Weproc : le logiciel achats simple et intuitif pour les Associations
ONG, Fédérations, Associations gestionnaires : structurez vos dépenses, du bénévole sur le terrain jusqu'au rapport financier.
Pourquoi structurer les achats de votre association maintenant ?
Dans une structure associative, la rigueur est doublement nécessaire : vous devez rendre des comptes à vos financeurs (publics/privés) tout en gérant des équipes souvent hybrides (salariés et bénévoles). Excel et les emails ne suffisent plus face aux nouvelles obligations fiscales.
Vos risques actuels :
Opacité budgétaire : Des dépenses engagées sans validation préalable, mettant en péril l’équilibre financier des projets.
Risque Fiscal & Légal : Une mauvaise gestion de la TVA ou des factures non conformes à l’approche de la réforme 2026.
Perte de temps administrative : Un trésorier ou une comptabilité noyée sous les relances fournisseurs et la récupération des justificatifs.
Gouvernance complexe : Difficulté à faire respecter les circuits de validation entre le siège, les antennes locales et les bénévoles.
Weproc apporte la rigueur d'un grand groupe avec
la simplicité requise pour vos bénévoles.
Vous sécurisez les fonds, nous gérons la traçabilité des flux.
La solution en 4 étapes
La Demande d'Achat
Responsabilisez vos adhérents et salariés
Qu’il soit au siège ou sur le terrain, chaque collaborateur (même bénévole) peut exprimer un besoin via une interface simplifiée. Plus d’achats sauvages : chaque demande doit être rattachée à un budget (ex: « Mission Humanitaire », « Événement Annuel ») pour être traitée
La Commande & Le Budget (Le Contrôle)
Validez selon vos statuts et délégations
Le budget est-il disponible ? La dépense est-elle éligible à la subvention ? Weproc vérifie ces critères automatiquement. Définissez des workflows stricts : validation par le Directeur au-delà de 500€, par le Trésorier au-delà de 5000€.
La Réception (Le Service Fait)
Justifiez l'utilisation des fonds Contenu
La preuve de la livraison ou de la réalisation de la prestation est indispensable pour débloquer certains fonds publics. Avec Weproc, le « Service Fait » est certifié en un clic depuis un mobile, photo du BL à l’appui.
La Facture & La Réforme (La Conformité)
Prêt pour la Facture Électronique (PDP)
Weproc réconcilie automatiquement la facture avec la commande et la réception. Fini les erreurs de paiement. Surtout, notre plateforme est conçue pour recevoir et émettre vos factures électroniques selon les normes de la réforme 2026/2027, que vous soyez assujettis à la TVA ou non.
La facture électronique n'est pas qu'une contrainte technique, c'est un enjeu juridique. Weproc intervient régulièrement aux côtés de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) et de la CPME (Confédération des PME) pour expliquer les impacts de la réforme sur les associations et les structures à but non lucratif. Choisir Weproc, c'est choisir une solution reconnue pour sa maîtrise du cadre réglementaire 2026/2027.
FAQ - La gestion des achats d'une association
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Oui. L’outil est pensé pour des équipes réduites : demandes guidées, règles d’approbation simples, visibilité directe pour le dirigeant.
L’onboarding est rapide. Après une courte configuration et une formation, vos premières demandes et validations peuvent démarrer très vite.
Oui, vous pouvez lui donner l’accès adapté pour consulter les documents et récupérer les pièces nécessaires.
Pour optimiser la gestion des achats dans un contexte multi-services, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place.
Il est essentiel de bien définir les besoins et les objectifs de chaque service, de favoriser la collaboration et l’échange d’informations entre les services, et d’instaurer une culture d’amélioration continue. La mise en place d’un système de gestion des achats centralisé permet également de suivre et d’analyser les dépenses de chaque service, facilitant ainsi l’identification des opportunités d’optimisation.
Tarification adaptée aux petites équipes. Le meilleur moyen est de voir ensemble votre périmètre pendant une démo !
Oui, pour la réception de factures, vous serez concernés. De plus, si vous avez une activité commerciale accessoire, les règles changent. Weproc gère ces cas particuliers pour vous éviter tout redressement.