Processo Acquisti
Le 6 procedure chiave, su un'unica piattaforma
Perché formalizzare le sue «procedure di acquisto» in un software?
Una procedura di acquisto descrive chi fa cosa, quando e con quali controlli, dall’espressione del fabbisogno fino al pagamento. In un ambiente Procure-to-Pay (P2P), queste fasi sono interconnesse e supportate da strumenti per garantire la conformità, ridurre i tempi e assicurare l’affidabilità dei dati. Il P2P collega i team operativi, l’ufficio acquisti, la finanza e i fornitori in un unico flusso di richieste, approvazioni, ordini, ricezioni, fatture e pagamenti. È la spina dorsale di un e-procurement moderno: una gestione digitale, tracciabile e guidata dai dati in ogni fase.
Le 6 procedure di Weproc, in breve
1
Richieste di acquisto
Formalisez le besoin en quelques clics : articles, services, quantités, PJ et centres de coûts.
Les workflows de validation configurables appliquent vos règles (seuils, services, familles, sites) et garantissent la conformité avant tout engagement. La demande met à jour les budgets en temps réel pour éviter tout dépassement.
Résultat : moins d’achats hors‑process et une traçabilité complète des décisions.
2
Richieste di offerta (RdO)
Da una richiesta, avvii una richiesta di offerta: capitolato, inviti, ricezione dei preventivi tramite il portale fornitori e confronto multi-criterio.
Centralizzi scambi e documenti, giustifichi la scelta e definisca le condizioni (prezzo, tempi, garanzie).
I risultati alimentano i suoi ordini d’acquisto e le sue dashboard. Risparmio di tempo, maggiore concorrenza e tracciabilità delle decisioni.
3
Ordini d'acquisto
Generi l’ordine d’acquisto in un clic dalla richiesta di offerta aggiudicata o dalla richiesta approvata. Invii al fornitore, monitori gli stati e pianifichi le ricezioni.
Weproc raggruppa il fascicolo (OdA, preventivi, scambi) e avvisa in caso di ritardo.
L’obiettivo: zero reinserimenti, tempi sotto controllo e una base solida per la riconciliazione a 3 vie con la fattura, l’integrazione in contabilità e il pagamento.
Ricezioni
Dichiari le quantità ricevute (conformi, scostamenti, resi) e avvisi il fornitore. Le non conformità sono tracciate e possono bloccare la fattura fino alla correzione.
Un processo fluido direttamente in Weproc: monitori le quantità ricevute, la qualità per fornitore e metta in sicurezza il resto del processo P2P.
4
Fatture
Acquisizione OCR, controlli automatici, riconciliazione a 3 vie (OdA-ricezione-fattura) e visto si paghi secondo le sue regole.
Weproc è pronto per la fatturazione elettronica, in linea con il calendario normativo: ricezione obbligatoria dal 1° settembre 2026; emissione progressiva per grandi/medie imprese nel 2026 e PMI/microimprese nel 2027.
5
6
Pagamenti
Gestisca le scadenze e gli stati (da pagare, pagato, bloccato). Gli scostamenti rilevati durante i controlli impediscono i pagamenti non dovuti. Le dashboard aiutano la funzione finanza a ottimizzare la tesoreria e a rispettare gli impegni verso i fornitori. Il collegamento nativo con le fatture e lo storico degli acquisti rafforza la verificabilità e il processo P2P complessivo gestito con Weproc.
"Una media impresa pianifica le sue attività di MRO. La manutenzione genera delle richieste, il buyer consulta 3 fornitori e approva tramite workflow. Ricezioni in 2 lotti; un lotto non conforme → alert, reso, nota di credito. Fattura riconciliata automaticamente."
Tutorial interattivo completo
dalla richiesta di acquisto au
al pagamento del fornitore avec 
Una demo personalizzata per mettere alla prova i suoi processi esistenti?
I vantaggi dei processi di acquisto con Weproc
FAQ – I processi di acquisto con Weproc
Sta pensando di digitalizzare i suoi acquisti? Trovi qui le risposte alle domande più comuni per ottimizzare i suoi processi Procure-to-Pay.
Non. Vous pouvez activer uniquement les procédures qui vous concernent. Par exemple, certaines entreprises laissent le paiement dans leur logiciel comptable, et utilisent Weproc pour suivre le statut sans gérer l’exécution. Chaque procédure est autonome et embarque toutes les fonctionnalités nécessaires (ex. : validations, budgets, traçabilité). Vous restez libre d’adopter Weproc progressivement selon vos priorités.
No. L’interfaccia di Weproc è interamente personalizzabile. Se utilizza solo le richieste di acquisto, verrà visualizzata solo la scheda corrispondente. Risultato: un’interfaccia semplice, pulita e adatta alle sue reali esigenze. Avrà a disposizione uno strumento 100% intuitivo, senza menu superflui, che favorisce l’adozione da parte dei suoi team.
È un vantaggio. Se i suoi fornitori sono già gestiti in un ERP o in una soluzione di contabilità, Weproc si integra facilmente. Due opzioni:
API per sincronizzare automaticamente l’anagrafica (aggiunte, aggiornamenti, disattivazioni).
Importazioni una tantum (CSV/Excel) se la connessione non è necessaria in modo continuo.
In questo modo, i suoi dati restano aggiornati in Weproc, senza doppi inserimenti. L’integrazione con l’ERP è pensata per semplificare, non per complicare.
Sì. Weproc permette di gestire più entità giuridiche o sedi operative da un unico account. Può definire regole di approvazione specifiche (importi, categorie di spesa, reparti) per ogni società o sede. Anche i budget sono monitorati per struttura, garantendo una visibilità consolidata e un controllo preciso dei suoi impegni di spesa.
Weproc integra nativamente la fatturazione elettronica (conforme allo standard SdI) e sarà in linea con gli obblighi di legge:
Ricezione delle fatture elettroniche obbligatoria dal 1° settembre 2026.
Emissione progressiva: grandi imprese e medie imprese nel 2026, PMI e microimprese nel 2027.
Grazie alla riconciliazione a 3 vie (ordine-ricezione-fattura), mette in sicurezza i pagamenti rimanendo conforme alla normativa.
Con Weproc, può:
Ridurre dal 30% al 70% il tempo di approvazione di richieste e fatture.
Migliorare la conformità grazie ai flussi di lavoro e al controllo del budget in tempo reale.
Limitare le contestazioni con i fornitori tramite il monitoraggio delle ricezioni e la riconciliazione automatica.
Aumentare la visibilità finanziaria con il Piano di Spesa Previsionale.
Risultato: più produttività, meno errori e una governance degli acquisti rafforzata.
Risorse dal blog per rivoluzionare i suoi processi di acquisto
Scopra ogni settimana i nostri articoli, webinar o modelli gratuiti da scaricare sulla gestione degli acquisti in azienda, la digitalizzazione degli approvvigionamenti, la gestione dei fornitori e la fatturazione elettronica.
