Cataloghi acquisti
Acceda ai suoi prodotti e servizi, centralizzati in un unico spazio.
- Un catalogo per i suoi articoli
- Un catalogo per i suoi prodotti
- Un catalogo per i suoi servizi
- Piena disponibilità per i suoi collaboratori
Le sfide attuali dei cataloghi acquisti
Senza uno strumento dedicato, la gestione delle referenze e dei servizi diventa presto ingestibile.
Ecco gli ostacoli che la maggior parte delle aziende incontra:
1) Informazioni frammentate e mai aggiornate
Tra fogli di calcolo, file interni e allegati, i team faticano a trovare le referenze corrette. I duplicati si moltiplicano e i dati diventano obsoleti. Il risultato: ordini incoerenti e una totale mancanza di visibilità.
2) Controllo insufficiente di prezzi e fornitori
Tariffe errate, condizioni obsolete, scostamenti non rilevati… Senza un catalogo dinamico, i prezzi negoziati non vengono rispettati e la spesa sfugge al controllo.
3) Eccessiva dipendenza dal team acquisti
Ogni richiesta necessita di un’approvazione, una verifica o un’informazione. Il team acquisti perde tempo prezioso per rispondere alle richieste interne, rallentando l’intero processo.
4) Nessuna visibilità sui servizi ricorrenti
Senza un repository unico, ogni reparto ordina in modo diverso. Ciò causa variazioni di prezzo, una molteplicità di fornitori e una totale mancanza di coerenza.
5) Standardizzazione quasi impossibile
Manutenzione, servizi generali, abbonamenti: senza un catalogo strutturato, è difficile monitorare i servizi effettivamente utilizzati, i relativi importi e la loro frequenza.
Per rispondere a queste sfide, Weproc ha progettato una soluzione completa che include la gestione dei cataloghi.
In che modo Weproc risolve questi problemi?
Il catalogo intelligente di Weproc: un unico repository affidabile per gli acquisti
Weproc centralizza i suoi articoli, prodotti e servizi in uno spazio strutturato, semplice da aggiornare e accessibile a tutti i suoi collaboratori. Ogni referenza contiene gli elementi essenziali: prezzi negoziati, ultimo ordine, fornitore associato, famiglie merceologiche, condizioni particolari e storico completo.
Grazie all’aggiornamento in tempo reale e a permessi di accesso controllati, i suoi team ordinano in totale autonomia, senza errori e nel pieno rispetto delle procedure interne.
Famiglie e sottofamiglie merceologiche
Organizzi il suo catalogo per famiglie merceologiche. Gli ordini diventano più semplici e veloci, e le sue analisi più pertinenti.
Gestione prezzi e storico
Ogni referenza mostra il prezzo attuale, le sue evoluzioni, l’ultimo ordine e le condizioni applicate. Garantisca una tracciabilità perfetta.
Il cuore del Catalogo: le funzionalità chiave
Catalogo Prodotti
Strutturi tutti gli articoli fisici acquistati dalla sua organizzazione: hardware, materiali di consumo, forniture, attrezzature, pezzi di ricambio…
Ogni scheda prodotto è standardizzata, arricchita e collegata a un prezzo negoziato, garantendo ordini coerenti e conformi.
Catalogo Servizi
Organizzi i suoi servizi ricorrenti: pulizie, manutenzione, servizi generali, prestazioni IT, interventi tecnici.
Descriva con precisione modalità, frequenze e condizioni per facilitare il monitoraggio e l’automazione delle approvazioni.
Catalogo Fornitori Connesso
I suoi fornitori possono aggiornare prezzi, referenze, servizi e condizioni direttamente dal loro portale dedicato.
In questo modo, i suoi cataloghi rimangono coerenti, affidabili e sincronizzati automaticamente.
Analisi e monitoraggio dei consumi
Grazie ai dati consolidati dei suoi cataloghi, può accedere a indicatori strategici: ricorrenza dei consumi, prezzi medi, fornitori più utilizzati, famiglie merceologiche più costose.
Individui le sue leve di ottimizzazione, rinegozi sulla base di dati solidi e controlli i suoi budget in tempo reale.
Casi d'uso concreti
Una risposta adatta a ogni organizzazione.
Tutte le sue sedi accedono agli stessi prodotti, alle stesse condizioni e agli stessi fornitori. Armonizzi i suoi acquisti e riduca gli scostamenti.
Reti retail o franchising
I punti vendita mantengono la loro autonomia, ordinando nel rispetto degli accordi negoziati dalla centrale.
