Il portale fornitori semplice, rapido e senza account
Offra ai suoi fornitori uno spazio di scambio fluido per inviare documenti, rispondere alle consultazioni o trasmettere le fatture, il tutto tramite un link sicuro, senza creare un account.
- Zero attrito per i fornitori
- Conformità documentale sotto controllo
- Scambi centralizzati e tracciabili
Perché un portale fornitori è diventato indispensabile?
Una collaborazione con i fornitori sempre più complessa da gestire
Oggi le aziende scambiano con i loro fornitori una grande quantità di informazioni: preventivi, contratti, documenti legali, consultazioni, risposte tecniche, fatture…
Senza un portale dedicato, questi scambi avvengono tramite e-mail, allegati o file depositati in luoghi diversi, rendendo la gestione difficile, lenta e poco affidabile.
La digitalizzazione degli scambi con i fornitori è diventata indispensabile per garantire fluidità, conformità e tracciabilità.
Requisiti di conformità e trasparenza sempre più stringenti
Gli obblighi documentali si moltiplicano:
Visura Camerale, certificati di regolarità contributiva (DURC), polizze assicurative, certificazioni di qualità o CSR,
contratti quadro e addendum,
giustificativi o documenti tecnici.
Senza un portale dedicato, diventa difficile:
recuperare questi documenti in tempo,
verificarne la validità,
gestire le scadenze,
garantire una conformità continua.
Un portale strutturato permette di automatizzare queste attività e di proteggere l’intero ciclo di gestione dei fornitori.
Un bisogno crescente di efficienza nelle consultazioni e nelle richieste di informazioni
Gare d’appalto, consultazioni, richieste di preventivo o documentazione tecnica richiedono uno scambio di informazioni fluido e standardizzato.
Senza uno strumento centralizzato, i fornitori devono destreggiarsi tra e-mail e file sparsi, il che:
riduce il tasso di risposta,
aumenta il rischio di errori,
rallenta i team acquisti.
Un portale fornitori migliora notevolmente la collaborazione e accelera i cicli di consultazione.
Fatture fornitori ancora troppo spesso difficili da raccogliere
Spesso i fornitori trasmettono le fatture tramite più canali: e-mail, servizi di cloud storage o persino in formato cartaceo.
Il risultato:
fatture perse,
duplicati,
ritardi nell’elaborazione,
mancanza di tracciabilità.
Il portale fornitori diventa un punto di accesso unico e controllato per una raccolta più fluida.
Una leva strategica per rafforzare la relazione e la performance dei fornitori
Un portale dedicato migliora la qualità della relazione:
semplificando gli scambi,
chiarendo le aspettative,
standardizzando i processi,
riducendo i tempi,
migliorando la reattività.
Un portale fornitori non è più una comodità: è un elemento essenziale per rendere più fluidi, sicuri e professionali i rapporti con i fornitori.
Una relazione con i fornitori difficile da gestire quando tutto passa tramite e-mail o file sparsi
Una relazione con i fornitori difficile da gestire quando tutto passa tramite e-mail o file sparsi
Senza un portale fornitori, gli scambi diventano rapidamente complessi e dispendiosi in termini di tempo.
I documenti si perdono, le consultazioni mancano di struttura e le fatture sono difficili da raccogliere.
Il risultato: mancanza di visibilità, rischi di non conformità e una relazione con i fornitori indebolita.
La soluzione di Weproc: un portale fornitori semplice, sicuro e senza creazione di account
Un portale fornitori progettato per eliminare gli attriti e massimizzare la reattività
Weproc ha fatto una scelta tecnica precisa: non imporre ai fornitori la creazione di un account.
Invece di aggiungere un ulteriore vincolo, ogni azione richiesta al fornitore genera automaticamente un link sicuro e univoco, che gli dà accesso solo a ciò che deve fare.
Questo approccio rende il portale fornitori estremamente semplice, rapido da usare e totalmente adatto alla realtà operativa, dove ogni fornitore ha le proprie abitudini e i propri livelli di digitalizzazione.
1
Un link sicuro per ogni azione, senza creare un account
Quando richiede un’azione a un fornitore, Weproc genera un link:
univoco,
sicuro,
valido per l’azione richiesta (consultazione, documento, fattura…),
accessibile da qualsiasi dispositivo (mobile incluso),
senza username né password.
Vantaggi:
nessun attrito per il fornitore,
zero password perse,
nessun onboarding complesso,
tasso di risposta molto più elevato.
