Weproc: Die komplette und intuitive Einkaufssoftware für den Mittelstand
Vereinheitlichen Sie Ihre mandantenfähigen Einkaufsprozesse: gesteuerte Freigabe-Workflows, Budgets pro Gesellschaft & Kostenstelle, kontrollierte Verträge & Kataloge, 3-Wege-Abgleich – integriert in Ihr ERP.
- Erweiterte Freigabe-Workflows (Schwellenwerte, Rollen, Tochtergesellschaften, CapEx/OpEx, SoD)
- Budgets: vorverpflichtet, verpflichtet, verbraucht – mandantenfähige Konsolidierung
- Lieferanten & Verträge: KYC/Nachweise, Rahmenpreise, Kataloge, Fristen
- Rechnungen: Dublettenprüfung, 3-Wege-Abgleich, Factur-X-Vorabprüfungen, Audit Trail
Warum eine Einkaufssoftware für den Mittelstand im Jahr 2025
In einem Umfeld mit mehreren Gesellschaften, Standorten und Währungen vervielfachen sich die Bestellanforderungen zwischen Abteilungen und Tochtergesellschaften; Budgets werden nach Gesellschaft, Kostenstelle und Projekt aufgeschlüsselt; die Freigabe-Workflows werden immer komplexer (CapEx/OpEx, Stellvertretungen, Abwesenheitsregeln) und Rahmenverträge existieren neben diversen Katalogen. Ohne zentrale Steuerung drohen Prozessumgehungen, Maverick Buying, nicht erfasste Verpflichtungen und Rechnungen ohne Bestellung, was zu einer langsamen Finanzkonsolidierung und mangelhafter Compliance führt.
Mit Weproc vereinheitlichen Sie die Einkaufsprozesse über alle Tochtergesellschaften und Abteilungen hinweg in einem einzigen, gesteuerten System: geführte Anforderungen, mehrstufige Workflows nach Schwellenwerten/Rollen/Tochtergesellschaften (SoD, Stellvertretungen), konsolidierte Budgets, die pro Kostenstelle aufgeschlüsselt sind, Verträge & Kataloge (Punch-Out), nachverfolgte Wareneingänge (Abweichungen, Nichtkonformitäten) und ein 3-Wege-Abgleich bis hin zur Rechnung. Alles ist mit Ihrem ERP/SSO verbunden, inklusive Audit Trail und Factur-X-Vorabprüfungen. So beschleunigen Sie Ihre Prozesse im großen Maßstab und stärken gleichzeitig die interne Kontrolle und Compliance.
Typische Pain Points (Mittelstand)
Heterogene Tools pro Tochtergesellschaft/BU, isolierte Daten (Datensilos)
Keine konsolidierte Übersicht nach Gesellschaft / Kostenstelle / Warengruppe
Nicht gesteuerte Workflows: Ausnahmen, Umgehungen, keine klare SoD
Contract Leakage und Maverick Buying (nicht vertragskonforme Preise)
CapEx/OpEx: Verpflichtungen außerhalb des Budgets, nicht nachverfolgte Vorverpflichtungen
Wareneingänge über mehrere Lager kaum nachverfolgt: nicht bearbeitete Abweichungen, lange Streitfälle
Rechnungen ohne Bestellung oder als Dublette, kein systematischer 3-Wege-Abgleich
Compliance: Fehlende KYC/Nachweise, schwierige Audits, Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Komplexe ERP/SSO-Integrationen, manuelle Dateneingabe und schwankende Datenqualität
Die wichtigsten Einkaufsprozesse für den Mittelstand!
Weproc ist eine E-Procurement-Software, die jeden Schritt des Procure-to-Pay-Prozesses digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zum Rechnungsabgleich automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben Ihres mittelständischen Unternehmens.
BESTELLANFORDERUNGEN & FREIGABEN
Mandantenfähige Steuerung, schnellere Entscheidungen
In einem mittelständischen Unternehmen kommen Anfragen von mehreren Tochtergesellschaften, Standorten und in verschiedenen Währungen. Weproc, als Einkaufssoftware für den Mittelstand, standardisiert die Bestellanforderung (Gesellschaft, Kostenstelle, Projekt, CapEx/OpEx) und leitet sie automatisch an die richtigen Freigeber weiter – basierend auf Schwellenwerten, Rollen, Tochtergesellschaft und Kategorie, inklusive Funktionstrennung (SoD), Stellvertretungen und Abwesenheitsregeln. Freigaben erfolgen mit 1 Klick (Web & Mobil), Erinnerungen/Eskalationen verhindern Engpässe und der Audit Trail stärkt die interne Kontrolle.
