Gestione delle fatture fornitori
Riconcili, controlli, approvi: le sue fatture in totale sicurezza.
- OCR e integrazione automatica delle fatture.
- Riconciliazione a 3 vie con ordini e ricezioni.
- Conformità nativa alla riforma della fatturazione elettronica 2026/2027.
Perché digitalizzare la gestione delle fatture fornitori?
La fattura fornitore è la fase finale, ma anche la più critica, del processo di acquisto. Senza una soluzione adeguata, i reparti finanziari devono affrontare:
inserimenti manuali che richiedono tempo,
contestazioni legate a differenze di prezzo o quantità,
il rischio di non conformità con la riforma della fatturazione elettronica.
Con Weproc, le sue fatture sono centralizzate, automatizzate e collegate ai suoi ordini. Guadagnerà in efficienza, sicurezza e conformità normativa.
Esempio concreto: una media impresa elaborava 500 fatture al mese manualmente. Con Weproc, l'OCR estrae i dati, il 3-way match controlla automaticamente il 70% delle fatture senza intervento umano e solo le fatture contestate richiedono una revisione manuale.
Come funziona la gestione delle fatture con Weproc?
Funzionalità chiave legate alle fatture
SRM
Gestione dei fornitori che spinge la tua catena di approvvigionamento
Centralizza tutti i file dei fornitori in un unico spazio per ottenere visibilità e conformità; Guida le prestazioni con metriche in tempo reale e report dettagliati. Un portale collaborativo semplifica gli scambi: tracciamento degli ordini, fatture e documenti amministrativi, il tutto senza email sparse. Un vault digitale sicuro ospita attestazioni, contratti e certificazioni per un audit senza stress, mentre le dashboard predittive rilevano i rischi precocemente.
La ciliegina sulla torta: Weproc si collega nativamente al tuo ERP e al software contabile per dati sempre aggiornati. Il risultato: rafforzamento delle relazioni con i fornitori, costi controllati e una catena di approvvigionamento resiliente.
CONTRATTI
Assicurati ogni offerta e aumenta i tuoi risparmi
Digitalizza tutti i tuoi accordi principali e i contratti con i fornitori in un caveau cloud, accessibile con un solo clic. Weproc monitora per te l’intero ciclo di vita del contratto : avvisi prima del rinnovo tacito, programmi di indicizzazione, monitoraggio del consumo effettivo e calcolo automatico degli sconti di fine anno. Una visione globale, filtrabile per fornitore o famiglia acquirente, rivela i rischi di interruzione e le opportunità di risparmio. Collegato nativamente ai moduli Budgets e SRM, il Contract Manager trasforma la conformità in un vantaggio competitivo e garantisce una fornitura senza intoppi.
FLUSSI DI LAVORO
Standardizza le tue validazioni, assicurati i tuoi impegni
Standardizza le tue approvazioni in un batter d’occhio: Weproc modella la tua matrice di approvazione (importo, categoria, progetto, fornitore, centro costi) e indirizza automaticamente ogni richiesta al decisore giusto. Configurare livelli di approvazione sequenziali o paralleli, regole di delega (sostituzioni, leave), soglie ed eccezioni (emergenza, accordo quadro). I manager validano con un solo clic sul web o sul mobile; I riavvii intelligenti e le escalation riducono i tempi di inattività. Una traccia di audit completa garantisce tracciabilità e conformità, mentre i cruscotti evidenziano i colli di bottiglia e i tempi di ciclo per ottimizzare i processi. Direttamente collegato ai moduli Richieste, Ordini, Fatture e Budget, il flusso di lavoro attiva controlli e avvisi al momento giusto. Il risultato: decisioni più rapide, impegni controllati, controllo interno rafforzato.
STATISTICHE
Gestisci i tuoi acquisti con dashboard intelligenti
Allinea ogni decisione d’acquisto con la realtà: Weproc trasforma i tuoi feed dati in dashboard interattivi e pronti all’uso. Visualizza immediatamente la suddivisione delle spese per fornitore, categoria o progetto e individua le discrepanze prima che pesino sul tuo margine. I dataset sono già stati puliti; esportali con un solo clic su Excel, Power BI o nei tuoi report mensili per risparmiare tempo prezioso. Grazie ai suoi indicatori in tempo reale e agli avvisi proattivi, il modulo Statistiche trasforma una semplice osservazione in un’azione rapida: si proteggono i budget, si rafforzano le negoziazioni e si gestiscono le prestazioni dei fornitori fino al centesimo più vicino.
Fino al -80% di tempo di elaborazione rispetto all'inserimento manuale.
Scopra tutte le funzionalità
Le leve strategiche della la gestione delle fatture en 2026
Per trasformare la gestione delle fatture fornitori in un vantaggio competitivo, sono essenziali quattro leve:
Automatizzare l’inserimento: grazie all’OCR avanzato, i dati chiave delle sue fatture vengono estratti con una precisione del 98,5%, indipendentemente dal formato (PDF, scansione, Factur-X, EDI…).
Mettere in sicurezza i pagamenti: la riconciliazione a 3 vie (ordine–ricezione–fattura) blocca automaticamente le fatture contestate e garantisce che vengano saldati solo gli importi approvati.
Garantire la conformità: Weproc è nativamente conforme alla riforma della fatturazione elettronica 2026, con archiviazione a norma di legge e rispetto del GDPR.
