Software Source-to-Pay (S2P) per gestire i suoi acquisti dalla strategia al pagamento
Che cos'è il Source-to-Pay (S2P) ?
Il Procure-to-Pay (P2P) definisce l’intero processo di acquisto, coprendo tutte le fasi dalla richiesta di un collaboratore fino al pagamento del fornitore.
Include richieste di acquisto, approvazioni, cataloghi, ordini, ricezioni merci, fatture e la loro riconciliazione contabile.
Digitalizzare il P2P con un software come Weproc permette di strutturare, automatizzare e controllare questo ciclo chiave per ottenere un processo più rapido, affidabile e completamente tracciabile.
Il ciclo Procure-to-Pay spiegato in 6 fasi
1
Analisi della spesa (Spend Analysis)
Centralizzi e categorizzi tutta la sua spesa per identificare:
le opportunità di risparmio,
le categorie di spesa prioritarie,
la frammentazione dei fornitori e i rischi associati.
È la base di una strategia di acquisto efficace.
2
Sourcing e richieste di offerta (RdO)
Crei e diffonda le sue richieste di offerta (RFQ/RFP), confronti le offerte e selezioni i fornitori più performanti in base ai suoi criteri (prezzo, qualità, tempi, CSR…).
Questa fase determina la qualità e il costo dei suoi acquisti futuri.
3
Contrattualizzazione e gestione dei contratti
Rediga, negozi e approvi i suoi contratti di acquisto.
Monitorizzi gli impegni, gli sconti, le clausole, i rinnovi e le scadenze grazie ad avvisi automatici.
I contratti diventano una leva concreta di performance.
4
Onboarding e gestione dei fornitori (SRM)
Integri i suoi fornitori in un processo strutturato e sicuro:
raccolta dei documenti legali,
conformità, certificazioni, assicurazioni,
valutazione della qualità e dei rischi,
monitoraggio della performance.
Una base fornitori affidabile è essenziale per qualsiasi S2P.
5
Esecuzione operativa: Procure-to-Pay (P2P)
La fase transazionale:
richieste di acquisto,
approvazioni,
cataloghi e ordini,
ricezioni merci e discrepanze,
fatture e 3-way match.
È qui che la strategia si trasforma in acquisti controllati e conformi.
6
Fatturazione, pagamento e monitoraggio delle performance
Weproc garantisce la centralizzazione, il controllo e la conformità delle fatture (Factur-X, UBL, CII).
I dati alimentano poi:
i suoi export contabili / ERP,
le sue dashboard,
il monitoraggio dei risparmi,
la performance dei fornitori,
gli indicatori di copertura contrattuale.
In sintesi: i vantaggi del modello S2P
Con un approccio Source-to-Pay, la sua organizzazione acquisti ottiene vantaggi in termini di:
performance (migliore negoziazione, risparmi misurati),
controllo (contratti, fornitori, conformità),
efficienza (automazione del P2P),
visibilità (spesa, impegni, rischi),
coerenza (un unico flusso dal sourcing al pagamento).
È il metodo più avanzato per gestire la funzione acquisti end-to-end.
Ora che l'ambito del Source-to-Pay è stato chiarito, scopriamo in che modo si differenzia dal Procure-to-Pay e dal Source-to-Contract.
P2P vs S2P la differenza essenziale
Le funzionalità chiave di Source-to-Pay Weproc!
Weproc digitalizza l’intero ciclo Source-to-Pay, dall’analisi della spesa e dal sourcing strategico fino al pagamento dei fornitori.
Ogni fase è connessa, automatizzata e centralizzata per offrire una visione completa, affidabile e gestibile della funzione acquisti.
Analisi e classificazione della spesa (Spend Analysis)
Centralizzi e strutturi tutta la sua spesa in una dashboard chiara.
Identifichi rapidamente:
le opportunità di risparmio,
i fornitori da razionalizzare,
le categorie di spesa da ottimizzare,
le aree di rischio.
Ottiene una base solida per orientare le sue strategie di acquisto.
Obiettivo: prendere decisioni basate su dati reali.
Sourcing e richieste di offerta (RFQ / RFP)
Crei facilmente le sue richieste di offerta, le diffonda ai suoi fornitori e raccolga le risposte in un unico posto.
Grazie ai comparatori integrati, analizzi le offerte in pochi minuti secondo i suoi criteri (prezzo, qualità, tempi, CSR).
Obiettivo: acquistare meglio migliorando la messa in concorrenza.
Contrattualizzazione e gestione dei contratti
Rediga, approvi e archivi i suoi contratti di acquisto in un unico spazio.
Weproc gestisce:
le versioni e gli allegati,
le firme,
gli sconti negoziati,
gli avvisi di rinnovo e di scadenza.
Obiettivo: proteggere i suoi impegni di spesa con contratti sotto controllo.
Gestione dei fornitori (SRM)
Centralizzi tutti i suoi fornitori in un database unico.
Monitorizzi:
la conformità documentale,
le certificazioni,
gli indicatori di rischio,
la performance (qualità, tempi, servizio),
i dati CSR.
Obiettivo: gestire una base fornitori affidabile e monitorabile.
Procure-to-Pay (P2P) operativo
Centralizzi tutti i suoi fornitori in un database unico.
Monitorizzi:
la conformità documentale,
le certificazioni,
gli indicatori di rischio,
la performance (qualità, tempi, servizio),
i dati CSR.
Obiettivo: automatizzare l'esecuzione degli acquisti dalla richiesta al pagamento.
