Maîtrisez vos dépenses et gardez le contrôle sur vos engagements en temps réel
Weproc vous permet de suivre, analyser et encadrer chaque dépense avant qu’elle ne soit engagée, grâce à une vision unifiée des demandes, commandes, budgets et consommations.
- Suivre vos dépenses par service, projet ou catégorie
- Contrôler les engagements avant validation
- Piloter vos budgets en temps réel
Pourquoi le contrôle des dépenses est un enjeu critique ?
Une pression croissante sur les coûts et la rentabilité
Dans un contexte d’inflation, d’incertitude économique et de multiplication des fournisseurs, les entreprises doivent optimiser chaque euro dépensé.
Le contrôle des dépenses n’est plus un simple suivi comptable : c’est un levier stratégique pour sécuriser la marge, améliorer la prévision et contenir les dérives budgétaires.
Des dépenses souvent engagées avant d’être visibles
Sans processus clair ni outil adapté, les dépenses sont :
engagées avant validation,
difficiles à rattacher à un budget,
éparpillées entre services,
suivies trop tard (souvent après réception des factures).
Résultat : la direction découvre les dépassements une fois qu’il est trop tard.
Une multiplication des achats non maîtrisés (maverick buying)
Commandes passées hors procédure, achats non référencés, devis validés en direct…
Ces dépenses hors cadre :
augmentent les coûts,
compromettent les négociations fournisseurs,
réduisent la visibilité financière,
complexifient les audits.
Un contrôle structuré permet d’identifier et de réduire drastiquement ce phénomène.
Un manque de visibilité pour les managers, la finance et le contrôle de gestion
Sans vision consolidée, il est difficile de répondre à des questions simples :
Où en est la consommation du budget ?
Quel service dépasse ?
Quelles dépenses ont été engagées mais non encore facturées ?
Quels projets dérivent et pourquoi ?
Une visibilité en temps réel évite les mauvaises surprises et améliore la prise de décision.
Des prévisions budgétaires faussées par l’absence d’engagement
Quand les dépenses sont suivies après leur réalisation (au moment de la facture), la prévision devient impossible.
Le contrôle des dépenses doit permettre de :
suivre les engagements,
anticiper les consommations,
projeter la fin de mois / fin d’année,
sécuriser le cash et les objectifs financiers.
Le pilotage en temps réel devient un avantage compétitif.
Un enjeu transversal : achats, finance, opérationnels
Le contrôle des dépenses est un sujet partagé :
les achats doivent encadrer les demandes,
les opérationnels doivent respecter les budgets,
la finance doit piloter les engagements,
la direction doit anticiper les risques.
🎯 Un outil moderne doit donc connecter tout le monde, en donnant à chacun le bon niveau d’information.
Les limites d’un contrôle des dépenses non digitalisé
Un pilotage fragile lorsque les dépenses sont suivies trop tard ou de manière dispersée
Sans outil dédié, les dépenses sont suivies via des fichiers Excel, des emails ou des validations informelles.
La direction achats comme la finance manquent alors d’une vision fiable des engagements, des budgets et des consommations.
Les erreurs, retards et dépassements deviennent inévitables.
Sans digitalisation, le contrôle des dépenses repose sur des données incomplètes et tardives
Les organisations perdent en efficacité, en visibilité et en maîtrise financière.
🎯 Weproc apporte justement la couche manquante : un contrôle structuré, temps réel, connecté aux engagements et aux budgets.
Ce que Weproc apporte pour contrôler vos dépenses
Une visibilité complète et en temps réel sur vos dépenses engagées et consommées
Weproc vous offre une vue centralisée sur toutes les dépenses de l’entreprise : demandes d’achat, commandes validées, consommations, réceptions et prévisions budgétaires.
Chaque décision devient éclairée : vous savez où part chaque euro, avant même qu’il ne soit dépensé.
