Assurez une traçabilité complète et fiable de tous vos achats
Centralisez chaque document, validation et action du cycle d’achat pour sécuriser votre processus, renforcer la transparence et faciliter les audits internes et externes
- Suivre l’historique complet de chaque demande, commande, réception et facture,
- Centraliser tous les documents fournisseurs,
- Garantir une piste d’audit fiable et horodatée.
Pourquoi la traçabilité des achats est devenue essentielle ?
Une exigence croissante de transparence et de conformité
Les organisations doivent aujourd’hui rendre compte de la façon dont elles achètent, engagent des dépenses, sélectionnent des fournisseurs et gèrent leurs documents.
Sans traçabilité, impossible de garantir :
la conformité des fournisseurs,
la validité des documents (contrats, assurances, certifications),
le respect des règles internes,
la capacité à justifier les décisions lors d’un audit.
La transparence n’est plus une option : c’est une obligation.
Des achats qui génèrent un volume important d’informations
Chaque cycle d’achat implique :
demandes d’achat,
validations,
bons de commande,
réceptions,
mises à jour fournisseurs,
factures,
échanges internes et externes.
Sans outil adapté, ces informations se retrouvent dispersées entre emails, fichiers partagés et outils variés — rendant tout suivi quasi impossible.
Des risques accrus en cas d’absence de traçabilité
Lorsque la traçabilité n’est pas assurée, l’entreprise s’expose à :
des litiges difficiles à résoudre,
des incohérences entre commandes, réceptions et factures,
une perte de documents sensibles,
une visibilité réduite sur les engagements,
des validations non justifiées ou non documentées.
Ces situations fragilisent la gouvernance et augmentent les risques opérationnels, financiers et juridiques.
Un besoin de maîtriser l’historique pour mieux piloter
La traçabilité permet :
de retracer chaque action,
de consulter l’historique d’un fournisseur,
de comprendre les écarts entre engagement et consommation,
d’identifier les incidents récurrents,
d’améliorer les processus achats.
Un historique clair est indispensable pour prendre des décisions éclairées.
Un enjeu central pour les audits internes et externes
En cas d’audit, il est essentiel de justifier :
qui a validé quoi,
à quel moment,
avec quels documents,
selon quelles règles,
et avec quels écarts éventuels.
Sans traçabilité, l’audit devient long, complexe et risqué pour l’organisation.
🎯 Avec une traçabilité complète, vous disposez de la preuve de tout votre processus achat — du besoin initial jusqu’au paiement.
Les limites d’un cycle d’achat sans traçabilité
Un processus achats vulnérable lorsque les informations sont dispersées et non suivies
Sans traçabilité, il devient impossible de sécuriser le cycle d’achat, de vérifier la conformité des fournisseurs ou de justifier les décisions prises.
Les validations, documents et échanges ne laissent aucune preuve exploitable, ce qui fragilise l’entreprise et ralentit son fonctionnement.
Sans traçabilité, le cycle d’achat devient opaque, fragile et difficile à auditer
L’entreprise perd en visibilité, en efficacité et en sécurité.
🎯 Digitaliser la traçabilité, c’est reprendre le contrôle sur l’ensemble du processus : documents, actions, validations et historique.
Ce que Weproc apporte en matière de traçabilité achats
Une traçabilité continue, centralisée et entièrement horodatée
Weproc enregistre chaque action, chaque validation et chaque document du cycle d’achat dans un espace unique.
Vous disposez à tout moment d’une vue claire, fiable et complète du processus, du besoin initial jusqu’à la facture.
1
Un historique complet de toutes les actions et validations
Chaque étape du cycle d’achat est automatiquement tracée :
création d’une demande d’achat,
validations successives,
émission du bon de commande,
réception,
dépôt de documents,
modifications, commentaires, mises à jour,
états d’avancement.
Tout est :
horodaté,
signé par l’utilisateur,
enregistré dans l’historique de la commande.
Bénéfice : vous savez toujours qui a fait quoi, quand et pourquoi.
2
Centralisation de tous les documents du cycle d’achat
Weproc rassemble automatiquement :
devis,
bons de commande,
contrats,
documents fournisseurs,
réceptions,
factures,
justificatifs.
Chaque document est rattaché au bon fournisseur, à la bonne commande et à la bonne dépense.
Bénéfice : plus aucun fichier perdu dans une boîte mail ou un dossier partagé.
3
Traçabilité renforcée grâce au matching BC / BR / Facture
Weproc effectue un rapprochement systématique entre :
le bon de commande,
la réception,
la facture.
Ce matching crée une chaîne de preuves documentaire, garantissant que ce qui a été commandé correspond à ce qui a été livré, puis facturé.
Bénéfice : réduction des litiges et élimination des incohérences.
4
Traçabilité du dossier fournisseur et conformité garantie
Grâce au portail fournisseur et à l’analyse automatique des documents, vous disposez d’un historique complet :
documents légaux (KBIS, assurances, certifications),
dates d’expiration,
mises à jour fournies via les liens sécurisés,
consultations et réponses fournisseurs,
contrats, avenants, pièces jointes.
Bénéfice : un dossier fournisseur toujours à jour, exploitable en audit.
5
Suivi des statuts en temps réel sur l’ensemble du cycle achat
Weproc affiche en permanence les statuts :
demande en cours,
en validation,
commande émise,
partiellement ou totalement reçue,
facturée,
clôturée.
Bénéfice : une visibilité totale, sans consolidation manuelle.
