Modèle de tableau de bord achats gratuit sur Excel

Qu'est-ce qu'un tableau de bord achat ?

Un tableau de bord achat est une vue unique qui rassemble les principaux KPI de la fonction achats, avec pour chacun la valeur du mois, la cible et l'écart. Il sert à repérer en quelques minutes où agir : une famille d'achat hors contrat, un fournisseur qui livre en retard, un budget qui dépasse.

Un bon tableau de bord compte entre 8 et 12 indicateurs, répartis en quatre familles : performance économique, efficacité du processus, performance fournisseurs et achats responsables. Chaque indicateur a une formule stable, une source de données et une cible fixée à l'avance. Le détail des formules est dans notre guide des 15 KPI achats et leurs formules.

Ce que contient notre modèle

Le classeur compte six onglets :

• Mode d'emploi : les étapes, la lecture des couleurs et la différence entre cellules à saisir et cellules calculées.
• Paramètres : nom de l'entreprise, premier mois suivi et, pour chaque KPI, une cible, un sens et une tolérance.
• Saisie mensuelle : une ligne par mois sur 12 mois pour les données brutes (dépenses, budget, factures, livraisons, gains, délais, coût du processus).
• Calcul KPI : les 15 indicateurs calculés par formule, sans résultat saisi à la main.
• Tableau de bord : une tuile par KPI pour le mois choisi (valeur, cible, écart) en vert, orange ou rouge, et quatre graphiques d'évolution sur 12 mois.
• Fiches KPI : la définition, la formule, la source de la donnée et la fréquence de revue de chaque indicateur.

Les 15 KPI suivis sont les gains achats, les coûts évités, le taux de dépenses sous contrat, le taux de dépenses sous gestion, l'écart au budget, le taux de commandes conformes, le taux d'achats hors processus, le délai de traitement des demandes, le taux de rapprochement automatique, le coût de traitement d'une commande, le taux de livraison à l'heure, le taux de non-conformité, la concentration des dépenses, le délai de paiement fournisseurs et la part des dépenses auprès de fournisseurs évalués RSE.

Le fichier est livré avec des données d'exemple fictives, pour voir le résultat avant de saisir vos propres chiffres. Une consigne indique quelles cellules effacer.

Les limites d'Excel pour piloter les achats

Un tableur suffit pour démarrer avec quelques indicateurs, à condition que les données soient saisies au même endroit. Il devient long et peu fiable quand les demandes d'achat, les commandes, les réceptions et les factures sont gérées dans des outils différents : il faut consolider des extractions à la main chaque mois, et les chiffres arrivent trop tard pour corriger quoi que ce soit. Sans commandes systématiques, plusieurs KPI ne portent aussi que sur une partie des dépenses. Un logiciel achats comme Weproc calcule ces indicateurs à partir des données qu'il traite déjà.

À qui s'adresse ce modèle de tableau de bord achats ?

Il s'adresse aux responsables achats, aux directeurs financiers et aux contrôleurs de gestion qui veulent suivre la performance achats chaque mois sans attendre un outil dédié. Il convient aux PME et aux ETI qui structurent leur fonction achats, comme aux équipes qui veulent fixer une méthode de calcul commune avant de passer à un logiciel.