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Encadrer les dépenses avant engagement
Weproc impose un passage systématique par la demande d’achat et le bon de commande, ce qui permet de :
contrôler les dépenses avant validation,
limiter les achats non maîtrisés (maverick buying),
appliquer les règles internes et les plafonds budgétaires,
garantir que chaque dépense est justifiée et approuvée.
Bénéfice : vous maîtrisez les coûts avant qu’ils ne soient engagés.
2
Suivi des dépenses par service, projet, centre de coûts ou catégorie
Weproc ventile automatiquement les dépenses selon vos paramètres internes :
services,
départements,
projets,
centres de coûts,
catégories achats.
Bénéfice : une analyse fine des postes de dépenses pour identifier les dérives et optimiser les budgets.
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Budgets connectés et consommations en temps réel
Weproc met à jour automatiquement vos budgets lors de chaque étape du processus :
demande d’achat,
commande validée,
réception,
consommation.
Vous visualisez instantanément :
le consommé,
l’engagé,
le disponible,
les prévisions vs le budget initial.
Bénéfice : un pilotage budgétaire précis, fiable et sans consolidation manuelle.
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Réduction du maverick buying et des dépenses hors processus
Grâce à la centralisation des demandes et à la visibilité offerte aux managers et à la finance, Weproc réduit fortement :
les commandes non référencées,
les achats directs non validés,
les écarts entre services,
les dépenses imprévues.
Bénéfice : une meilleure discipline budgétaire et une baisse des coûts cachés.
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Tableaux de bord & indicateurs clés pour piloter les dépenses
Weproc fournit des indicateurs utiles aux décideurs :
dépenses par service / catégorie / fournisseur,
évolution des budgets,
taux de maverick buying,
top des fournisseurs ou catégories les plus consommatrices,
comparaison budgets vs réalisé.
Bénéfice : des décisions plus rapides, plus chiffrées et mieux argumentées.
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Alignement entre achats, managers, finance et direction
Weproc offre un point de vérité partagé par tous :
les opérationnels voient les dépenses engagées,
les achats suivent la conformité du processus,
la finance suit les budgets,
la direction dispose d’indicateurs consolidés.
Bénéfice : une organisation mieux synchronisée et plus performante.
Weproc transforme votre maîtrise des dépenses en véritable avantage financier
Grâce à une vision temps réel, à la centralisation des demandes et à un pilotage budgétaire unifié, votre entreprise gagne en discipline, en efficacité et en visibilité.
🎯 Objectif : maîtriser vos coûts, anticiper les dérives et sécuriser vos décisions financières.
Les bénéfices pour votre organisation
Un pilotage financier renforcé grâce à une meilleure maîtrise des engagements
En structurant le cycle achat et en donnant une visibilité en temps réel sur les dépenses, Weproc devient un levier majeur pour améliorer la performance financière, opérationnelle et budgétaire de l’entreprise.
Des dépenses enfin maîtrisées et anticipées
Grâce à la centralisation des demandes d’achat et au suivi des engagements, vous savez précisément :
ce qui a été validé,
ce qui est en cours,
ce qui reste à dépenser,
quels services ou projets risquent de dépasser leur budget.
Résultat : moins de surprises, moins de dérives, plus de contrôle en amont.
Une visibilité budgétaire instantanée et fiable
Les budgets sont mis à jour automatiquement au fil du processus :
budgété,
engagé,
consommé,
disponible.
Les tableaux de bord offrent une vue claire, commune à la finance, aux achats et aux opérationnels.
Résultat : des arbitrages plus rapides et des prévisions plus fiables.
Une réduction immédiate des dépenses hors processus (maverick buying)
En imposant un passage par la demande d’achat et le bon de commande, Weproc :
réduit les achats non maîtrisés,
améliore le respect des règles internes,
évite les engagements imprévus,
sécurise les négociations fournisseurs.
Résultat : une baisse mesurable des dépenses non contrôlées.
