Weproc : le logiciel achats complet et intuitif pour les PME
Centralisez vos commandes, gérez vos fournisseurs multi-sites et maîtrisez vos budgets par centre de coûts.
- Workflows d’approbation dynamiques (seuils, remplacements, délégations)
- Budgets : engagé, consommé, restant — avec alertes automatiques
- Fournisseurs & contrats : prix négociés, catalogues, conformité
- Factures : contrôles anti-doublon et 3-way match intégrés
Pourquoi un logiciel achats pour PME en 2025
Quand l’activité s’intensifie, les demandes se multiplient et les budgets se fragmentent par service, projet ou site. Les validations se font par e-mail ou chat, les workflows multi-niveaux s’allongent et les contrats fournisseurs se diversifient. Résultat : retards, achats hors process, faible visibilité sur les engagements et des factures qui arrivent sans bon de commande.
Avec Weproc, vous alignez toute l’entreprise sur un processus simple et visuel : demandes guidées, workflows d’approbation dynamiques (seuils, rôles, délégations, multi-sites), budgets par centre de coûts, catalogues & contrats, réceptions tracées et rapprochement 3-voies jusqu’à la facture. Vous gagnez en vitesse sans sacrifier le contrôle.
Pain points typiques
Outils et validations dispersés (e-mail, chat, tableurs, ERP)
Pas de vue consolidée par centre de coûts / projet / site
Workflows à la main : goulots d’étranglement, pas de délégation/remplacement
Maverick buying : commandes hors budget, prix non contractuels
Réceptions peu tracées : écarts non traités, litiges qui s’éternisent
Factures sans PO ou en doublon, rapprochement manuel chronophage
Les procédures d'achats clés pour les PME !
Weproc est un logiciel e-procurement tout-en-un qui digitalise chaque étape du procure-to-pay. De la sélection fournisseur au rapprochement facture, nos sept modules intégrés automatisent vos flux, réduisent vos coûts et offrent une visibilité temps réel sur les dépenses, de votre PME.
DEMANDES & APPROBATIONS
Standardisez vos achats, même sans acheteur dédié
Pour une PME, le volume de demandes augmente vite entre services et sites. Weproc, logiciel de gestion des achats pour PME, standardise vos demandes d’achat via un formulaire guidé (centre de coûts, projet, site) et les oriente automatiquement vers les bons approbateurs selon seuils, rôles et catégories. Gérez les délégations/remplacements, validez en 1 clic (web & mobile) et suivez les temps de cycle. Une piste d’audit complète renforce le contrôle interne et alimente vos tableaux de bord multi-sites.
COMMANDES
Du devis au bon de commande (PO) pour PME
Avec Weproc, logiciel achats pour PME, générez des bons de commande (PO) cohérents depuis vos catalogues fournisseurs (internes/punch-out) et contrats-cadres (prix négociés, plafonds, dates d’effet). Contrôlez le budget engagé dès la demande, imposez les fournisseurs référencés et tracez toutes les conditions. Résultat : moins de maverick buying, des commandes envoyées dans les temps et une visibilité budgétaire par service/projet/site — idéale pour les organisations multi-sites.
FACTURATION
Anti-doublon & conformité Factur-X (PME)
Automatisez le rapprochement commande-réception-facture (3-voies), bloquez les anomalies (prix, quantités, doublons) et appliquez des règles d’approbation par exception adaptées aux PME. Exportez vers votre compta/ERP et préparez sereinement la facture électronique (Factur-X). Vous accélérez les clôtures tout en garantissant un paiement au juste montant et une traçabilité conforme aux exigences PME.
Les fonctionnalités qui font de Weproc l'allié des PME !
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
FAQ – Logiciel achat pour PME
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées par les PME qui souhaitent optimiser leur processus procure‑to‑pay.
Oui. Weproc est pensé pour les PME : demandes d’achat guidées, workflows d’approbation multi-niveaux simples à configurer, et piste d’audit pour sécuriser chaque décision. Les opérationnels créent leurs demandes, les managers valident en 1 clic (web & mobile) et la finance garde la visibilité budgétaire.
L’onboarding standard prend peu de temps : paramétrage des centres de coûts/projets/sites, import des fournisseurs et des catalogues, règles d’approbation et formation express. La plupart des PME lancent les demandes + validations rapidement, puis activent PO, réceptions et factures.
Oui. Démarrez avec demandes & approbations, puis ajoutez PO, réceptions, rapprochement 3-voies, budgets, catalogues et intégrations. La configuration est modulaire : vous activez les briques au rythme de l’équipe.
Vous modélisez votre matrice d’approbation par seuils, rôles, catégories, centre de coûts et site. Weproc oriente automatiquement chaque demande vers les bons approbateurs, gère délégations/remplacements, relances et escalades. Un journal d’audit horodaté garantit la conformité.
Oui. Weproc calcule engagé / consommé / restant par centre de coûts, projet ou site, avec alertes de dépassement. Le contrôle intervient en amont (au moment de la demande/PO), ce qui limite les achats hors budget et améliore la prévisibilité.
La tarification dépend du périmètre (modules activés, volume d’utilisateurs/fournisseurs, intégrations). L’objectif est d’aligner le prix sur votre ROI (temps gagné, erreurs évitées, conformité). Le plus simple est d’échanger sur votre contexte lors d’une démo.
Vous imposez les fournisseurs référencés et appliquez les prix contractuels via catalogues internes ou punch-out. Les bons de commande (PO) sont générés de façon uniforme et les plafonds par famille sont respectés. Résultat : moins d’achats hors process, commandes envoyées à temps.
Weproc propose une réception partielle/totale liée au PO, avec contrôle quantité/qualité, gestion des non-conformités (BL, photos, commentaires) et notifications. Ces informations alimentent le rapprochement facture et les indicateurs fournisseurs.
Le 3-voies compare commande ↔ réception ↔ facture pour bloquer automatiquement les anomalies (prix/quantités, doublons). Les cas conformes passent en paiement, les exceptions suivent un circuit de validation. Résultat : paiements justes, clôtures plus rapides et moins de litiges.
Weproc vous aide à structurer le processus achats et à préparer la facture électronique (format Factur-X et contrôles préalables). Nous suivons le calendrier réglementaire et adaptons les exports/échanges pour votre environnement comptable.
Weproc propose des exports standards, des connecteurs avec les outils comptables/ERP courants, ainsi que le SSO. Nous validons vos besoins (plans de comptes, journaux, schéma de validation) lors de la démo et cadrons l’intégration la plus simple.
Données chiffrées, gestion fine des rôles & permissions, piste d’audit exhaustive, sauvegardes et bonnes pratiques RGPD. Les accès sont tracés et la séparation des responsabilités (achats/finance) est respectée.