Gestione delle famiglie merceologiche
Crei, segua e gestisca facilmente le sue famiglie merceologiche. Prenda decisioni basate su dati affidabili.
- Statistiche in tempo reale
- Monitorizzi i consumi per famiglia merceologica
- Tenga sotto controllo la ripartizione della spesa
- Prenda decisioni informate
Le sfide attuali della strutturazione degli acquisti
Oggi, la maggior parte delle organizzazioni gestisce le proprie categorie di spesa con file Excel, strumenti condivisi o informazioni frammentate, creando diversi ostacoli:
1) Mancanza di una classificazione uniforme
Ogni team utilizza una logica propria: etichette diverse, duplicati, categorie incoerenti…
Diventa così impossibile aggregare la spesa in modo efficace o analizzare i trend.
2) Nessuna visione affidabile della ripartizione della spesa
Le tabelle manuali non permettono di monitorare correttamente i consumi per categoria, né di identificare le voci di costo più onerose o fuori controllo.
3) Difficoltà nell'ottimizzare i budget
Senza una segmentazione chiara, le aziende faticano a rinegoziare i contratti, consolidare gli acquisti o identificare le aree di risparmio.
4) Reporting dispendioso e approssimativo
Aggiornare la spesa per categoria richiede ore di reinserimento dati, con un rischio costante di errori o dimenticanze.
5) Decisioni strategiche limitate
Senza indicatori strutturati, le Direzioni Acquisti non hanno la visibilità necessaria per guidare la strategia, anticipare i rischi o allineare i team.
Come Weproc risolve questi problemi?
Con Weproc, le sue famiglie merceologiche diventano un vero pilastro strategico.
La piattaforma centralizza le sue categorie, aggiorna automaticamente i consumi e le offre una visione chiara e gerarchica della sua spesa.
Può strutturare le sue famiglie merceologiche in base alla sua organizzazione, confrontare le voci di spesa con un clic e avere a disposizione dashboard dinamiche per analizzare i trend, controllare i budget e prendere decisioni informate.
Controllo del budget
Confronti la spesa effettiva con i budget previsionali per categoria.
Individui gli scostamenti e adegui la sua strategia di acquisto.
Reporting dinamico
Grafici, curve di andamento, ripartizioni per voci di costo, filtri personalizzabili…
I dati diventano informazioni strategiche.
Il cuore della gestione per famiglie merceologiche: le funzionalità chiave
Creazione e gerarchizzazione delle famiglie
Definisca le sue famiglie e sotto-famiglie in base alle sue regole interne: IT, Servizi Generali, Logistica, Marketing, Manutenzione…
Weproc si adatta alla sua struttura, non il contrario.
Aggiornamento automatico dei consumi
Ogni ordine emesso aggiorna istantaneamente la famiglia merceologica corrispondente.
Dica addio a Excel: i dati sono affidabili, standardizzati e pronti per essere analizzati.
Analisi della spesa per categoria
Identifichi a colpo d’occhio le famiglie con i consumi più alti, le variazioni annuali, i trend di acquisto o le anomalie di spesa.
Le sue decisioni diventano semplici, rapide e razionali.
Segmentazione intelligente
Associ prodotti, servizi, fornitori e contratti a ogni famiglia.
Report, confronti e viste consolidate si aggiornano automaticamente.
Analisi della spesa
Analizzi facilmente la ripartizione e l’evoluzione della sua spesa.
Visualizzi la ripartizione della spesa per famiglia, confronti gli andamenti e identifichi le leve di risparmio in pochi secondi.
Weproc le offre indicatori chiave:
- ripartizione della spesa per famiglia
- trend
- variazioni annuali
- identificazione delle voci di costo critiche
- monitoraggio dei consumi per fornitore
- allarmi e scostamenti
Le sue decisioni diventano rapide, basate su dati concreti e allineate con la sua strategia di acquisto.
Casi d'uso
Medie imprese / Grandi gruppi
Un sistema di riferimento per gli acquisti unico e armonizzato, anche in organizzazioni complesse.
Multi-sede & multi-società
Standardizzi le categorie di spesa e garantisca la coerenza tra le diverse sedi.
Acquisti indiretti
Per comprendere, controllare e ridurre la spesa spesso più difficile da gestire.
Settori regolamentati
Ottenga una tracciabilità completa e un reporting conforme agli obblighi interni.
I benefici concreti
✔ Visibilità totale sulla sua spesa: Confronti le famiglie merceologiche, individui le anomalie, controlli le principali voci di budget.
✔ Decisioni basate su dati affidabili: Weproc trasforma i suoi flussi di acquisto in informazioni semplici da analizzare.
