Cercate una recensione cliente Weproc concreta, documentata, lontana dalle pagine commerciali? Seafrigo, uno dei leader mondiali della logistica e del trasporto a temperatura controllata, ha accettato di raccontare in video la digitalizzazione completa della propria gestione degli acquisti: dalla carta e dai file Excel fino a un processo Procure-to-Pay unificato.
In questa testimonianza di 8 minuti, i team acquisti, contabilità e operations di Seafrigo descrivono senza filtri la situazione prima di Weproc, i criteri che hanno fatto pendere la bilancia, lo svolgimento dell’implementazione e i benefici riscontrati ogni giorno.
La loro esperienza riassunta in tre concetti, scelti da loro stessi: visibilità del processo, controllo della spesa, razionalizzazione delle attività.
⏱️ L’essenziale in 2 minuti
- L’azienda: Seafrigo, logistica e trasporto a temperatura controllata, presente in 5 continenti e in 25 paesi.
- L’elemento scatenante: crescita del gruppo per acquisizioni, volumi di acquisto in aumento e un processo ancora gestito su carta e con file Excel.
- Il criterio di scelta n. 1: una soluzione personalizzabile, capace di adattarsi a un’organizzazione di gruppo multisocietaria e multiattività.
- L’implementazione: semplice da realizzare, con uno strumento padroneggiato «molto rapidamente» dai team.
- I benefici: visibilità end-to-end dalla richiesta di acquisto al pagamento, risparmio di tempo nella registrazione delle fatture, zero richieste di acquisto dimenticate.
La video testimonianza di Seafrigo su Weproc
I capitoli del video
- 0:00 — Che cosa è piaciuto di Weproc
- 0:18 — Seafrigo, specialista della catena del freddo
- 0:47 — Perché snellire il processo di acquisto
- 1:06 — Prima di Weproc: carta, Excel e solleciti
- 3:00 — Perché Seafrigo ha scelto Weproc
- 3:40 — L’implementazione e l’adozione
- 4:31 — L’interfacciamento con il software contabile
- 5:00 — Weproc nel quotidiano
- 5:52 — Il beneficio n. 1: la visibilità
- 6:26 — La reattività del supporto Weproc
- 7:09 — Acquisti diventati più strategici
- 8:19 — Tre parole per riassumere Weproc
Chi è Seafrigo?
Seafrigo in breve
5
continenti coperti
25
paesi di presenza
Gruppo
multisocietario, multiattività
Seafrigo è uno dei leader mondiali della logistica e del trasporto a temperatura controllata. Ciò che distingue il gruppo da un operatore logistico tradizionale è la specializzazione nella gestione della catena del freddo: i prodotti trasportati sono in gran parte deperibili, il che impone una gestione rigorosa delle temperature in ogni anello della catena.
A questa esigenza operativa si aggiunge un’organizzazione di gruppo complessa: più società, più attività, sedi distribuite in cinque continenti. Un contesto che incide direttamente sul modo in cui gli acquisti devono essere strutturati, e sui vincoli che un software di gestione degli acquisti deve essere in grado di assorbire.
«Seafrigo è presente nei 5 continenti, in 25 paesi: questo ci permette di rispondere alle aspettative dei nostri clienti in tutto il mondo.»
— Estratto della testimonianza di Seafrigo
Prima di Weproc: carta, Excel e la corsa alle approvazioni
L’esigenza di snellire il processo di acquisto non è nata all’improvviso. Si è imposta gradualmente, spinta dalla crescita: nuove società sono entrate nel gruppo, il volume di acquisti da gestire è aumentato ed è stato necessario dotarsi di strumenti adeguati per rispondere in modo efficace all’evoluzione delle esigenze.
Un iter di approvazione interamente cartaceo
Prima di Weproc, approvare una richiesta di acquisto e poi la relativa fattura era un vero percorso a ostacoli. L’iter descritto nella testimonianza è eloquente:
1. Stampare e compilare un modulo
Ogni esigenza veniva formalizzata su un documento cartaceo, compilato a mano.
2. Rincorrere i responsabili
Le approvazioni necessarie si ottenevano di persona, recandosi da ciascun approvatore.
3. Rimandare il modulo all’ufficio acquisti
L’ufficio acquisti riprendeva in mano la pratica per ordinare ai fornitori.
4. Ricominciare tutto per la fattura
L’approvazione delle fatture ricadeva interamente sull’ufficio acquisti, con lo stesso iter manuale.
Cartelline, caselle e scansioni che non vanno a buon fine
In contabilità il funzionamento era dello stesso tipo. Le fatture venivano registrate e poi scansionate tramite un sistema di etichette e codici a barre, suddivise in cartelline in base agli approvatori (ufficio acquisti, direzione), quindi distribuite nelle caselle e portate fisicamente alle persone interessate.