2
Invio semplificato dei documenti legali (Visura Camerale, polizze, contratti…)
I suoi fornitori possono inviare in pochi secondi:
Visura Camerale,
certificati di regolarità contributiva (DURC),
polizze assicurative (decennale, RC professionale),
certificazioni di qualità o CSR,
contratti quadro o documenti complementari.
I documenti arrivano automaticamente in Weproc, archiviati nella cartella del fornitore.
Vantaggi:
conformità sotto controllo,
documenti centralizzati,
solleciti automatici in caso di scadenza.
3
Rispondere a una consultazione o a una gara d'appalto in un clic
Per una consultazione o una richiesta di offerta (RdO), il fornitore accede a:
l’elenco dei documenti da compilare,
i file da allegare,
le istruzioni e i criteri,
lo spazio dove caricare la propria risposta.
Tutto questo tramite un unico link.
Vantaggi:
partecipazione facilitata,
migliore qualità delle risposte,
risparmio di tempo per il buyer.
4
Tracciabilità e storico centralizzato degli scambi
Ogni invio, risposta o aggiornamento è:
dotato di marcatura temporale,
associato al fornitore corretto,
integrato automaticamente nella sua cartella,
disponibile per audit o reportistica.
Vantaggi:
maggiore visibilità,
conformità rafforzata,
relazione con i fornitori più professionale.
Un portale fornitori progettato per il mondo reale
A differenza delle soluzioni SRM tradizionali che impongono un account fornitore completo, Weproc privilegia la semplicità e l’efficienza:
accessibile tramite link univoco
nessuna password
più facile per artigiani, microimprese, PMI, subappaltatori
adotta la logica “invita → esegui → invia”
perfettamente adatto ai fornitori poco digitalizzati
supporto interno notevolmente ridotto
🎯 Obiettivo: una collaborazione con i fornitori fluida, rapida e senza attriti, compatibile con ogni tipo di fornitore.
Come funziona il link fornitori di Weproc? (un funzionamento unico)
Un concetto semplice: un link = un’azione = zero attrito
Per documenti, consultazioni e aggiornamenti, Weproc utilizza un link sicuro che permette al fornitore di eseguire un’azione senza creare un account.
Per le fatture fornitori, Weproc va oltre, con un sistema di indirizzi e-mail dedicati che automatizza completamente la raccolta.
Questo doppio approccio rende la collaborazione con i fornitori estremamente fluida e accessibile a tutti.
Selezioni l'azione desiderata per il fornitore (documenti, informazioni, consultazione…)
Dalla sua area Weproc, scelga l’azione:
inviare un documento legale,
rispondere a una consultazione,
trasmettere un giustificativo,
completare un’informazione.
Weproc genera quindi un link sicuro, univoco e mirato.
Il fornitore riceve un link sicuro, senza username né password
Ogni link è:
univoco e non riutilizzabile,
limitato all’azione richiesta,
accessibile da mobile,
sicuro e crittografato.
Il fornitore non deve creare nessun account: esegue semplicemente l'azione richiesta in pochi secondi.
Il fornitore invia documenti o risposte tramite un'interfaccia semplice e guidata
Tramite il link, può:
trasmettere la sua Visura Camerale, polizza assicurativa, certificato, contratto…,
rispondere a una gara d’appalto,
caricare documenti tecnici,
completare informazioni.
Il tutto tramite un'interfaccia pulita, progettata per eliminare ogni attrito.
L'invio viene integrato e archiviato automaticamente in Weproc
Non appena il fornitore trasmette un file o una risposta:
questi vengono archiviati automaticamente nella cartella del fornitore,
lo storico viene aggiornato,
la conformità viene monitorata,
tutte le azioni ricevono una marcatura temporale.
Nessun caricamento manuale, nessuna perdita di documenti.
Ogni account Weproc dispone di un indirizzo e-mail dedicato per ricevere le fatture
Può trasmettere questo indirizzo e-mail ai suoi fornitori.
Loro invieranno le fatture direttamente a:
📧 fornitore@suo-spazio.weproc.com (esempio)
Weproc recupera automaticamente:
la fattura in allegato,
il corpo dell’e-mail,
eventuali file aggiuntivi.
Weproc estrae automaticamente le fatture e avvia l'analisi (OCR + matching)
Una volta ricevuta la fattura:
l’OCR estrae i dati essenziali (fornitore, importi, IVA, riferimenti…),
Weproc suggerisce automaticamente il fornitore associato,
un matching intelligente propone una riconciliazione OdA / Bolla / Fattura, se esistente,
la fattura è pronta per l’approvazione e la pre-contabilità.
Se una fattura arriva nella sua casella di posta personale o professionale, è sufficiente inoltrarla all’indirizzo dedicato di Weproc.
