Garantisca una tracciabilità completa et e affidabile di tutti i suoi acquisti
Centralizzi ogni documento, approvazione e azione del ciclo di acquisto per proteggere il suo processo, rafforzare la trasparenza e facilitare gli audit interni ed esterni
- Monitorare la cronologia completa di ogni richiesta, ordine, ricezione e fattura,
- Centralizzare tutti i documenti dei fornitori,
- Garantire una pista di audit affidabile e con marcatura temporale.
Perché la tracciabilità degli acquisti è diventata essenziale?
Un'esigenza crescente di trasparenza e conformità
Oggi le organizzazioni devono rendere conto di come acquistano, impegnano le spese, selezionano i fornitori e gestiscono i documenti.
Senza tracciabilità, è impossibile garantire:
la conformità dei fornitori,
la validità dei documenti (contratti, assicurazioni, certificazioni),
il rispetto delle regole interne,
la capacità di giustificare le decisioni durante un audit.
La trasparenza non è più un’opzione: è un obbligo.
Acquisti che generano un volume elevato di informazioni
Ogni ciclo di acquisto include:
richieste di acquisto,
approvazioni,
ordini di acquisto,
ricezioni,
aggiornamenti dei fornitori,
fatture,
scambi interni ed esterni.
Senza uno strumento adeguato, queste informazioni finiscono per essere disperse tra e-mail, file condivisi e strumenti diversi, rendendo quasi impossibile qualsiasi monitoraggio.
Rischi maggiori in assenza di tracciabilità
Quando la tracciabilità non è garantita, l’azienda si espone a:
controversie difficili da risolvere,
incoerenze tra ordini, ricezioni e fatture,
perdita di documenti sensibili,
visibilità ridotta sugli impegni di spesa,
approvazioni non giustificate o non documentate.
Queste situazioni indeboliscono la governance e aumentano i rischi operativi, finanziari e legali.
La necessità di controllare la cronologia per un monitoraggio migliore
La tracciabilità permette di:
risalire a ogni azione,
consultare la cronologia di un fornitore,
comprendere gli scostamenti tra impegno e spesa effettiva,
identificare gli incidenti ricorrenti,
migliorare i processi di acquisto.
Una cronologia chiara è indispensabile per prendere decisioni informate.
Una sfida centrale per gli audit interni ed esterni
In caso di audit, è essenziale giustificare:
chi ha approvato cosa,
in quale momento,
con quali documenti,
secondo quali regole,
e con quali eventuali scostamenti.
Senza tracciabilità, l’audit diventa lungo, complesso e rischioso per l’organizzazione.
🎯 Con una tracciabilità completa, Lei dispone della prova dell’intero processo di acquisto, dal bisogno iniziale fino al pagamento.
I limiti di un ciclo di acquisto senza tracciabilità
Un processo di acquisto vulnerabile quando le informazioni sono disperse e non monitorate
Senza tracciabilità, diventa impossibile proteggere il ciclo di acquisto, verificare la conformità dei fornitori o giustificare le decisioni prese.
Le approvazioni, i documenti e gli scambi non lasciano alcuna prova utilizzabile, il che indebolisce l’azienda e ne rallenta l’operatività.
Senza tracciabilità, il ciclo di acquisto diventa opaco, fragile e difficile da sottoporre ad audit
L’azienda perde visibilità, efficienza e sicurezza.
🎯 Digitalizzare la tracciabilità significa riprendere il controllo sull’intero processo: documenti, azioni, approvazioni e cronologia.
Cosa offre Weproc in materia di tracciabilità degli acquisti
Una tracciabilità continua, centralizzata e interamente marcata temporalmente
Weproc registra ogni azione, ogni approvazione e ogni documento del ciclo di acquisto in uno spazio unico.
In qualsiasi momento, Lei dispone di una visione chiara, affidabile e completa del processo, dal bisogno iniziale fino alla fattura.
1
Una cronologia completa di tutte le azioni e le approvazioni
Ogni fase del ciclo di acquisto viene tracciata automaticamente:
creazione di una richiesta di acquisto,
approvazioni successive,
emissione dell’ordine di acquisto,
ricezione,
deposito di documenti,
modifiche, commenti, aggiornamenti,
stati di avanzamento.