Due conseguenze dirette, citate nel video. Innanzitutto i ritardi di approvazione: quando una scansione non va a buon fine nessuno se ne accorge, e un responsabile non riceve mai la fattura che avrebbe dovuto approvare. Poi l’impossibilità pratica di controllare: su una scheda di magazzino di 300 righe, capire se la fattura corrispondente esista o meno è un’impresa impossibile.
«Era davvero solo carta. C’erano parecchi ritardi nelle approvazioni… A volte la scansione non va a buon fine: noi pensavamo che fosse tutto a posto; alla fine no, un responsabile non ha ancora ricevuto la fattura.»
— Estratto della testimonianza di Seafrigo
Moduli Excel inviati via e-mail
Sul fronte acquisti, la gestione passava attraverso moduli Excel per le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto, inviati via e-mail ai fornitori. Il monitoraggio degli ordini, invece, veniva inserito manualmente in tabelle Excel.
Un sistema descritto come «molto dispendioso in termini di tempo», esposto al rischio di errori di inserimento manuale, e che non consentiva una gestione ottimale delle varie richieste di acquisto. Con, sullo sfondo, due classici punti ciechi: gli acquisti fuori processo, più frequenti e difficili da individuare, e l’assenza di uno strumento di centralizzazione dei dati, quindi una visibilità ridotta sulla spesa.
Perché Seafrigo ha scelto Weproc
Il primo criterio citato nella testimonianza è inequivocabile: la personalizzazione. Un’organizzazione di gruppo con diverse società e diverse attività impone che sia il software ad adattarsi, e non il contrario.
Le tre ragioni della scelta di Weproc
Una soluzione personalizzabile
Adatta alle esigenze specifiche del gruppo, in particolare in termini di organizzazione multisocietaria e multiattività.
Una comunicazione semplice
Fin dai primi contatti, l’esigenza è stata compresa rapidamente: un aspetto definito «rassicurante» da Seafrigo.
Una risposta rapida sull’implementazione
Le aspettative in termini di tempistiche e di messa in opera sono state rispettate.
«Abbiamo un’organizzazione di gruppo con diverse società e diverse attività, quindi era necessario che anche il software si adattasse alla nostra organizzazione complessa, ed è stato così.»
Un’implementazione semplice e un’adozione rapida
L’implementazione «è andata bene» ed è stata «piuttosto semplice da realizzare». Nella testimonianza ricorrono due elementi che lo spiegano.
Il primo riguarda lo strumento stesso: intuitivo, con un accesso specifico per utente, che permette a ciascuno di vedere solo ciò che lo riguarda. I team dichiarano di essere «riusciti a padroneggiare lo strumento molto rapidamente, perché è davvero semplice da usare».
Il secondo riguarda l’affiancamento: i team Weproc si sono recati in sede per spiegare il funzionamento, un’iniziativa giudicata «molto utile, e molto rapida in seguito».
Un’integrazione nativa con il sistema informativo esistente
Weproc è utilizzato in modalità SaaS ed è interfacciato con il software contabile di Seafrigo. I dati vengono trasferiti ogni giorno da un software all’altro, garantendo la continuità del processo senza reinserimenti. Per quanto riguarda la sicurezza dei dati e il controllo degli accessi, il sistema risponde ai requisiti del gruppo.
È un aspetto spesso sottovalutato nella scelta di uno strumento per gli acquisti: senza un connettore verso l’ERP o il software contabile, la digitalizzazione si ferma all’ordine e lascia la contabilità fornitori al funzionamento di prima.
I benefici riscontrati nel quotidiano
Beneficio n. 1: la visibilità end-to-end
È il beneficio che Seafrigo cita per primo. Weproc offre una visibilità sul processo di acquisto che il gruppo prima non aveva: una visibilità condivisa da tutti gli utenti, dalla richiesta di acquisto fino al pagamento della fattura fornitore.
In concreto, la prima schermata consultata al mattino riepiloga tutte le richieste in corso: tutto ciò che è stato richiesto ma non è ancora stato trasformato in ordine di acquisto. La funzionalità più utilizzata è il monitoraggio degli stati dell’ordine: dall’inserimento della richiesta all’approvazione, poi al ricevimento, con le informazioni sulla data di consegna e il documento di trasporto che accompagna il ricevimento.
«Il beneficio numero uno di Weproc per Seafrigo è la visibilità: ci offre una visibilità sul processo di acquisto che prima non avevamo, dalla richiesta di acquisto fino al pagamento della fattura.»
— Estratto della testimonianza di Seafrigo
Beneficio n. 2: un risparmio di tempo «enorme» sulle fatture
«Il guadagno più grande sarà il tempo. Questo è sicuro e certo.» Per la registrazione delle fatture, il funzionamento descritto è immediato: si trascina la fattura, questa viene letta automaticamente e restano da apportare solo poche modifiche se l’imputazione non è corretta dal punto di vista contabile. La fattura passa poi in contabilità.