Gestire la tesoreria: dashboard, avvisi e report avanzati le offrono una visibilità in tempo reale sulle scadenze e sugli impegni finanziari.
Con Weproc, la gestione delle fatture non si limita a un semplice controllo amministrativo: diventa una leva di performance finanziaria, collegando i suoi acquisti alla contabilità e mettendo in sicurezza i suoi flussi P2P.
FAQ – Software di gestione acquisti per le fatture fornitori
Sta pensando di digitalizzare i suoi acquisti? Qui trova le risposte alle domande più comuni sulla digitalizzazione delle fatture fornitori.
In cosa consiste la gestione delle fatture fornitori in un software per gli acquisti?
Consiste nella digitalizzazione dell’intero ciclo della fattura: ricezione/acquisizione → controlli → riconciliazione → approvazione (BAP) → integrazione contabile → archiviazione. Collegata agli ordini e alle ricezioni, elimina il reinserimento dei dati e mette in sicurezza i suoi pagamenti. In Weproc, la fattura diventa un oggetto “riconciliato” (prezzo, quantità, IVA, centri di costo) con una tracciabilità completa per audit e chiusure contabili.
Come funziona l'OCR in Weproc e quali formati di fattura sono supportati?
L’OCR avanzato estrae automaticamente i campi chiave (fornitore, n. fattura, date, righe, IVA, IBAN…) con un tasso di riconoscimento elevato (≈ 98,5%). Le fatture vengono acquisite tramite e-mail dedicata, caricamento manuale o integrazione ERP/EDI. Weproc gestisce i formati PDF/scansione e quelli strutturati (Factur-X, UBL, CII, EDI). Meccanismi di controllo dei duplicati e di coerenza (totali, IVA, valute) garantiscono l’affidabilità dei dati a monte.
Come avviene la riconciliazione "3-way match" e la gestione delle eccezioni?
Il sistema confronta ordine ↔ ricezione ↔ fattura: se tutto corrisponde, la fattura passa in elaborazione STP (Straight-Through Processing, senza intervento). In caso di discrepanze, Weproc applica tolleranze configurabili, isola l’anomalia (prezzo/quantità/costi accessori) e blocca il pagamento fino alla risoluzione. I casi senza ordine di acquisto (servizi, abbonamenti) seguono un processo a 2 vie (2-way match) con un flusso di approvazione rafforzato. Sono gestite anche: ricezioni parziali, fatture multi-ordine, multi-riga e note di credito.
Come mi aiuta Weproc a essere conforme alla fatturazione elettronica 2026/2027?
Weproc supporta i formati strutturati (es. Factur-X) e l’archiviazione a norma con valore probatorio, con audit trail e rispetto del GDPR. La soluzione la accompagna su 4 assi:
Diagnosi dei flussi attuali,
Mappatura di dati e formati,
Configurazione di workflow e controlli,
Gestione del cambiamento (formazione + test).
In questo modo, si prepara alla ricezione obbligatoria (2026) e all’emissione progressiva (Grandi Imprese/Medie Imprese 2026, PMI/microimprese 2027) previste dalla riforma francese.
Quali integrazioni contabili/ERP sono disponibili e quali dati vengono sincronizzati?
Weproc si integra in modo bidirezionale (API/esportazioni) con oltre 50 ERP e software di contabilità. Vengono sincronizzati: anagrafiche fornitori, piani/assi analitici, centri di costo, budget (PDP), scritture contabili (incluse le Fatture da Ricevere), stati di pagamento e documenti. Il risultato: zero doppio inserimento, scritture contabili corrette e una pre-contabilità pronta per la chiusura.
Come vengono gestiti l'approvazione, il controllo interno e la conformità?
L’approvazione si basa su workflow configurabili (soglie, reparti, importi, eccezioni) con separazione dei compiti (creazione ≠ approvazione ≠ pagamento). Ogni azione è tracciata con data e ora (audit trail), i documenti sono archiviati a norma di legge e l’accesso è sicuro (permessi, SSO disponibile). I termini di pagamento legali sono monitorati tramite avvisi e dashboard.
Gestite i casi complessi: note di credito, ricorrenze, multi-società e multi-valuta?
Sì.
Note di credito: abbinamento alla fattura originale, saldi parziali/totali.
Fatture ricorrenti/abbonamenti: modelli e controlli periodici.
Multi-società / multi-sede: regole, piani dei conti e budget per società con visione consolidata.
Multi-valuta / multi-IVA: aliquote, valute e regimi IVA gestiti per paese, con reporting armonizzato.
Quali KPI monitorare per misurare le performance della gestione delle fatture?
Gli indicatori principali sono:
Tasso STP: percentuale di fatture elaborate automaticamente senza intervento.
Tempo di elaborazione: intervallo tra la ricezione e l’approvazione (BAP).
Tasso di eccezione: fatture bloccate per discrepanze o contestazioni.
Costo per fattura: indicatore chiave del ROI.
Rispetto dei termini di pagamento: per evitare sanzioni e preservare la relazione con i fornitori.
Con Weproc, può monitorare questi KPI in tempo reale grazie a dashboard visive e avvisi intelligenti, che le consentono di migliorare la produttività, ottimizzare la tesoreria e valutare oggettivamente le performance dei fornitori.
Le procedure di acquisto complementari alle fatture