Tutto è:
marcado temporalmente,
firmato dall’utente,
registrato nella cronologia dell’ordine.
Vantaggio: sa sempre chi ha fatto cosa, quando e perché.
2
Centralizzazione di tutti i documenti del ciclo di acquisto
Weproc raggruppa automaticamente:
preventivi,
ordini di acquisto,
contratti,
documenti dei fornitori,
ricezioni,
fatture,
giustificativi.
Ogni documento è collegato al fornitore, all’ordine e alla spesa corretti.
Vantaggio: nessun file perso in una casella di posta o in una cartella condivisa.
3
Tracciabilità rafforzata grazie al matching OdA / Ricezione / Fattura
Weproc esegue una riconciliazione sistematica tra:
l’ordine di acquisto,
la ricezione,
la fattura.
Questo matching crea una catena di prove documentali, garantendo che ciò che è stato ordinato corrisponda a ciò che è stato consegnato e poi fatturato.
Vantaggio: riduzione delle controversie ed eliminazione delle incoerenze.
4
Tracciabilità del fascicolo fornitore e conformità garantita
Grazie al portale fornitori e all’analisi automatica dei documenti, Lei dispone di una cronologia completa:
documenti legali (Visura Camerale, assicurazioni, certificazioni),
date di scadenza,
aggiornamenti forniti tramite link sicuri,
consultazioni e risposte dei fornitori,
contratti, addendum, allegati.
Vantaggio: un fascicolo fornitore sempre aggiornato e utilizzabile per gli audit.
5
Monitoraggio degli stati in tempo reale per l'intero ciclo di acquisto
Weproc mostra costantemente gli stati:
richiesta in corso,
in approvazione,
ordine emesso,
ricevuto parzialmente o totalmente,
fatturato,
chiuso.
Vantaggio: visibilità totale, senza consolidamento manuale.
6
Una pista di audit affidabile, utilizzabile e conforme
Grazie alla sua tracciabilità completa, Weproc permette di rispondere facilmente a tutte le richieste di audit:
approvazione degli impegni di spesa,
conformità dei fornitori,
cronologia dei documenti,
monitoraggio delle spese,
prove dei controlli interni.
Vantaggio: l’audit diventa una formalità, non un vincolo.
Weproc costruisce la spina dorsale documentale del suo ciclo di acquisto
Centralizzando i documenti, proteggendo le approvazioni e registrando ogni azione, Weproc garantisce una tracciabilità impeccabile.
🎯 Obiettivo: disporre di un processo di acquisto trasparente, controllato e perfettamente verificabile in sede di audit.
Come Weproc costruisce una pista di audit chiara e affidabile?
Weproc costruisce una pista di audit chiara e affidabile tracciando automaticamente ogni azione, documento e approvazione del ciclo di acquisto, dall’espressione del bisogno fino alla fatturazione. Ogni richiesta di acquisto crea una prima traccia con marcatura temporale che identifica il richiedente, il bisogno, l’importo stimato e gli elementi associati. Le approvazioni successive vengono poi registrate con precisione: il sistema memorizza chi approva, in quale momento e secondo quale regola interna, garantendo così una totale trasparenza sulle decisioni prese. Una volta accettata la richiesta, l’ordine di acquisto generato costituisce una prova formale dell’impegno di spesa; tutte le sue versioni, modifiche, invii al fornitore e documenti associati vengono archiviati automaticamente. Durante la ricezione dei prodotti o servizi, anche le conferme, le quantità, i commenti e gli eventuali scostamenti vengono integrati nella cronologia, assicurando una coerenza documentale tra ciò che è stato ordinato e ciò che è stato consegnato.
