Weproc : le logiciel achats complet et intuitif pour les ETI
Unifiez vos processus achats multi-sociétés : workflows d’approbation gouvernés, budgets par entité & centre de coûts, contrats & catalogues maîtrisés, rapprochement 3-voies — intégrés à votre ERP.
Pourquoi un logiciel achats pour ETI en 2025
À l’échelle multi-sociétés / multi-sites / multi-devises, les demandes d’achat se multiplient entre directions et filiales ; les budgets se déclinent par entité, centre de coûts et projet ; les workflows d’approbation s’empilent (CapEx/OpEx, délégations, remplacements) et les contrats-cadres cohabitent avec des catalogues variés. Sans gouvernance, c’est le risque de contournements, de maverick buying, d’engagements non saisis et de factures sans PO, avec une consolidation financière lente et une conformité fragile.
Avec Weproc, vous alignez filiales et directions sur un processus achats unique et gouverné : demandes guidées, workflows multi-niveaux par seuils/rôles/filiales (SoD, délégations), budgets consolidés et déclinés par centre de coûts, contrats & catalogues (punch-out), réceptions tracées (écarts, non-conformités) et rapprochement 3-voies jusqu’à la facture. Le tout connecté à votre ERP/SSO avec piste d’audit et pré-contrôles Factur-X. Vous gagnez en vitesse à grande échelle tout en renforçant le contrôle interne et la conformité.
Pain points typiques (ETI)
Outils hétérogènes par filiale/BU, données silotées
Pas de vue consolidée par entité / centre de coûts / famille d’achats
Workflows non gouvernés : exceptions, contournements, pas de SoD claire
Contract leakage et maverick buying (prix non contractuels)
CapEx/OpEx : engagements hors budget, pré-engagés non tracés
Réceptions multi-entrepôts peu tracées : écarts non traités, litiges longs
Factures sans PO ou en doublon, 3-voies non systématique
Conformité : KYC/attestations manquants, audit difficile, Factur-X à préparer
Intégrations ERP/SSO complexes, ressaisies et qualité de données variable
Les procédures d'achats clés pour les ETI !
Weproc est un logiciel e-procurement tout-en-un qui digitalise chaque étape du procure-to-pay. De la sélection fournisseur au rapprochement facture, nos sept modules intégrés automatisent vos flux, réduisent vos coûts et offrent une visibilité temps réel sur les dépenses, de votre ETI.
DEMANDES & APPROBATIONS
Gouvernance multi-sociétés, décisions plus rapides
Dans une ETI, les demandes viennent de plusieurs filiales / sites / devises. Weproc, logiciel achats pour ETI, standardise la demande d’achat (entité, centre de coûts, projet, CapEx/OpEx) et achemine automatiquement vers les bons approbateurs selon seuils, rôles, filiale, catégorie avec séparation des tâches (SoD), délégations et remplacements. Les validations se font en 1 clic (web & mobile), les relances/escalades évitent les goulots, et la piste d’audit renforce le contrôle interne.
COMMANDES (PO) & CONTRATS/CATALOGUES
Conformité contractuelle et engagement budgétaire maîtrisé
Transformez devis et sélections en bons de commande (PO) uniformes, issus de catalogues punch-out et de contrats-cadres (prix négociés, plafonds, dates d’effet, devises). Weproc contrôle le budget pré-engagé/engagé dès la demande, force les fournisseurs référencés et trace les conditions contractuelles. Idéal pour des organisations multi-sites / multi-sociétés où la contract compliance et la rapidité d’exécution sont essentielles.
FACTURATION & RAPPROCHEMENT 3-VOIES
Paiements justes, clôtures plus rapides, conformité Factur-X
À grande échelle, l’AP doit être fiable. Weproc automatise le 3-way match (commande ↔ réception ↔ facture), bloque les anomalies (prix/quantités, doublons, écarts) et déclenche les approbations par exception. Exports vers votre ERP/compta, pré-contrôles Factur-X, journal d’audit et traçabilité complète pour absorber des volumes élevés multi-entités en toute sérénité.
Les fonctionnalités qui font de Weproc l'allié des ETI !
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
BUDGETS
Pilotez vos dépenses au centime près
Créez, suivez et révisez vos budgets en quelques clics ; Weproc consolide toutes vos données achats pour une vision temps réel des engagements. Allouez plusieurs enveloppes à une même commande, transférez des montants entre départements ou projets et ajustez-les en cours d’exercice pour garder le cap sur vos objectifs financiers. Des tableaux de bord interactifs et des alertes automatiques signalent les dépassements avant qu’ils ne surviennent, tandis qu’un workflow de validation intégré sécurise chaque dépense. Pensé pour les PME ambitieuses, le module Budgets offre à votre contrôleur de gestion un cockpit fiable pour contrôler les coûts et accélérer la croissance.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
FAQ – Logiciel achat pour ETI
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées par les ETI qui souhaitent optimiser leur processus procure‑to‑pay.
Weproc convient-il à une ETI multi-sociétés et multi-sites ?
