Software per la gestione acquisti delle Associazioni
ONG, Federazioni, Enti del Terzo Settore: strutturi le sue spese, dal volontario sul campo fino al rendiconto finanziario.
Perché strutturare ora gli acquisti della sua associazione?
In una struttura associativa, il rigore è doppiamente necessario: deve rendere conto ai suoi finanziatori (pubblici/privati) e allo stesso tempo gestire team spesso ibridi, composti da dipendenti e volontari. Excel e le email non bastano più per far fronte ai nuovi obblighi fiscali.
I suoi rischi attuali:
Mancanza di trasparenza nel budget: Spese sostenute senza approvazione preventiva, che mettono a rischio l’equilibrio finanziario dei progetti.
Rischio fiscale e legale: Una cattiva gestione dell’IVA o fatture non conformi in vista della riforma del 2026.
Perdita di tempo amministrativo: Un tesoriere o un ufficio contabilità sommerso dai solleciti dei fornitori e dal recupero delle pezze giustificative.
Governance complessa: Difficoltà a far rispettare i flussi di approvazione tra la sede centrale, le sedi locali e i volontari.
La richiesta di acquisto: responsabilizzi volontari e dipendenti
Centralizzi e gestisca tutte le necessità, dalla sede centrale al campo
Che si trovi in sede o sul campo, ogni collaboratore o volontario può esprimere una necessità tramite un’interfaccia semplice e accessibile. Tutte le richieste di acquisto sono centralizzate e collegate a un budget specifico, per garantire trasparenza e controllo delle spese associative.
Con Weproc, può strutturare le richieste di acquisto:
- interfaccia semplificata per dipendenti e volontari
- collegamento obbligatorio a un budget (Missione umanitaria, Evento annuale, Funzionamento…)
- eliminazione degli acquisti non autorizzati
- aggiunta di commenti e documenti giustificativi
- monitoraggio in tempo reale delle richieste in corso
Approvi ordini e budget in base al suo statuto
Controlli i suoi impegni di spesa e le sovvenzioni
Una volta approvata la richiesta, Weproc trasforma automaticamente la necessità in un ordine d’acquisto, collegato al budget corrispondente. In questo modo mantiene una visione chiara degli impegni di spesa e del budget residuo, mettendo al sicuro i finanziamenti pubblici o privati.
Weproc le permette di:
- verificare automaticamente la disponibilità di budget
- controllare l’ammissibilità delle spese ai fini delle sovvenzioni
- definire flussi di approvazione per importo o tipologia
- monitorare gli ordini per progetto o missione
- pilotare i suoi budget da una dashboard centralizzata
Risultato: una gestione affidabile del budget associativo, conforme e semplice da pilotare.
Queste organizzazioni si fidano di noi!
Cosa aspetta?
Giustifichi i fondi grazie alla ricezione merci
Metta al sicuro i suoi fondi con una tracciabilità completa
La ricezione dei beni o l’esecuzione delle prestazioni è una fase chiave per la conformità finanziaria delle associazioni. Weproc facilita la validazione del “servizio reso”, indispensabile per sbloccare determinati finanziamenti pubblici.
Funzionalità chiave:
- approvazione della ricezione in un clic
- aggiunta di foto della bolla di consegna da mobile
- segnalazione immediata delle anomalie
- monitoraggio delle consegne in tempo reale
Disporrà di una prova chiara e tracciabile, pronta per gli audit e i finanziatori.
Si prepari per la Fatturazione Elettronica
Anticipi la riforma 2026/2027 in tutta serenità
Weproc riconcilia automaticamente le fatture con gli ordini d’acquisto e le ricezioni, eliminando errori di pagamento e duplicati. La piattaforma è progettata per accompagnare le associazioni nella transizione verso la fatturazione elettronica.
Con Weproc, beneficia di:
- riconciliazione automatica fattura / ordine / ricezione
- gestione delle fatture elettroniche (SdI)
- conformità con la riforma 2026/2027
- monitoraggio dei pagamenti e controlli contabili
- gestione dei beni obsoleti
Una soluzione completa per una gestione finanziaria associativa trasparente e conforme.
Weproc porta il rigore di un grande gruppo con
la semplicità necessaria per i suoi volontari.
Lei mette al sicuro i fondi, noi gestiamo la tracciabilità dei flussi.
FAQ - La gestione degli acquisti per le associazioni
Ha delle domande? Abbiamo le risposte!
Sì. Lo strumento è pensato per team con personale ridotto: richieste guidate, regole di approvazione semplici, visibilità diretta per il responsabile.
L’onboarding è rapido. Dopo una breve configurazione e una sessione di formazione, potrà iniziare subito a creare le prime richieste e approvazioni.
Certo, può dargli un accesso dedicato per consultare i documenti e scaricare le pezze giustificative necessarie.
Weproc si connette ai principali software di contabilità e gestionali del mercato italiano per garantire un flusso di dati coerente e automatizzato.
La nostra piattaforma può integrarsi tramite API o con esportazioni personalizzate per adattarsi al suo ecosistema di strumenti esistente, che si tratti di software per la gestione dei soci, strumenti di project management o altro. Contatti il nostro team per discutere delle sue esigenze specifiche di integrazione.
I nostri prezzi sono adatti a team di piccole dimensioni. Il modo migliore per scoprirlo è analizzare insieme le sue necessità durante una demo!
Sì, per la ricezione delle fatture siete tenuti a rispettare la normativa. Inoltre, se svolge un’attività commerciale accessoria, le regole cambiano. Weproc gestisce questi casi specifici per evitarle qualsiasi sanzione.
Vuole saperne di più su questa gestione?
Scopra ogni settimana i nostri articoli, webinar e modelli gratuiti da scaricare per migliorare la gestione delle spese della sua associazione!
