Flusso di approvazione
Elimini le attività ripetitive per concentrarsi su quelle a maggior valore aggiunto!
- Ottimizzi il suo processo di approvazione
- Rispetti le scadenze
- Rispetti le sue procedure
Cosa Weproc trasforma nella sua gestione
Un processo di approvazione fluido e interamente sotto controllo
Automatisez vos circuits de validation
Automatisez vos circuits de validation
Sécurisez vos engagements
Sécurisez vos engagements
Accélérez les prises de décision
Accélérez les prises de décision
I limiti di un processo di approvazione manuale
Le aziende affrontano problematiche ricorrenti nel monitoraggio dei contratti: documenti sparsi, mancanza di visibilità, scadenze mancate e rinnovi taciti. Queste difficoltà rappresentano un rischio finanziario e organizzativo.
Approvazioni lente e soggette a errori
Quando un processo di approvazione si basa su e-mail, file sparsi o comunicazioni informali, i rischi di errore si moltiplicano. Le richieste si perdono, le approvazioni arrivano in ritardo e i team devono compensare con solleciti che richiedono tempo. Un sistema automatizzato elimina questi attriti e garantisce una gestione coerente, senza interventi ripetitivi.
Mancanza di tracciabilità e difficoltà nel monitorare le approvazioni
Senza uno strumento dedicato, diventa presto impossibile sapere a che punto è una richiesta, chi deve approvarla o quali azioni sono state eseguite. Questa mancanza di visibilità rallenta i team, allunga i tempi e complica le decisioni interne. Una soluzione centralizzata permette a tutti di monitorare lo stato di avanzamento con una cronologia chiara e accessibile.
Perdita di controllo e rischi finanziari
Approvazioni non formalizzate portano a volte a impegni di spesa non autorizzati, a superamenti del budget o a una mancata conformità con le procedure interne. Queste carenze espongono l’azienda a rischi operativi e finanziari. Strutturando i flussi di approvazione, Weproc rafforza la sicurezza degli impegni e garantisce un controllo completo sulle autorizzazioni.
La soluzione? Definisca i suoi workflow!
Un workflow in azione: come funziona?
1. Viene creata una richiesta: l’utente invia una richiesta di acquisto, di contratto o di impegno di spesa.
2. Le regole si applicano in automatico: Weproc determina il flusso appropriato in base alle regole definite.
3. Gli approvatori (definiti nel workflow) ricevono una notifica: ciascuno approva, rifiuta o commenta dalla propria interfaccia.
4. Le azioni vengono registrate: tutto viene tracciato e archiviato automaticamente.
5. La richiesta prosegue il suo ciclo: una volta approvata, si trasforma in ordine d’acquisto, contratto o fattura a seconda del suo processo.
Il cuore del workflow — Le funzionalità chiave
Con Weproc, può strutturare tutti i suoi flussi di approvazione senza complessità. Il motore di workflow analizza automaticamente il tipo di richiesta, l’importo, il reparto o la sede interessata, e avvia le approvazioni corrispondenti. Ogni fase diventa fluida, coerente e totalmente sotto controllo.
Crei workflow dinamici
Definisca flussi diversi in base a soglie di spesa, categorie di prodotto, centri di costo o fornitori strategici. L’approvatore giusto riceve sempre la richiesta giusta, al momento giusto.
Automatizzi solleciti e promemoria
Weproc invia solleciti automatici in caso di inattività. Non è più necessario sollecitare manualmente i responsabili: le approvazioni procedono da sole.
Applichi eccezioni e regole avanzate
Aggiunga approvatori obbligatori, attivi percorsi alternativi in base alla natura dell’acquisto o imponga un’approvazione gerarchica per le richieste sensibili. Il suo workflow si adatta a ogni situazione.
Benefici di una tracciabilità perfetta
Ogni approvazione, commento o rifiuto viene registrato. Dispone di una cronologia chiara, utile per gli audit interni e il controllo degli impegni di spesa.
Analisi dei dati fornitore
Harmonisez votre activité grâce à notre solution complète et intuitive. Automatisez les tâches à faible valeur ajoutée et contrôlez vos actions en temps réel.
Analysez vos circuits et améliorez votre performance interne
Weproc met en lumière tout ce qui se passe dans vos approbations. En un coup d’œil, vous identifiez les points de blocage, les délais moyens et les équipes les plus sollicitées.
Des indicateurs clés pour comprendre vos processus
- Délais moyens d’approbation
- Temps d’attente par service
- Taux de refus ou modifications
- Processus les plus fortement sollicités
- Charge par approbateur
- Identifications des goulets d’étranglement
Grâce à ces données, vous améliorez continuellement votre organisation et réduisez les délais de traitement.