Un funzionamento progettato per massimizzare reattività, tracciabilità ed efficienza
I suoi fornitori rispondono più velocemente.
Recupera tutti i documenti necessari.
Le consultazioni diventano fluide.
Le fatture vengono acquisite automaticamente.
Gli scambi sono centralizzati e tracciabili.
Tutti i dati entrano in Weproc senza attriti.
🎯 Obiettivo: offrire la collaborazione con i fornitori più semplice del mercato, senza account, senza attriti, senza perdite di tempo.
FAQ – Portale Fornitori
Domande frequenti
Ha delle domande? Abbiamo le risposte!
Un portale fornitori permette di centralizzare tutti gli scambi e i documenti relativi ai suoi fornitori: contratti, Visure Camerali, polizze assicurative, risposte a consultazioni, fatture, giustificativi…
Senza un portale, queste informazioni circolano tramite e-mail, telefonate, allegati e cartelle condivise, causando:
perdita di documenti,
duplicati,
ritardi nell’elaborazione,
mancanza di visibilità e di tracciabilità.
Con un portale strutturato, Lei standardizza gli scambi, protegge la raccolta delle informazioni e migliora la qualità della sua relazione con i fornitori, riducendo al contempo il carico amministrativo.
No, e questo è un punto chiave.
Weproc ha fatto la scelta di non imporre la creazione di un account fornitore.
Al suo posto, lo strumento genera link sicuri, univoci e contestualizzati per ogni azione richiesta: invio di documenti, risposta a una consultazione, aggiornamento di informazioni, ecc.
Il fornitore clicca su un link, accede a un’interfaccia semplice, esegue l’azione richiesta… e basta.
Nessun username, nessuna password, nessun onboarding complesso.
Questo approccio riduce notevolmente gli attriti, aumenta il tasso di risposta e rende il portale realmente utilizzabile da ogni tipo di fornitore (microimprese, PMI, artigiani, grandi aziende…).
Per le fatture, Weproc utilizza un sistema specifico, ancora più semplice:
ogni account Weproc dispone di un indirizzo e-mail dedicato per la ricezione delle fatture fornitori;
Lei trasmette questo indirizzo ai suoi fornitori, che possono inviare direttamente le loro fatture (spesso in allegato);
può anche inoltrare un’e-mail contenente una fattura, ricevuta nella sua casella di posta, a questo indirizzo dedicato.
A questo punto, Weproc:
estrae automaticamente gli allegati,
analizza la fattura tramite OCR,
suggerisce una riconciliazione con il fornitore corretto,
prepara la fattura per l’elaborazione (riconciliazione, approvazione, pre-contabilità).
Risultato: mai più fatture perse, meno inserimenti manuali, un flusso centralizzato e tracciabile.
Il portale fornitori di Weproc permette di raccogliere tutti i documenti necessari per la gestione e la conformità dei suoi fornitori, tra cui:
Visura Camerale e certificati di iscrizione,
polizze assicurative, DURC, certificati di regolarità fiscale,
contratti quadro e addendum,
documenti tecnici, schede prodotto, certificazioni di qualità o CSR,
risposte e documenti per consultazioni / gare d’appalto.
Questi documenti vengono poi centralizzati nella cartella del fornitore, dotati di marcatura temporale e integrati nel monitoraggio della conformità, con la possibilità di impostare avvisi per le date di scadenza.
Il portale permette di:
standardizzare la raccolta dei documenti legali,
evitare dimenticanze automatizzando le richieste e i solleciti,
mantenere tutti gli elementi collegati al fornitore corretto,
monitorare facilmente i documenti scaduti o mancanti,
conservare uno storico completo di invii, risposte e aggiornamenti.
In questo modo, Lei dispone di una cartella fornitore sempre aggiornata, pronta in caso di audit o controllo, con una chiara tracciabilità di chi ha trasmesso cosa, quando e in quale contesto.
Per i suoi team acquisti, finance e operativi:
meno tempo perso a cercare documenti,
meno solleciti manuali,
una visione chiara dello stato delle pratiche dei fornitori,
fatture raccolte meglio e più veloci da elaborare,
una migliore qualità dei dati per la pre-contabilità e il monitoraggio.
Per i suoi fornitori:
nessuna creazione di account,
un accesso semplice e guidato alle richieste,
un canale chiaro per inviare documenti e fatture,
scambi più strutturati e professionali.
In sintesi, il portale fornitori di Weproc rende fluida la collaborazione, rafforza la fiducia e riduce gli attriti da entrambe le parti.
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