BESTELLUNGEN (PO) & VERTRÄGE/KATALOGE
Vertragstreue und kontrollierte Budgetbindung
Wandeln Sie Angebote und Auswahlen in einheitliche Bestellungen (PO) um, die auf Punch-Out-Katalogen und Rahmenverträgen basieren (ausgehandelte Preise, Obergrenzen, Gültigkeitsdaten, Währungen). Weproc kontrolliert das vorverpflichtete/verpflichtete Budget bereits bei der Anforderung, erzwingt die Nutzung von gelisteten Lieferanten und verfolgt Vertragsbedingungen nach. Ideal für Organisationen mit mehreren Standorten / Gesellschaften, in denen Vertragstreue und schnelle Ausführung entscheidend sind.
RECHNUNGSVERARBEITUNG & 3-WEGE-ABGLEICH
Korrekte Zahlungen, schnellere Abschlüsse, Factur-X-Konformität
Im großen Maßstab muss die Kreditorenbuchhaltung (AP) zuverlässig sein. Weproc automatisiert den 3-Wege-Abgleich (Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung), blockiert Abweichungen (Preise/Mengen, Dubletten) und löst Freigaben nur bei Ausnahmen aus. Mit Exportschnittstellen zu Ihrem ERP/Buchhaltungssystem, Factur-X-Vorabprüfungen, Prüfprotokoll und vollständiger Nachverfolgbarkeit bewältigen Sie hohe Volumina über mehrere Gesellschaften hinweg souverän.
Die Funktionen, die Weproc zum Partner des Mittelstands machen Mittelstand!
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
BUDGETS
Managen Sie Ihre Ausgaben bis auf den Cent
Erstellen Sie, verfolgen und überprüfen Sie Ihre Budgets mit wenigen Klicks; Weproc konsolidiert alle Ihre Einkaufsdaten für eine Echtzeit-Übersicht über Ihre Verpflichtungen. Teilen Sie mehrere Umschläge einer einzigen Bestellung zu, übertragen Sie Beträge zwischen Abteilungen oder Projekten und passen Sie sie im Laufe des Jahres an, um Ihren finanziellen Zielen gerecht zu werden. Interaktive Dashboards und automatische Benachrichtigungen warnen Überschreitungen, bevor sie auftreten, während ein integrierter Genehmigungsworkflow jede Ausgabe sichert. Das Budgets-Modul, das für ehrgeizige KMU konzipiert ist, bietet Ihrem Management-Controller ein zuverlässiges Cockpit, um Kosten zu kontrollieren und das Wachstum zu beschleunigen.
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
FAQ – Einkaufssoftware für den Mittelstand
Planen Sie die Digitalisierung Ihres Einkaufs? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen von mittelständischen Unternehmen, die ihren Procure‑to‑Pay-Prozess optimieren möchten.
Ja. Weproc verwaltet juristische Personen, Standorte und Währungen: Regeln pro Tochtergesellschaft, Kostenstellen, Projekte und Kategorien. Einkaufsrichtlinien werden pro Gesellschaft aufgeschlüsselt (Schwellenwerte, Rollen, Ausnahmen) und auf Gruppenebene konsolidiert, um eine übergreifende Sicht auf Ausgaben, Verpflichtungen und Compliance zu ermöglichen.
Wir beginnen oft mit einem Pilotprojekt (1–2 Tochtergesellschaften, einige Warengruppen): Konfiguration von Gesellschaften/Kostenstellen, Import von Lieferanten & Verträgen, Einrichtung der Freigabe-Workflows und anschließende Anbindung an das ERP/Buchhaltungssystem. Die Erweiterung erfolgt schrittweise (Standorte, Geschäftsbereiche, Länder) nach einem gesteuerten Rollout-Modell.
Ja. Beginnen Sie mit Bestellanforderungen & Freigaben + PO und fügen Sie dann Wareneingänge, den 3-Wege-Abgleich, Budgets, Punch-Out-Kataloge, SRM (KYC/Nachweise), Analytics und weitere Integrationen hinzu. Alles ist modular aufgebaut.
Sie definieren eine mehrstufige Matrix: Schwellenwerte, Rollen, Tochtergesellschaft, Kategorie, CapEx/OpEx. Weproc wendet die Funktionstrennung (SoD) an, verwaltet Stellvertretungen und Abwesenheitsregeln, sendet Erinnerungen/Eskalationen und führt einen zeitgestempelten Audit Trail. Freigaben erfolgen mit 1 Klick (Web & Mobil).