Fatturazione elettronica e conformità
Weproc centralizza le sue fatture (PDF, Factur-X, UBL, CII).
I dati vengono estratti, controllati e confrontati con ordini e ricezioni.
Compatibile con il Sistema di Interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica obbligatoria in Italia.
Obiettivo: digitalizzare le fatture e garantire la piena conformità.
Analytics e monitoraggio delle performance (Spesa e Performance Fornitori)
Visualizzi in tempo reale:
la spesa per fornitore / reparto / categoria di spesa,
il ricorso ai contratti,
i risparmi generati,
la performance dei fornitori (OTD, qualità, contestazioni),
i rischi legati agli acquisti.
Obiettivo: gestire la funzione acquisti con KPI affidabili.
Integrazioni con ERP e sistemi finanziari
Connetta Weproc al suo ERP o software di contabilità per sincronizzare:
dati dei fornitori,
budget e centri di costo,
ordini,
fatture approvate.
I dati circolano automaticamente, senza reinserimento manuale.
Obiettivo: allineare acquisti e finanza in un flusso coerente al 100%.
ROI misurabile con Weproc Source-to-Pay
Risultati visibili fin dalle prime settimane, dal sourcing al pagamento
Unificando l’intero ciclo di acquisto — dall’analisi della spesa fino all’approvazione contabile, passando per il sourcing, la contrattualizzazione, la gestione dei fornitori e il P2P — Weproc genera vantaggi immediati.
Negozi meglio, protegge i suoi impegni di spesa, riduce il carico operativo e migliora la performance dei fornitori.
Il ROI dell’S2P è globale: combina risparmi sugli acquisti, riduzione delle attività manuali e migliore controllo dei rischi.
grâce à une meilleure mise en concurrence et à la maîtrise des contrats
d’économies achats grâce à une meilleure mise en concurrence et à la maîtrise des contrats
de visibilité sur les fournisseurs, les engagements, les contrats et les performances opérationnelles
Scopra tutte le nostre funzionalità
FAQ – Software Procure-to-Pay Weproc
Domande frequenti
Ha delle domande? Noi abbiamo le risposte!
Il Source-to-Pay (S2P) definisce l’intero processo di acquisto, dall’analisi della spesa e dalla ricerca dei fornitori fino al pagamento finale.
È un ciclo completo che include:
l’analisi della spesa,
il sourcing e le richieste di offerta,
la contrattualizzazione,
la gestione dei fornitori,
l’esecuzione Procure-to-Pay (P2P),
la fatturazione,
e il monitoraggio della performance.
È essenziale perché permette alle organizzazioni di prendere le migliori decisioni a monte (scelta dei fornitori, negoziazione, contratti), garantendo al contempo un’esecuzione operativa fluida.
Risultato: più risparmi, meno rischi e una visibilità totale sulla spesa.
P2P (Procure-to-Pay): la parte operativa del ciclo di acquisto (richieste, ordini, ricezioni, fatture, pagamento).
S2C (Source-to-Contract): la fase a monte dedicata al sourcing, alle gare d’appalto, alla selezione dei fornitori e alla gestione dei contratti.
S2P (Source-to-Pay): comprende S2C + P2P, oltre all’analisi della spesa e al monitoraggio della performance.
L’S2P è quindi la visione più completa, che copre strategia, esecuzione e governance degli acquisti.
Un software S2P copre tutte le fasi chiave della funzione acquisti:
Spend analysis: centralizzazione e analisi della spesa.
Sourcing / gare d’appalto: creazione, diffusione, confronto e selezione.
Contract management: gestione dei contratti, versioni, scadenze.
Supplier Management (SRM): valutazione, conformità, rischi, performance.
P2P: richieste, flussi di approvazione, cataloghi, ordini, ricezioni, fatture.
Fatturazione elettronica: conformità con il Sistema di Interscambio (SdI).
Monitoraggio: KPI, risparmi, copertura contrattuale, performance dei fornitori.
È una visione unificata che permette di gestire tutta la catena degli acquisti in un unico strumento.
I vantaggi di una soluzione S2P sono sia strategici che operativi:
+25% di risparmi grazie a una migliore messa in concorrenza.
Riduzione del maverick buying (acquisti fuori procedura).
Miglioramento della performance dei fornitori (OTD, qualità, CSR).
Controllo centralizzato di contratti, spesa e budget.
Allineamento Acquisti / Finanza, grazie a dati sincronizzati.
Automazione del carico operativo (P2P).
Controllo dei rischi tramite la conformità documentale e contrattuale.
L’S2P trasforma la funzione acquisti in una leva di performance misurabile.
L’S2P non è più riservato solo ai grandi gruppi.
Le PMI e le medie imprese ne traggono vantaggi immediati:
visione chiara dei propri fornitori e contratti,
controllo della spesa,
processi strutturati senza complessità,
migliore negoziazione grazie a un sourcing organizzato,
automazione delle attività ripetitive.
Una soluzione come Weproc permette un’adozione rapida, con un’implementazione progressiva: prima il P2P, poi l’estensione al sourcing, ai contratti e all’SRM.
La collaborazione viene rafforzata in ogni fase:
richieste di offerta centralizzate e trasparenti,
contratti e impegni chiaramente definiti,
portale fornitori per ordini, documenti e fatture,
monitoraggio delle performance (tempi, qualità, contestazioni),
migliore comunicazione sullo stato di fatture e pagamenti.
I fornitori dispongono di un processo più chiaro, fluido e professionale, che riduce le contestazioni e migliora la qualità del servizio.