Gestion des paiements fournisseurs
Préparez, validez et sécurisez vos paiements en toute simplicité.
- Génération automatique de fichiers SEPA.
- Synchronisation bidirectionnelle avec votre outil comptable.
- Tableaux de bord pour maîtriser vos échéances et votre trésorerie.
Pourquoi digitaliser la gestion des paiements fournisseurs ?
Le paiement fournisseur est l’ultime étape du processus P2P. Trop souvent encore, il repose sur des exports manuels, des validations éclatées et des erreurs de ressaisie, ce qui entraîne des retards de paiement, des litiges fournisseurs et un manque de visibilité sur la trésorerie.
Avec Weproc, vos paiements sont automatisés, centralisés et reliés à vos factures validées. Vous respectez les délais légaux, évitez les erreurs et gardez une maîtrise totale de vos flux financiers.
Exemple concret : une ETI gère 2 000 paiements fournisseurs par mois. Grâce à Weproc, la génération des fichiers SEPA est automatique, les statuts sont synchronisés avec l’ERP, et les retards ont diminué de 65 %.
Comment fonctionne la gestion des paiements avec Weproc ?
Fonctionnalités clés liées aux paiements
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
-50 % de temps consacré à la préparation des paiements.
Découvrez toutes nos fonctionnalités
Les leviers stratégiques de la gestion des paiements en 2025
Pour faire de la gestion des paiements fournisseurs un atout stratégique, quatre leviers sont essentiels :
Automatiser les règlements : générez vos fichiers SEPA en un clic et transmettez-les en toute sécurité à votre banque.
Synchroniser avec la comptabilité : les statuts (payé, en attente, rejeté) sont mis à jour automatiquement depuis votre ERP, sans double saisie.
Maîtriser la trésorerie : tableaux de bord et alertes intelligentes vous permettent d’anticiper vos échéances et d’optimiser vos flux financiers.
Garantir la conformité : respect des délais de paiement légaux (LME), traçabilité complète des validations et archivage à valeur probante.
Avec Weproc, la gestion des paiements dépasse la simple exécution bancaire : elle devient une brique stratégique du pilotage financier, en lien direct avec vos factures validées, vos budgets et votre trésorerie.
FAQ – Logiciel achat pour les paiements
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées dans le cas de la digitalisation des paiements fournisseurs.
Qu’est-ce que la gestion des paiements fournisseurs dans un logiciel achats ?
C’est la centralisation et l’automatisation des règlements issus des factures validées (BAP) : sélection des échéances, génération du fichier SEPA, envoi sécurisé à la banque, puis suivi du statut (payé, en attente, rejeté). Connecté à votre ERP/comptabilité, Weproc supprime les ressaisies, applique vos règles d’approbation et garantit une traçabilité complète des validations.
Comment fonctionne la génération d’un fichier de paiement SEPA avec Weproc ?
Depuis la liste des factures “bon à payer”, vous :
filtrez par échéance, fournisseur, entité, devise,
appliquez les workflows d’approbation (seuils/montants),
générez en un clic le fichier SEPA conforme,
transmettez le fichier à la banque.
Weproc effectue des contrôles automatiques (IBAN présent, doublons, montant, devise) et conserve l’accusé pour l’audit.
Le statut “payé” remonte-t-il automatiquement depuis mon outil comptable ?
Oui. L’intégration bidirectionnelle met à jour le statut des paiements (payé, rejeté, partiel) directement depuis votre ERP / logiciel comptable. Les rapprochements s’enrichissent avec la référence bancaire et la date réelle d’exécution, ce qui offre une vision fiable des engagements vs décaissements sans double saisie.
Comment Weproc m’aide-t-il à respecter les délais légaux de paiement (LME) et éviter les pénalités ?
Tableaux de bord par échéance J-7 / J / retard,
Alertes intelligentes aux approbateurs et à la finance,
Blocages automatiques pour factures litigieuses (écarts 3-way) afin d’éviter des paiements indus,
Historique d’actions horodaté pour justifier vos délais en cas de contrôle.
Résultat : taux de paiement à l’échéance en hausse, pénalités et litiges en baisse.
Quels KPI suivre pour mesurer la performance et le ROI des paiements ?
Suivez notamment : taux de paiements à l’échéance, DPO (Days Payable Outstanding), coût par paiement, taux de rejets, volume SEPA vs manuel, escomptes obtenus, pénalités évitées. Les tableaux de bord et alertes Weproc vous aident à accélérer les cycles, sécuriser les flux et objectiver la performance financière.
Peut-on gérer plusieurs sociétés, sites et devises dans les paiements ?
Oui. Weproc est multisociétés / multisites / multidevises :
comptes bancaires par entité,
règles d’approbation & calendriers de paiement dédiés,
vues consolidées groupe pour l’arbitrage de trésorerie,
prise en charge des devises avec montants d’origine et équivalents consolidés.
Comment suivre les échéances de paiement et anticiper la trésorerie ?
Dans Weproc, toutes les factures validées et prêtes à être payées apparaissent avec leur date d’échéance. Vous pouvez visualiser en un coup d’œil les règlements à venir (par semaine ou par mois) et recevoir des alertes pour éviter tout retard. Ces informations, synchronisées avec votre comptabilité, vous offrent une meilleure visibilité sur vos décaissements et facilitent vos arbitrages financiers.
Que se passe-t-il si un paiement n’est pas exécuté comme prévu ?
Une fois le fichier SEPA généré et transmis, le statut des paiements est mis à jour automatiquement via l’intégration avec votre ERP ou outil comptable. Si un paiement reste en attente ou est rejeté côté comptabilité, l’information est reflétée dans Weproc, ce qui vous permet de suivre la situation et de relancer si nécessaire. Ainsi, vos équipes disposent toujours d’une vision fiable et consolidée des règlements fournisseurs.
Les procédures achats complémentaires aux paiements
