Gestion des familles d'Achats
Créez, suivez et gérez facilement vos familles d’achats. Prenez ainsi des décisions fondées sur des données fiables
- Statistiques en temps réel
- Suivez vos consommations par famille d'achat
- Gardez un oeil sur la répartition des dépenses
- Prenez des décisions éclairées
Les défis actuels de la structuration achats
Aujourd’hui, la majorité des organisations gèrent leurs catégories d’achats à l’aide de fichiers Excel, d’outils partagés ou d’informations dispersées — ce qui crée plusieurs obstacles :
1) Absence de classification uniforme
Chaque équipe utilise sa propre logique : libellés différents, doublons, catégories incohérentes…
Impossible d’agréger efficacement les dépenses ou d’analyser les tendances.
2) Aucune vision fiable de la répartition des dépenses
Les tableaux manuels ne permettent pas de suivre correctement les consommations par familles, ni d’identifier les postes particulièrement coûteux ou en dérive.
3) Difficulté à optimiser les budgets
Sans segmentation claire, les entreprises peinent à renégocier leurs contrats, consolider leurs achats ou identifier les axes d’économies.
4) Reporting chronophage et approximatif
Mettre à jour les dépenses par famille nécessite des heures de ressaisies, avec un risque permanent d’erreur ou d’oubli.
5) Décisions stratégiques limitées
Sans indicateurs structurés, les Directions Achats manquent de visibilité pour piloter leur stratégie, anticiper les risques ou aligner les équipes.
Comment Weproc résout ces problèmes ?
Avec Weproc, vos familles d’achats deviennent un véritable pilier stratégique.
L’outil centralise vos catégories, met à jour automatiquement les consommations et vous offre une vision claire et hiérarchisée de vos dépenses.
Vous structurez vos familles d’achats selon votre organisation, comparez vos postes de dépenses en un clic et disposez de tableaux de bord dynamiques pour analyser les tendances, maîtriser vos budgets et prendre des décisions éclairées.
Pilotage budgétaire
Comparez les dépenses réelles vs. budgets prévisionnels par famille.
Repérez les dérives et ajustez votre stratégie d’achat.
Reporting dynamique
Graphiques, courbes d’évolution, ventilations par postes, filtres personnalisables…
Les données deviennent actionnables
Le cœur des familles d'achats : les fonctionnalités clés
Création et hiérarchisation des familles
Définissez vos familles et sous-familles selon vos règles internes : IT, Services généraux, Logistique, Marketing, Maintenance…
Weproc s’adapte à votre structure et non l’inverse.
Mise à jour automatique des consommations
Chaque commande passée met instantanément à jour la famille concernée.
Vous ne touchez plus à Excel : les données sont fiables, uniformisées et prêtes à être analysées.
Analyse des dépenses par catégorie
Identifiez en un clin d’œil les familles les plus consommatrices, les variations annuelles, les tendances d’achat ou les anomalies de dépenses.
Vos arbitrages deviennent simples, rapides et rationnels.
Segmentation intelligente
Associez produits, prestations, fournisseurs et contrats à chaque famille.
Rapports, comparatifs et vues consolidées s’alimentent automatiquement.
Analyse des dépenses
Analysez facilement la répartition et l’évolution de vos dépenses
Visualisez la répartition des dépenses par famille, comparez les évolutions et identifiez les leviers d’économie en quelques secondes.
Weproc vous offre des indicateurs clés :
- répartition des dépenses par famille
- tendances
- variations annuelles
- identification des postes critiques
- suivi des consommations par fournisseurs
- alertes et dérives
Vos décisions deviennent rapides, argumentées et alignées avec votre stratégie achats.
Cas d'usages
ETI / Grands groupes
Un référentiel d’achats unique et harmonisé, même dans des organisations complexes.
Multi-sites & multi-sociétés
Uniformisez vos catégories d’achats et assurez la cohérence entre établissements.
Achats indirects
Mieux comprendre, piloter et réduire les dépenses souvent les plus difficiles à maîtriser.
Secteurs réglementés
Bénéficiez d’une traçabilité totale et d’un reporting conforme aux obligations internes.
Les bénéfices concrets
✔ Une visibilité totale sur vos dépenses : Comparez les familles d’achats, repérez les anomalies, pilotez vos grands postes budgétaires.