Standardizzi le sue procedure, riduca gli acquisti fuori contratto e uniformi la sua anagrafica articoli in tutta l’organizzazione.
Acquisti indiretti
IT, servizi generali, abbonamenti, prestazioni una tantum: finalmente può controllare le spese frammentate e difficili da monitorare.
Come funzionano i cataloghi?
1. Integri le sue referenze
Importi prodotti e servizi. Weproc li classifica automaticamente.
2. Connetta i suoi fornitori
Aggiornano prezzi e servizi direttamente nel suo catalogo.
3. Condivida i cataloghi con i suoi collaboratori
Ordinano solo le referenze approvate, riducendo errori e scostamenti.
Weproc è l'unica soluzione in grado di raggruppare tutte le informazioni essenziali del suo processo di acquisto.
Prima di Weproc
Referenze multiple e incoerenti
Prezzi obsoleti e fuori controllo
Ordini lenti e incerti
Dipendenza costante dal team acquisti
Nessuna visione consolidata sui servizi
Con Weproc
Catalogo strutturato e armonizzato
Referenze uniche, prezzi aggiornati
Processo semplice e fluido
Ordini conformi e veloci
Visibilità chiara sugli acquisti ricorrenti
I vantaggi per la sua azienda:
✔ Notevole risparmio di tempo: Non è più necessario chiedere prezzi, disponibilità o il fornitore associato: tutto è visibile, aggiornato e a portata di clic.
✔ Standardizzazione totale degli acquisti: Elimini le referenze non autorizzate, i fornitori non approvati e gli acquisti fuori processo.
✔ Miglior controllo del budget: Grazie a dati strutturati, può analizzare le sue spese con precisione e anticipare le sue necessità.
✔ Relazioni sicure con i fornitori: Le informazioni sono centralizzate, le condizioni rispettate e i dati allineati.
I moduli complementari
Weproc si implementa in modo modulare per coprire tutte le fasi: Richieste di acquisto, Richieste di offerta, Contratti, Fatture e Pagamenti, Budget, Famiglie merceologiche, Scorte… Crei il suo percorso Source-to-Pay su misura, senza complessità.
FAQ – Funzionalità per la gestione dei suoi cataloghi
Per strutturare efficacemente un catalogo prodotti, è importante classificare gli articoli in diverse famiglie merceologiche, a seconda della loro natura, del loro utilizzo o del settore di attività.
Questa organizzazione facilita la ricerca, il confronto e la selezione dei prodotti, nonché la gestione dei contratti con i fornitori. È inoltre essenziale mantenere le informazioni aggiornate, in particolare tariffe, descrizioni e condizioni di consegna, per ottimizzare la gestione degli acquisti e dei budget.
Un catalogo prodotti centralizzato offre numerosi vantaggi, in particolare per le aziende multisede.
Permette di garantire la coerenza e l’omogeneità delle informazioni tra le diverse sedi, di facilitare la comunicazione e il coordinamento tra i team acquisti e di ottimizzare così la gestione dei fornitori. Inoltre, un catalogo centralizzato consente di analizzare e monitorare più facilmente le performance di acquisto, grazie all’imputazione analitica e ai suoi dati consolidati.
Per integrare i servizi associati ai prodotti in un catalogo acquisti, è importante creare categorie dedicate per distinguerli dagli articoli materiali. Queste categorie possono raggruppare i servizi per tipo (manutenzione, formazione, supporto, ecc.) o per area di competenza (informatica, logistica, marketing, ecc.).
I servizi devono essere definiti chiaramente, con descrizioni dettagliate e condizioni specifiche (durata, tariffe, modalità di erogazione), per facilitare la gestione degli acquisti e dei contratti con i fornitori.
Per mantenere aggiornato un catalogo prodotti, è essenziale implementare un workflow adeguato, che includa l’approvazione e l’aggiornamento delle informazioni da parte dei responsabili acquisti e dei fornitori. È inoltre importante effettuare verifiche periodiche per controllare la coerenza dei dati, l’evoluzione delle tariffe e la disponibilità dei prodotti. L’uso di strumenti di analisi permette di identificare opportunità di miglioramento, come la razionalizzazione delle gamme di prodotti, la negoziazione di nuovi contratti o la creazione di sinergie tra le diverse sedi.
Per selezionare i fornitori da integrare in un catalogo prodotti, è necessario considerare diversi criteri, come la qualità e l’affidabilità dei prodotti, le tariffe proposte, i tempi di consegna, le condizioni di pagamento, le certificazioni e le normative rispettate.
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