Weproc traccia anche l’arrivo e l’elaborazione delle fatture: ricezione o importazione, estrazione dei dati tramite OCR, suggerimenti di riconciliazione con l’ordine e la ricezione, e infine le approvazioni per il pagamento. Questo approccio garantisce un collegamento chiaro e indiscutibile tra ordine, ricezione e fattura, facilitando l’individuazione di anomalie. Parallelamente, il fascicolo fornitore si costruisce automaticamente grazie ai documenti trasmessi tramite il portale fornitori (Visura Camerale, attestati, assicurazioni, certificati, contratti…), ognuno dei quali è dotato di marcatura temporale, classificato e monitorato nel tempo con la gestione delle scadenze. Tutte le interazioni — note, commenti, risposte alle consultazioni, aggiornamenti — vengono registrate, consentendo una comprensione dettagliata degli scambi e delle decisioni. Infine, l’insieme di questi dati viene consolidato in una pista di audit consultabile in qualsiasi momento, che raccoglie cronologicamente le approvazioni, i documenti, gli stati e gli eventi chiave del processo di acquisto. Questa architettura garantisce un livello eccezionale di trasparenza e conformità, facilitando gli audit interni ed esterni, riducendo i rischi di controversie e assicurando una governance degli acquisti solida e verificabile.
Progettata, sviluppata e ospitata in Francia, la nostra soluzione vi garantisce un controllo totale e sicuro dei vostri dati di acquisto.
Spingete Weproc al massimo con l’intelligenza artificiale. Automatizzate i vostri flussi, eliminate le attività manuali e mettete in sicurezza ogni transazione in un clic.
Weproc si collega a tutti gli strumenti aziendali esistenti per semplificare i processi senza alcuna interruzione.
I nostri esperti interni vi rispondono in diretta dalle 8:00 alle 18:00 per un supporto immediato e personalizzato, ogni giorno.
FAQ – Tutto sulla tracciabilità degli acquisti
Domande frequenti
Ha delle domande? Noi abbiamo le risposte!
La tracciabilità degli acquisti indica la capacità di risalire all’insieme di azioni, documenti, approvazioni e scambi legati a un ciclo di acquisto, dall’espressione del bisogno fino alla fatturazione. Include la richiesta di acquisto, l’ordine di acquisto, la ricezione, la fattura, le approvazioni, i documenti dei fornitori e le comunicazioni interne o esterne. Una tracciabilità completa garantisce trasparenza, conformità e sicurezza del processo.
Senza una cronologia affidabile, un audit diventa difficile se non impossibile. Gli auditor devono poter verificare chi ha impegnato una spesa, chi l’ha approvata, in quale momento, con quali documenti e secondo quali regole interne. Una pista di audit strutturata come quella fornita da Weproc permette di giustificare l’intero ciclo di acquisto e di rispondere rapidamente alle richieste di auditor, revisori dei conti o organismi di controllo.
Weproc registra automaticamente ogni azione del ciclo di acquisto: creazione della richiesta, approvazioni, emissione dell’ordine di acquisto, ricezioni, importazione ed elaborazione delle fatture, deposito di documenti, modifiche, commenti… Tutto è dotato di marcatura temporale, centralizzato e collegato all’utente che ha eseguito l’azione. I documenti (preventivi, OdA, bolle di ricezione, fatture, contratti) sono conservati in uno spazio unico, garantendo una perfetta continuità documentale.
Grazie al portale fornitori, i fornitori depositano facilmente i loro documenti legali (Visura Camerale, assicurazioni, attestati, contratti…). Ogni documento è dotato di marcatura temporale, classificato e collegato al fornitore corretto, con monitoraggio delle date di scadenza. La cronologia completa degli aggiornamenti permette di garantire un fascicolo fornitore sempre aggiornato e conforme ai requisiti interni e normativi.
Con Weproc, ogni fase del processo è documentata: cosa è stato ordinato, cosa è stato consegnato, cosa è stato fatturato e le relative approvazioni. In caso di scostamento o controversia, è sufficiente consultare la cronologia: documenti collegati, audit delle approvazioni, commenti, ricezioni, matching OdA/Ricezione/Fattura. Questo permette di comprendere immediatamente l’origine di un problema e di risolverlo molto più rapidamente.
La tracciabilità rafforza l’affidabilità dei dati, la coerenza dei processi e la trasparenza interna. I team acquisti dispongono di una cronologia completa per analizzare i fornitori, la funzione finanza beneficia di una migliore qualità dei dati per le previsioni e il controllo, e la direzione ha accesso a una visione chiara dell’operatività degli acquisti. L’organizzazione guadagna in efficienza, conformità e capacità di audit.
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