✔ Standardizzazione indispensabile: Elimini le classificazioni improvvisate e strutturi in modo duraturo il suo sistema di riferimento per gli acquisti.
✔ Migliore negoziazione con i fornitori: Grazie a volumi consolidati e a una visione chiara delle necessità.
✔ Reporting automatico e in tempo reale: Niente più reinserimenti manuali, niente più errori. Dedichi il suo tempo all’analisi, non alla compilazione dei dati.
13% di risparmio annuo sugli acquisti quando un'azienda ha visibilità sulla ripartizione della propria spesa.
Come funzionano le famiglie merceologiche?
1. Configuri le sue famiglie
Definisca semplicemente le sue categorie in base alle necessità interne.
2. Associ prodotti, servizi e fornitori
Collegamento automatico o manuale, a sua scelta.
3. Lasci che Weproc aggiorni i consumi
Ogni ordine alimenta le sue analisi in tempo reale.
Prenda decisioni strategiche in tempo reale
Prenda decisioni strategiche in tempo reale
Grazie al reporting dinamico, può identificare immediatamente:
- le categorie da ottimizzare
- le reali necessità dell’azienda
- le famiglie con consumi eccessivi
- le opportunità di consolidamento
- i budget da riequilibrare
Aumenti visibilità, controllo ed efficienza.
Crei flussi di approvazione in base alla natura dei suoi acquisti
Weproc le permette di creare flussi di approvazione personalizzati in base alle famiglie merceologiche interessate dalla spesa. Gli utenti coinvolti vengono notificati in tempo reale e il processo di approvazione viene accelerato.
I moduli complementari
Weproc è una soluzione modulare che copre tutte le fasi del processo: Richieste di acquisto, Richieste di offerta, Contratti, Fatture e Pagamenti, Budget, Scorte… Crei il suo percorso Source-to-Pay al suo ritmo, senza complessità.
FAQ – Funzionalità sulle famiglie merceologiche
Domande frequenti
Ha delle domande? Noi abbiamo le risposte!
Una famiglia merceologica è un raggruppamento di prodotti o servizi simili o complementari, che vengono generalmente acquistati insieme da un’azienda.
La gestione delle famiglie merceologiche permette di organizzare e monitorare meglio la spesa, facilitare la negoziazione con i fornitori e ottimizzare i processi di acquisto. Raggruppando gli acquisti per famiglia, le aziende possono identificare sinergie e opportunità di economie di scala, migliorando al contempo il coordinamento tra i vari reparti coinvolti.
Per determinare le famiglie merceologiche pertinenti per la sua azienda, è importante considerare diversi fattori, come le esigenze specifiche dei suoi reparti, il catalogo prodotti o servizi e le caratteristiche dei suoi fornitori.
Un’analisi approfondita della sua spesa e dei suoi processi di acquisto può aiutare a identificare i raggruppamenti più pertinenti. È anche importante consultare gli stakeholder interni ed esterni per raccogliere feedback e comprendere meglio le sfide legate a ogni famiglia merceologica.
Per ottimizzare la gestione delle famiglie merceologiche all’interno della sua azienda, è essenziale adottare un approccio strutturato e basato sull’analisi dei dati. Ciò implica l’implementazione di strumenti di monitoraggio e reporting adatti come Weproc, la definizione di obiettivi chiari e misurabili per ogni famiglia merceologica e la creazione di meccanismi di coordinamento e comunicazione efficaci tra i reparti coinvolti.
L’implementazione di contratti quadro con i fornitori chiave e la razionalizzazione dei cataloghi di prodotti e servizi possono contribuire a migliorare l’efficienza della gestione delle commesse e dei dossier per famiglia merceologica.
Per adattare la gestione delle famiglie merceologiche a un contesto multi-sede, è importante considerare le specificità e le esigenze di ogni stabilimento, garantendo al contempo un coordinamento e un’armonizzazione globale dei processi di acquisto tramite workflow personalizzati.
Questo può avvenire attraverso l’implementazione di un sistema di gestione degli acquisti centralizzato, che permetta di condividere informazioni e best practice tra le diverse sedi, e attraverso la definizione di procedure e regole comuni adatte ai vincoli locali e globali.
Con le sue numerose funzionalità, Weproc risponde perfettamente a questa esigenza!
Per monitorare e analizzare le performance della gestione delle famiglie merceologiche, è essenziale definire degli indicatori chiave di prestazione (KPI) adatti a ogni famiglia e agli obiettivi della sua azienda.
Questi indicatori possono includere i risparmi ottenuti, il rispetto dei budget, la qualità dei prodotti e i tempi di consegna.
Vuole saperne di più su questa funzionalità?
Scopra ogni settimana i nostri articoli, webinar e modelli gratuiti da scaricare per migliorare la gestione dei suoi acquisti!