6
Une piste d’audit fiable, exploitable et conforme
Grâce à sa traçabilité complète, Weproc permet de répondre facilement à toutes les demandes d’audit :
validation des engagements,
conformité des fournisseurs,
historique des documents,
suivi des dépenses,
preuves des contrôles internes.
Bénéfice : l’audit devient une formalité, et non une contrainte.
Weproc construit la colonne vertébrale documentaire de votre cycle d’achat
En centralisant les documents, en sécurisant les validations et en enregistrant chaque action, Weproc garantit une traçabilité irréprochable.
🎯 Objectif : disposer d’un processus achat transparent, maîtrisé et parfaitement auditable.
Comment Weproc construit une piste d’audit claire et fiable ?
Weproc construit une piste d’audit claire et fiable en retraçant automatiquement chaque action, document et validation du cycle d’achat, depuis l’expression du besoin jusqu’à la facturation. Chaque demande d’achat crée une première trace horodatée qui identifie le demandeur, le besoin, le montant estimé et les éléments associés. Les validations successives sont ensuite capturées avec précision : le système enregistre qui valide, à quel moment et selon quelle règle interne, ce qui garantit une transparence totale sur les décisions prises. Une fois la demande acceptée, le bon de commande généré constitue une preuve formelle de l’engagement ; toutes ses versions, modifications, envois au fournisseur et pièces associées sont automatiquement archivées. Lors de la réception des produits ou services, les confirmations, quantités, commentaires et éventuels écarts sont également intégrés à l’historique, assurant une cohérence documentaire entre ce qui a été commandé et ce qui a été livré.
Weproc trace aussi l’arrivée et le traitement des factures : réception ou import, extraction des données via OCR, suggestions de rapprochement avec la commande et la réception, puis validations du bon à payer. Cette approche garantit un lien clair et indiscutable entre commande, réception et facture, facilitant la détection des anomalies. Parallèlement, le dossier fournisseur se construit automatiquement grâce aux documents transmis via le portail fournisseur (KBIS, attestations, assurances, certificats, contrats…), chacun étant horodaté, classé et suivi dans le temps avec gestion des expirations. Toutes les interactions — notes, commentaires, réponses aux consultations, mises à jour — sont enregistrées, permettant une compréhension fine des échanges et décisions. Enfin, l’ensemble de ces données est consolidé dans une piste d’audit consultable à tout moment, qui réunit chronologiquement les validations, documents, statuts et événements clés du processus achat. Cette architecture garantit un niveau de transparence et de conformité exceptionnel, facilitant les audits internes et externes, réduisant les risques de litige et assurant une gouvernance achats solide et vérifiable.
Conçue, développée et hébergée en France, notre solution vous garantit la maîtrise totale et sécurisée de vos données achats.
Nos experts basés en interne vous répondent en direct de 8 h à 20 h pour un accompagnement immédiat et personnalisé, chaque jour.
Weproc se branche à l’ensemble de vos outils métiers existants pour fluidifier vos processus sans aucune rupture.
FAQ – tout savoir sur la traçabilité des achats
Question fréquemment posées
Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
La traçabilité des achats désigne la capacité à retracer l’ensemble des actions, documents, validations et échanges liés à un cycle d’achat, depuis l’expression du besoin jusqu’à la facturation. Cela inclut la demande d’achat, le bon de commande, la réception, la facture, les validations, les documents fournisseurs et les communications internes ou externes. Une traçabilité complète garantit transparence, conformité et sécurité du processus.
Sans historique fiable, un audit devient difficile voire impossible. Les auditeurs doivent pouvoir vérifier qui a engagé une dépense, qui l’a validée, à quel moment, avec quels documents et selon quelles règles internes. Une piste d’audit structurée comme celle fournie par Weproc permet de justifier l’ensemble du cycle achat et de répondre rapidement aux demandes des auditeurs, commissaires aux comptes ou organismes de contrôle.
Weproc enregistre automatiquement chaque action du cycle achat : création de la demande, validations, émission du bon de commande, réceptions, imports et traitements de factures, dépôts de documents, modifications, commentaires… Tout est horodaté, centralisé et rattaché à l’utilisateur qui l’a effectué. Les documents (devis, BC, BR, factures, contrats) sont conservés dans un espace unique, garantissant une continuité documentaire parfaite.
Grâce au portail fournisseur, les fournisseurs déposent facilement leurs documents légaux (KBIS, assurances, attestations, contrats…). Chaque document est horodaté, classé et rattaché au bon fournisseur, avec suivi des dates d’expiration. L’historique complet des mises à jour permet de garantir un dossier fournisseur toujours à jour et conforme aux exigences internes et réglementaires.
Avec Weproc, chaque étape du processus est documentée : ce qui a été commandé, ce qui a été livré, ce qui a été facturé et les validations correspondantes. En cas d’écart ou de litige, il suffit de consulter l’historique : documents liés, audits de validation, commentaires, réceptions, matching BC/BR/Facture. Cela permet de comprendre immédiatement l’origine d’un problème et de le résoudre beaucoup plus rapidement.
La traçabilité renforce la fiabilité des données, la cohérence des processus et la transparence interne. Les équipes achats disposent d’un historique complet pour analyser les fournisseurs, la finance bénéficie d’une meilleure qualité de données pour la prévision et le contrôle, et la direction accède à une vision claire du fonctionnement des achats. L’organisation gagne en efficacité, en conformité et en capacité d’audit.
Les enjeux complémentaires