Il tempo liberato viene esplicitamente reinvestito: «un risparmio di tempo enorme per dedicarsi ad altre attività che sono più interessanti».
Beneficio n. 3: nessuna richiesta di acquisto dimenticata
È forse il cambiamento più profondo. Da quando è stato introdotto Weproc non esistono più richieste di acquisto non evase: dal momento in cui una richiesta arriva nel software, viene obbligatoriamente gestita. In precedenza, con gli scambi via e-mail, una richiesta poteva «finire nel dimenticatoio».
Il risultato viene descritto come affidabilità del processo: un concetto che va oltre il semplice guadagno di produttività e tocca la qualità del servizio reso ai team operativi.
Beneficio n. 4: richieste complete al primo colpo
Weproc raccoglie tutte le informazioni di cui il responsabile ha bisogno per approvare la richiesta di acquisto, e di cui i buyer hanno bisogno per ordinare gli articoli giusti ai fornitori giusti. Per un’esigenza particolare è possibile allegare un link web, una foto o qualsiasi altro documento direttamente nella richiesta.
L’effetto pratico: non occorre più tornare più volte su una pratica perché mancano informazioni. Il responsabile riceve una notifica, apre la richiesta, ha a disposizione tutto il necessario per approvarla o meno, e il richiedente viene informato della decisione tramite Weproc.
Beneficio n. 5: acquisti più strategici
Al di là dell’operatività, Weproc ha fatto evolvere la gestione degli acquisti verso un governo più globale. Oggi il gruppo dispone di una visibilità completa sulla propria spesa, con una segmentazione precisa. Questa segmentazione consente di definire le priorità delle azioni di ottimizzazione della spesa a livello strategico, in funzione dei volumi di acquisto per ciascun segmento individuato.
È il tipico passaggio da una funzione acquisti in modalità esecutiva a una funzione acquisti in modalità decisionale: lo stesso movimento osservato presso altri clienti, come nel caso di successo di Apivia Courtage.
Beneficio n. 6: la collaborazione tra reparti
Weproc ha reso più semplici gli scambi con gli altri reparti. L’immagine chiara della catena, dalla richiesta di acquisto fino alla fatturazione, permette di rivolgersi alla persona giusta senza perdere tempo a cercare «chi, come e quando».
Anche lo storico completo viene citato come utilizzo quotidiano: ritrovare un ordine passato di cui non si ricorda più il riferimento diventa immediato.
E il supporto Weproc?
È un punto che poche testimonianze affrontano apertamente. In Seafrigo il contatto avviene via e-mail e la risposta arriva «abbastanza chiara, passo dopo passo». Il servizio di supporto viene descritto come «abbastanza reattivo: in un’ora abbiamo tutto quello che serve».
«Il servizio di supporto è abbastanza reattivo: in un’ora abbiamo tutto quello che serve.»
— Estratto della testimonianza di Seafrigo
Il giudizio finale di Seafrigo su Weproc
Interrogati sui consigli che darebbero ai colleghi contabili, i team di Seafrigo rispondono che Weproc è «moderno» e «risponde a molte esigenze attuali», al 100%.
La formula che forse riassume meglio questa esperienza sta in una frase: «Oggi non riesco assolutamente a immaginare di tornare indietro.»
Tre parole per riassumere Weproc, secondo Seafrigo
Visibilità
del processo
Controllo
della spesa
Razionalizzazione
delle attività
Che cosa dice questa esperienza di un progetto acquisti riuscito
Il caso Seafrigo mette in luce quattro costanti che si ritrovano nella maggior parte dei progetti di digitalizzazione degli acquisti andati a buon fine.
| Costante | Che cosa mostra il caso Seafrigo |
|---|---|
| L’adattabilità conta più della ricchezza funzionale | Un’organizzazione multisocietaria impone una configurazione su misura. È il primo criterio citato da Seafrigo. |
| La semplicità d’uso condiziona l’adozione | Uno strumento padroneggiato «molto rapidamente» non ha bisogno di essere imposto: viene utilizzato. |
| L’integrazione contabile chiude il cerchio | Senza il trasferimento quotidiano verso il software contabile, il risparmio di tempo sulle fatture non esiste. |
| La visibilità precede i risparmi | È la segmentazione della spesa a rendere possibile la definizione delle priorità delle azioni di ottimizzazione. |
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Questa video testimonianza di Seafrigo si aggiunge alle esperienze pubblicate da altri clienti Weproc, in settori e dimensioni organizzative diversi. Potete consultare tutte le recensioni dei clienti Weproc, oppure scoprire in dettaglio la copertura Procure-to-Pay della piattaforma, dalla richiesta di acquisto fino al pagamento del fornitore.
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