Crei i suoi flussi in pochi clic
Configuri i suoi workflow secondo i suoi metodi di lavoro
Weproc offre un configuratore semplice e visivo per creare i suoi flussi di approvazione. Che la sua organizzazione sia centralizzata o multi-sede, può definire regole precise in totale autonomia.
Criteri di attivazione (trigger) disponibili
Importo della richiesta
Tipo di acquisto (bene, servizio, prestazione, magazzino…)
Progetto o centro di costo
Reparto richiedente
Fornitore (stato, criticità, nuovo fornitore)
Tipo di documento (richiesta, ordine, contratto, fattura)
Sede interessata
Superamento del budget
Rinnovo automatico o tacito
La sua organizzazione rimane coerente anche quando cresce.
Scopra tutte le nostre funzionalità
Sicurezza e conformità
Renda sicuri i suoi impegni di spesa e garantisca la conformità interna
I workflow strutturati riducono drasticamente i rischi: impegni non approvati, superamenti di budget, procedure interne aggirate…
Weproc garantisce che ogni acquisto sia approvato secondo le regole corrette e che nulla sia lasciato al caso.
Conformità rafforzata
Tracciabilità certificata
Cronologia completa delle azioni
Regole interne sempre rispettate
Sicurezza degli impegni finanziari
Maggiore trasparenza per gli auditor
Casi d'uso concreti
Approvazione di una richiesta di acquisto (RdA):
Definisca con precisione gli approvatori in base all’importo, al reparto richiedente, al tipo di prodotto o all’importanza strategica. La persona giusta riceve la richiesta istantaneamente.
Approvazione del budget:
Configuri flussi specifici al raggiungimento di una determinata soglia. Il responsabile del budget viene automaticamente coinvolto in caso di superamento o per voci di spesa sensibili.
Approvazione multi-sede:
Gli approvatori cambiano in base alla sede interessata: una funzione pratica per gruppi multi-sito o organizzazioni decentralizzate.
Approvazione di contratti o rinnovi:
Standardizzi e renda sicuri i passaggi obbligatori: responsabile di funzione, ufficio legale, direzione acquisti. Ogni fase è garantita prima dell’impegno.
Le funzionalità complementari
FAQ – Funzionalità per automatizzare il suo processo
Domande frequenti
Ha delle domande? Noi abbiamo le risposte!
Un flusso di approvazione è un processo strutturato e organizzato che permette di controllare e approvare le richieste di acquisto all’interno di un’azienda. Questo meccanismo favorisce una migliore gestione dei fornitori, dei contratti e dei cataloghi di prodotti o servizi.
Il sistema di workflow è essenziale nella gestione degli acquisti perché permette di garantire la conformità alle policy interne, evitare spese superflue e ottimizzare i budget stanziati. Inoltre, un flusso di approvazione ben definito facilita la comunicazione tra i diversi stakeholder e assicura un monitoraggio efficace delle sue pratiche, dei progetti e delle commesse interne.
Per implementare un flusso di approvazione adatto alla propria azienda, è importante seguire diversi passaggi.
Innanzitutto, identifichi gli attori chiave coinvolti nel processo di acquisto e definisca le loro rispettive responsabilità. Successivamente, stabilisca regole di approvazione chiare in base alle categorie di spesa e alle soglie di budget. Consideri anche le specificità della sua azienda, in particolare se gestisce più sedi. Integri queste regole in un workflow che permetterà di automatizzare e rendere più fluido il processo di approvazione!
Un flusso di approvazione automatizzato presenta diversi vantaggi per le aziende:
- Permette di risparmiare tempo riducendo i tempi di gestione delle richieste di acquisto e facilitando la comunicazione tra i diversi attori.
- Assicura una migliore tracciabilità delle pratiche e delle commesse, favorendo così il monitoraggio analitico delle spese.
- L’automazione del flusso di approvazione limita gli errori umani e i rischi di non conformità, offrendo al contempo una visione globale dei budget e dei contratti con i fornitori.
La gestione delle eccezioni in un flusso di approvazione consiste nell’identificare e gestire i casi particolari che non seguono il processo standard.
Per gestire efficacemente queste eccezioni, è essenziale implementare procedure chiare e adatte, formare i reparti aziendali e assicurare una comunicazione fluida tra i diversi interlocutori. Un sistema di monitoraggio analitico delle eccezioni permetterà inoltre di identificare eventuali anomalie e di adeguare di conseguenza il processo di approvazione.
Per garantire la continuità del flusso di approvazione in caso di assenza o indisponibilità di un attore chiave, è importante prevedere soluzioni di sostituzione o di delega. Può designare dei sostituti che si faranno carico delle responsabilità di approvazione in assenza dell’approvatore principale.
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