Oui. Weproc gère les entités juridiques, sites et devises : règles par filiale, centres de coûts, projets et catégories. Les politiques achats sont déclinées par entité (seuils, rôles, exceptions) et consolidées au niveau groupe pour une vision transverse (dépenses, engagements, conformité).
Combien de temps pour être opérationnel dans une ETI ?
On démarre souvent par un périmètre pilote (1–2 filiales, quelques familles d’achats) : paramétrage entités/centres de coûts, import fournisseurs & contrats, workflows d’approbation, puis connexion ERP/compta. L’extension se fait par vagues (sites, BU, pays) avec un modèle gouverné de déploiement.
Peut-on commencer petit et étendre ensuite ?
Oui. Débutez avec demandes & approbations + PO, puis ajoutez réceptions, 3-way match, budgets, catalogues punch-out, SRM (KYC/attestations), analytics et intégrations supplémentaires. Tout est modulaire.
Comment fonctionnent les workflows d’approbation en ETI ?
Vous modélisez une matrice multi-niveaux : seuils, rôles, filiale, catégorie, CapEx/OpEx. Weproc applique la séparation des tâches (SoD), gère délégations et remplacements, envoie relances/escalades et garde une piste d’audit horodatée. Les validations se font en 1 clic (web & mobile).
Peut-on contrôler les budgets par entité/centre de coûts/projet et consolider ?
Oui. Budgets pré-engagé / engagé / consommé / restant par entité, site, centre de coûts ou projet, avec alertes. Vue consolidée groupe et exports vers BI pour le pilotage (variance, atterrissage, adhérence au process).
PO & catalogues : comment éviter le “maverick buying” ?
Weproc applique contrats-cadres et catalogues (internes ou punch-out) avec prix négociés, plafonds, dates d’effet. Les PO sont uniformisés et les fournisseurs référencés sont forcés. Résultat : contract compliance élevée, baisse des achats hors process et PO on time.
Gouvernance fournisseurs : KYC, attestations, risques ?
Référentiel SRM : fiches fournisseurs, KYC/attestations (validité, alertes d’expiration), contrats & annexes, performance (qualité, délais, litiges), plans d’actions. Possibilité de portail pour mise à jour et dépôt de devis.
Mobile, langues et devises ?
Interface web & mobile pour la validation en mobilité, multi-langues et multi-devises (taux, arrondis, taxes) au niveau filiale/pays. Les documents (PO, factures) suivent la langue et la devise de l’entité.
Comment gérez-vous la réception et les écarts (multi-entrepôts) ?
Réception partielle/totale liée au PO, contrôles quantité/qualité, gestion des non-conformités (BL, photos, commentaires), notifications au demandeur et au fournisseur. Les écarts alimentent le 3-voies et vos indicateurs fournisseurs (OTD, qualité, litiges).
Qu’est-ce que le rapprochement 3-voies et quels bénéfices pour une ETI ?
Le 3-voies compare commande ↔ réception ↔ facture pour bloquer automatiquement les anomalies (prix/quantités, doublons, hors contrat). Les cas conformes passent directement en paiement, les exceptions suivent un circuit d’approbation. Bénéfices : paiements justes, clôtures accélérées, moins de litiges.
Êtes-vous prêts pour la facture électronique (Factur-X) et l’e-reporting ?
Weproc structure le processus achats en amont (PO, réception, approbations) et propose des pré-contrôles Factur-X (champs, pièces, cohérences). L’intégration comptable/ERP est cadrée selon votre périmètre ; l’e-reporting s’anticipe via exports conformes et champs requis.
Quelles intégrations sont disponibles (ERP, compta, SSO, BI) ?
Connexions avec les ERP/comptabilités courants (ex. SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Cegid, NetSuite…), SSO (SAML/OIDC), exports BI/data warehouse et API REST pour vos flux spécifiques. Les mappings (plans de comptes, journaux, axes analytiques) sont définis au cadrage.
Comment sont gérées la sécurité et la conformité (ETI) ?
Données chiffrées, rôles & permissions fines, piste d’audit exhaustive, SoD, sauvegardes et bonnes pratiques RGPD. Traçabilité des accès, rétention contrôlée, hébergement UE possible, et supervision des intégrations (webhooks, API).
Quelle performance à l’échelle ETI (volumes, utilisateurs) ?
La plateforme supporte des volumes élevés (demandes, PO, factures, fournisseurs) et des équipes nombreuses par entité/BU. Les indicateurs de cycle time, d’adhérence au process et de disponibilité sont suivis ; des SLAs peuvent être cadrés selon vos besoins.
Quel est le coût pour une ETI ?
La tarification dépend du périmètre (modules, utilisateurs, filiales, intégrations) et des volumes. L’objectif : un ROI clair (temps gagné, erreurs évitées, compliance). Le mieux est d’évaluer votre contexte lors d’une démo.
Accompagnement & conduite du changement
Nous fournissons onboarding, formation par rôles (acheteurs, managers, finance), kit de déploiement filiales, aide à l’import (fournisseurs, contrats, catalogues) et support continu. Un core model groupe peut être mis en place pour garantir la gouvernance.