✔ Des décisions fondées sur des données fiables : Weproc transforme vos flux achats en informations simples à analyser.
✔ Une standardisation indispensable : Vous éliminez les classifications sauvages et structurez durablement votre référentiel achats.
✔ Une meilleure négociation fournisseurs : Grâce à des volumes consolidés et à une vision claire des besoins.
✔ Un reporting automatique et en temps réel : Plus de ressaisies, plus d’erreurs. Votre temps est consacré à l’analyse, pas à la mise en forme.
13% d'économies annuelles sur ses achats lorsqu'une entreprise a la visibilité sur la répartition de ses dépenses.
Comment fonctionnent les familles d'achats ?
1. Configurez vos familles
Définissez simplement vos catégories selon vos besoins internes.
2. Associez vos produits, prestations et fournisseurs
Liaison automatique ou manuelle selon vos choix.
3. Laissez Weproc mettre à jour les consommations
Chaque commande alimente vos analyses en temps réel.
Prenez une décision stratégique en fonction
Prenez des décisions stratégiques en temps réel
Grâce aux reportings dynamiques, vous identifiez immédiatement :
- les catégories à optimiser
- les besoins réels de l’entreprise
- les familles surconsommatrices
- les opportunités de regroupement
- les budgets à rééquilibrer
Vous gagnez en visibilité, en maîtrise et en efficacité.
Créez des circuits de validation en fonction de la nature de votre achat
Weproc vous permet de créer des workflow de validation sur mesure en fonction des familles d’achats impactées par vos dépenses. Les utilisateurs impactés sont prévenus en temps réel, le processus de validation est accéléré.
Les modules complémentaires
Weproc se déploie par briques pour couvrir toutes les étapes : Demandes d’achats, Consultation, Contrats, Factures & Paiements, Budgets, Stocks… Créez votre parcours Source-to-Pay à votre rythme, sans complexité.
FAQ – Fonctionnalité sur les familles d'achat
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Une famille d’achats est un regroupement de produits ou services similaires ou complémentaires, qui sont généralement achetés ensemble par une entreprise.
La gestion des familles d’achats permet de mieux organiser et suivre les dépenses, de faciliter la négociation avec les fournisseurs et d’optimiser les processus d’achat. En regroupant les achats par famille, les entreprises peuvent identifier les synergies et les opportunités d’économies d’échelle, tout en améliorant la coordination entre les services concernés.
Pour déterminer les familles d’achats pertinentes pour votre entreprise, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs, tels que les besoins spécifiques de vos services, le catalogue de produits ou services, et les caractéristiques de vos fournisseurs.
Une analyse approfondie de vos dépenses et de vos processus d’achat peut aider à identifier les regroupements les plus pertinents. Il est également important de consulter les parties prenantes internes et externes pour obtenir des retours d’expérience et mieux comprendre les enjeux liés à chaque famille d’achats.
Pour optimiser la gestion des familles d’achats au sein de votre entreprise, il est essentiel d’adopter une approche structurée et centrée sur l’analytique. Cela implique de mettre en place des outils de suivi et de reporting adaptés comme Weproc, de définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque famille d’achats, et d’instaurer des mécanismes de coordination et de communication efficaces entre les services concernés.
La mise en place de contrats-cadres avec les fournisseurs clés et la rationalisation des catalogues de produits et services peuvent également contribuer à améliorer l’efficacité de la gestion des affaires et dossiers par famille d’achats..
Pour adapter la gestion des familles d’achats à un contexte de multi-établissements, il est important de prendre en compte les spécificités et les besoins de chaque établissement, tout en assurant une coordination et une harmonisation globale des processus d’achat à l’aide de workflows personnalités.
Cela peut passer par la mise en place d’un système de gestion des achats centralisé, permettant de partager les informations et les bonnes pratiques entre les différents établissements, et par la définition de procédures et de règles communes adaptées aux contraintes locales et globales.
Avec ses nombreuses fonctionnalités, Weproc répond parfaitement à ce besoin !
Pour suivre et analyser les performances de la gestion des familles d’achats, il est essentiel de définir des indicateurs de performance clés (KPI) adaptés à chaque famille d’achats et aux objectifs de votre entreprise.
Ces indicateurs peuvent inclure les économies réalisées, le respect des budgets, la qualité des produits et les délais de livraison.
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