Ja. Budgets für vorverpflichtete / verpflichtete / verbrauchte / verbleibende Ausgaben pro Gesellschaft, Standort, Kostenstelle oder Projekt, inklusive Warnmeldungen. Eine konsolidierte Gruppenansicht und Exporte in BI-Tools ermöglichen die Steuerung (Abweichungen, Prognosen, Prozesstreue).
Weproc erzwingt die Nutzung von Rahmenverträgen und Katalogen (intern oder Punch-Out) mit ausgehandelten Preisen, Obergrenzen und Gültigkeitsdaten. Bestellungen werden vereinheitlicht und die Nutzung von gelisteten Lieferanten wird erzwungen. Das Ergebnis: hohe Vertragstreue, weniger nicht-konforme Einkäufe und zeitnahe Bestellungen.
Zentrales SRM: Lieferantenstammdaten, KYC/Nachweise (Gültigkeit, Ablaufwarnungen), Verträge & Anhänge, Leistung (Qualität, Termine, Streitfälle), Maßnahmenpläne. Optionales Portal zur Selbstaktualisierung durch Lieferanten und zur Angebotsabgabe.
Web- & Mobil-Oberfläche für Freigaben von unterwegs, mehrsprachig und mandantenfähig bei Währungen (Kurse, Rundungen, Steuern) auf Ebene der Tochtergesellschaft/des Landes. Dokumente (Bestellungen, Rechnungen) folgen der Sprache und Währung der jeweiligen Gesellschaft.
Teil-/Vollständiger Wareneingang mit Bezug zur Bestellung, Mengen-/Qualitätskontrollen, Verwaltung von Nichtkonformitäten (Lieferscheine, Fotos, Kommentare), Benachrichtigungen an Anforderer und Lieferanten. Abweichungen fließen in den 3-Wege-Abgleich und Ihre Lieferantenkennzahlen (OTD, Qualität, Streitfälle) ein.
Der 3-Wege-Abgleich vergleicht Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung, um Abweichungen (Preise/Mengen, Dubletten, außerhalb des Vertrags) automatisch zu blockieren. Konforme Fälle gehen direkt zur Zahlung, Ausnahmen durchlaufen einen Freigabeprozess. Vorteile: korrekte Zahlungen, beschleunigte Abschlüsse, weniger Streitfälle.
Weproc strukturiert den Einkaufsprozess im Vorfeld (Bestellung, Wareneingang, Freigaben) und bietet Vorabprüfungen für E-Rechnungen (Felder, Anhänge, Kohärenz). Die ERP-/Buchhaltungsintegration wird entsprechend Ihrem Geltungsbereich konzipiert; das E-Reporting wird durch konforme Exporte und erforderliche Felder vorbereitet.
Anbindungen an gängige ERP- und Buchhaltungssysteme (z.B. SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Cegid, NetSuite…), SSO (SAML/OIDC), Exporte für BI/Data Warehouse und REST-APIs für Ihre spezifischen Abläufe. Mappings (Kontenpläne, Journale, analytische Achsen) werden bei der Konzeption definiert.
Verschlüsselte Daten, granulare Rollen & Berechtigungen, ein lückenloser Audit Trail, SoD, Backups und bewährte Verfahren gemäß DSGVO. Nachverfolgbarkeit von Zugriffen, kontrollierte Aufbewahrung, mögliches Hosting in der EU und Überwachung von Integrationen (Webhooks, API).
Die Plattform unterstützt hohe Volumen (Anforderungen, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten) und große Teams pro Gesellschaft/Geschäftsbereich. Kennzahlen zur Durchlaufzeit, Prozesstreue und Verfügbarkeit werden überwacht; SLAs können je nach Bedarf festgelegt werden.
Die Preisgestaltung hängt vom Umfang (Module, Benutzer, Tochtergesellschaften, Integrationen) und vom Volumen ab. Das Ziel: ein klarer ROI (Zeitersparnis, vermiedene Fehler, Compliance). Am besten lässt sich Ihr Kontext in einer Demo bewerten.
Wir bieten Onboarding, rollenbasierte Schulungen (Einkäufer, Manager, Finanzabteilung), ein Rollout-Kit für Tochtergesellschaften, Hilfe beim Datenimport (Lieferanten, Verträge, Kataloge) und fortlaufenden Support. Ein Core Model für die Gruppe kann implementiert werden, um die Governance zu gewährleisten.