés vs non référencés,
suivi des budgets et engagements.
Bénéfice : vous contrôlez l’exécution de votre politique et ajustez en continu.
6
Faciliter l’adoption interne grâce à un outil simple et guidé
Une politique achats n’a d’impact que si elle est adoptée par les utilisateurs.
Weproc propose une interface simple, intuitive, avec des parcours guidés permettant :
une adoption rapide,
une réduction des erreurs,
un meilleur respect des règles internes,
une utilisation cohérente par tous les services.
Bénéfice : la politique achats devient naturelle à appliquer pour l’ensemble des équipes.
7
Assurer la conformité et la traçabilité pour les audits
L’historique complet des actions et documents, horodaté et centralisé, permet :
un audit simplifié,
une conformité renforcée,
une meilleure gestion des litiges,
une visibilité sur l’ensemble du cycle d’achat.
Bénéfice : votre politique achats est solide, fiable et entièrement auditable.
Weproc rend votre politique achats vivante, appliquée et évolutive
Grâce à sa modularité, Weproc vous permet de faire vivre votre politique achats : ajustement des règles, évolution des workflows, nouvelles catégories d’achats, intégration d’exigences RSE ou réglementaires.
🎯 Objectif : faire de votre politique achats un levier de performance durable, pas un document figé.
Définir des rôles clairs pour une politique achats efficace
Une politique achats ne peut être appliquée durablement que si les responsabilités sont clairement définies.
La gouvernance joue un rôle essentiel : elle structure la prise de décision, clarifie les missions de chacun et garantit une exécution cohérente dans toute l’organisation.
Voici les rôles incontournables pour faire vivre votre politique achats.
Il exprime le besoin et initie le processus.
Son rôle :
formuler une demande claire et justifiée,
sélectionner la bonne catégorie d’achat,
respecter les règles et seuils définis,
fournir les documents ou informations nécessaires.
Enjeu : éviter les demandes floues ou non conformes.
Il contrôle la légitimité et la pertinence du besoin.
Son rôle :
valider ou refuser une demande,
s’assurer de l’adéquation avec le budget,
arbitrer les priorités opérationnelles.
Enjeu : garantir un premier niveau de contrôle et de cohérence.
Pilier central de la politique achats.
Son rôle :
challenger les besoins,
sélectionner les fournisseurs,
négocier les conditions,
assurer la conformité fournisseur / RSE,
suivre l’exécution du contrat.
Enjeu : appliquer la politique et garantir une performance optimale.
Il apporte un regard budgétaire, comptable et réglementaire.
Son rôle :
vérifier le respect des budgets,
contrôler les engagements,
assurer la conformité des pièces justificatives,
préparer la pré-comptabilité et les rapprochements.
Enjeu : sécuriser la dimension financière des achats.
Elle définit le cadre stratégique.
Son rôle :
fixer les objectifs,
établir les règles d’achat,
définir les niveaux d’autorisation,
piloter les indicateurs clés,
arbitrer les décisions sensibles.
Enjeu : donner une ligne directrice et assurer la gouvernance globale.
Acteur externe mais essentiel à l’application de la politique.
Son rôle :
fournir des informations fiables et à jour,
respecter les engagements contractuels,
transmettre les documents légaux,
collaborer avec les équipes internes.
Enjeu : garantir une relation de confiance et une conformité continue.
En définissant les rôles dès le départ, la politique achats devient plus simple à appliquer, mieux comprise et plus efficace.
Chaque acteur sait :
ce qu’il doit faire,
à quel moment,
selon quelles règles,
avec quels documents et niveaux d’autorisation.
🎯 Objectif : instaurer une gouvernance solide pour rendre la politique achats vivante, fiable et durable.
Conçue, développée et hébergée en France, notre solution vous garantit la maîtrise totale et sécurisée de vos données achats.
Nos experts basés en interne vous répondent en direct de 8 h à 20 h pour un accompagnement immédiat et personnalisé, chaque jour.
Weproc se branche à l’ensemble de vos outils métiers existants pour fluidifier vos processus sans aucune rupture.
FAQ – Créer une Politique Achats
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Une politique achats définit les règles, les responsabilités et les processus liés aux achats.
Elle est indispensable pour harmoniser les pratiques, renforcer la conformité, maîtriser les dépenses et réduire les risques.
Sans cadre clair, les achats deviennent dispersés, non contrôlés et difficiles à auditer.
Une politique achats complète inclut :
les rôles et responsabilités des acteurs (demandeurs, managers, achats, finance),
les règles d’achat et de validation (seuils, catégories, niveaux d’autorisation),
les critères de sélection fournisseurs,
les étapes du processus achats,
les exigences documentaires et de conformité,
les indicateurs clés de performance à suivre.
Les règles doivent s’adapter à l’organisation : montants, risques, typologies d’achats, rôles internes.
Les workflows doivent refléter la gouvernance : manager → achats → technique → finance → direction.
Ils doivent être simples, logiques et transparents pour assurer une adoption fluide et maîtrisée.
Trois leviers garantissent l’application :
une politique claire et bien communiquée,
des processus simplifiés,
un outil qui impose automatiquement les règles (workflows, fournisseurs référencés, budgets).
Plus le processus est guidé et centralisé, plus le respect des règles est naturel pour les utilisateurs.
La politique doit intégrer :
les documents légaux des fournisseurs (KBIS, assurances, certifications),
les critères RSE / ESG,
la gestion des risques (catégories sensibles, fournisseurs critiques),
des contrôles automatiques et une traçabilité complète.
La conformité devient ainsi un réflexe et non une contrainte.
Le pilotage repose sur des indicateurs concrets : taux d’achats conformes, dépenses par catégorie, délais de validation, taux de maverick buying, performance fournisseurs.
Ces données permettent d’ajuster les règles, optimiser les workflows et faire évoluer la politique pour répondre aux nouveaux enjeux (budgets, RSE, risques, digitalisation).
Les enjeux complémentaires à la structuration de votre processus interne