Un gain de temps pour les équipes achats, finance et management
Weproc élimine les ressaisies, les validations informelles et les suivis Excel manuels.
Les équipes récupèrent plusieurs heures par semaine grâce à :
des workflows automatisés,
des informations centralisées,
une visibilité immédiate sur l’état des dépenses.
Résultat : une organisation plus efficace et moins administrative.
Une meilleure collaboration entre services
Avec une vue partagée des dépenses :
les achats gèrent mieux les validations,
les opérationnels comprennent l’impact budgétaire,
la finance dispose de données propres et à jour,
la direction prend des décisions éclairées.
Résultat : une gouvernance financière plus fluide et plus alignée.
Un pilotage stratégique pour la direction
Weproc apporte la transparence nécessaire pour :
analyser les postes de coûts,
identifier les leviers d’optimisation,
suivre les dépenses dans le temps,
prendre des décisions basées sur des données fiables.
Résultat : une vision stratégique solide et un pilotage réellement orienté performance.
Weproc vous aide à reprendre le contrôle total de vos dépenses
En structurant vos engagements et en offrant une visibilité en temps réel, Weproc transforme la gestion des dépenses en un levier de performance financière.
🎯 Objectif : anticiper, maîtriser et optimiser chaque euro engagé.
Conçue, développée et hébergée en France, notre solution vous garantit la maîtrise totale et sécurisée de vos données achats.
Nos experts basés en interne vous répondent en direct de 8 h à 20 h pour un accompagnement immédiat et personnalisé, chaque jour.
Weproc se branche à l’ensemble de vos outils métiers existants pour fluidifier vos processus sans aucune rupture.
FAQ – tout savoir sur le contrôle des dépenses
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Le contrôle des dépenses consiste à encadrer, suivre et analyser l’ensemble des dépenses engagées par les services.
Il inclut :
la validation des demandes d’achat,
le suivi des bons de commande,
la visualisation des engagements,
le suivi des budgets,
l’analyse des consommations.
L’objectif est d’assurer une utilisation optimale des ressources financières, d’éviter les dérives et d’améliorer la visibilité pour la direction.
Contrôler les dépenses en amont permet d’éviter que des dépenses non prévues ne soient engagées sans validation.
Cela permet notamment :
de respecter les budgets,
de réduire les achats hors processus (maverick buying),
de garantir la conformité aux règles internes,
d’améliorer les négociations fournisseurs,
d’éviter les mauvaises surprises lors du reporting financier.
Un contrôle effectué après réception de la facture arrive trop tard pour agir.
Un suivi manuel entraîne :
un manque de visibilité en temps réel,
des données rapidement obsolètes,
des erreurs de saisie ou de consolidation,
des validations non traçables,
un pilotage budgétaire approximatif,
des dépassements non anticipés.
La direction se retrouve avec une vision partielle et tardive, ce qui compromet la prise de décision.
Weproc apporte une approche structurée du contrôle des dépenses :
demandes d’achat centralisées,
workflows de validation automatiques,
bons de commande traçables,
suivi budgétaire en temps réel,
engagements et consommations synchronisés,
tableaux de bord consolidés.
L’entreprise maîtrise ainsi ses dépenses avant engagement et dispose d’une vision fiable des coûts.
Oui.
Weproc permet de ventiler automatiquement les dépenses selon votre organisation :
services,
départements,
centres de coûts,
projets,
catégories d’achat.
Cela permet de mesurer précisément la consommation de chaque entité, d’identifier les dérives et d’optimiser l’allocation des budgets.
Weproc donne accès à une vision claire et en temps réel des dépenses engagées et consommées.
La direction financière peut :
anticiper les dépassements,
affiner les prévisions,
analyser les postes de coûts,
suivre l’évolution des budgets,
décider plus vite grâce à des données fiables et consolidées.
C’est un levier majeur pour sécuriser la performance financière de l’entreprise.
Les enjeux complémentaires de vos achats
